Mit einem Wiki nach dem Vorbild des Online-Lexikons Wikipedia können Betriebe wertvolles Einzelwissen für das Team zugänglich machen. Wie der Wissensaustausch funktioniert.
Wissen teilen statt bunkern
Als kürzlich eine Steuerung ausfiel, wusste Michael Ganter ein paar Sekunden später, was zu tun ist: „Unser Firmen-Wiki sagte mir dazu: Stecker ziehen, neu starten“, schmunzelt der Juniorchef der Ladenbau Ganter GmbH im Schwarzwaldstädtchen Schramberg. Nach wenigen Minuten lief die Anlage wieder normal.
Ein paar Wochen zuvor war das Softwareproblem schon einmal aufgetreten. „Damals hat einer unserer IT-Spezialisten noch Handbücher gewälzt und mit der Hotline telefoniert, um nach langer Suche festzustellen, dass letztlich nur die genannte radikale Prozedur hilft“, berichtet der 31-Jährige. Da der Softwarefehler noch nicht behoben sei, habe der Kollege die vorübergehende Lösung des Problems im Firmen-Wiki vermerkt, so Ganter: „Der Zweizeiler hat uns nun viel Zeit und Ärger erspart.“ Damit hat der neue elektronische Wissensspeicher seine Aufgabe voll erfüllt: das Spezial-Know-how eines Mitarbeiters schnell und unkompliziert für das gesamte Team im Ladenbau-Betrieb zur Verfügung zu stellen.
Wie Ganter haben inzwischen viele Unternehmen die Vorteile einer nach dem Vorbild des Internet-Lexikons Wikipedia (Details unten) eingerichteten Wissensplattform erkannt. Schließlich kämpfen die meisten Unternehmer und ihre Mitarbeiter in der Alltagshektik damit, dass für eigentlich bekannte Probleme immer wieder neue Lösungen gesucht werden müssen. Auch das Ausscheiden langjähriger Mitarbeiter reißt oft eine wahre Wissenslücke, die die verbliebenen Kollegen mit einer Wissensdatenbank im Rücken schneller und effizienter füllen können. Wie eine Untersuchung der finnischen Universität in Tampere zeigt (siehe Chart rechts), versprechen sich die Unternehmen vom firmeneigenen Wissensspeicher vor allem mehr Transparenz und aktuellere Informationen.
Nicht ohne Spezial-Software
Um ihren Wissensspeicher zu realisieren, setzten die Ladenbauer aus dem Schwarzwald zunächst nicht auf eine spezielle Software (siehe Tabelle Seite 38), sondern wollten den Wiki-Gedanken über ein Datei- und Ordnersystem auf dem Firmenserver lösen. Doch das funktionierte nicht, wie Ganter feststellte: „Die Suche nach den Informationen war viel zu aufwändig, die Ergebnisse unbefriedigend.“ „Das liegt nicht nur am Computer, sondern auch an unserer Natur“, ist Jan Westerbarkey überzeugt, der in seinem Unternehmen ähnliche Erfahrungen machte. „Wir Menschen denken nun einmal nicht in Ordnerstrukturen. Und wenn, dann nicht alle in denselben“, sagt der Mitgesellschafter der Westaflex GmbH, eines mittelständischen Herstellers von Lüftungs- und Klimatechnik.
Was Mitarbeiter A zum Beispiel in einem Projektordner ablege, suche B vielleicht in einem Themenordner. Weil sich Themen und Projekte im Laufe der Zeit obendrein noch verändern, „finden wir oft nicht einmal das wieder, was wir selbst einmal abgelegt haben“, konstatiert der Gütersloher. „Wir hangeln uns lieber von einem Gedanken zum nächsten.“ So sollte deshalb auch ein Wissensspeicher funktionieren. „Ein reines Ordnersystem kann das nicht. Ein Wiki dagegen schon!“
Jeder kann mitarbeiten
Das Vier-Buchstaben-Wort ist spätestens seit dem Erfolg von Wikipedia in aller Munde. Nicht nur wegen der Online-Enzyklopädie „gehören Wikis heute zu unserem Alltag“, bekräftigt Matthias Rauer von der Seibert Media in Wiesbaden. Das Unternehmen berät Firmen und Organisationen beim Aufbau eigener Wissensspeicher. Wikipedia erlaube seinen Nutzern nicht nur, Informationen schnell zu finden und durch Verlinkungen von einem Artikel zum anderen zu springen. Jeder könne - nach einer Registrierung - auch „eigene Beiträge verfassen, vorhandene ergänzen, überarbeiten oder kommentieren“, so Rauer. Wobei Autoren und Leser stets „am Original“ arbeiteten und Änderungen verfolgt und offen diskutiert werden könnten, was Missverständnissen und Missbrauch gleichermaßen vorbeuge.
Im Westaflex-Werk in Gütersloh kam die Anregung für ein eigenes Wiki „aus dem Vorschlagswesen“, erinnert sich Jan Westerbarkey. Bei der Realisierung der Idee setzten die Automobil- und Haustechnik-Zulieferer allerdings nicht auf die Wikipedia-Software „MediaWiki“, sondern entschieden sich für das ebenfalls frei im Internet verfügbare Programm „Plone“.
Automatische Wiedervorlage
„Im Gegensatz zu MediaWiki benötigt Plone keinen Datenbankserver und keine speziellen Eingabebefehle, sondern lässt sich ähnlich einfach bedienen wie ein Office-Programm“, weiß Programmierer Jörg Baach. Für etwa 30000 Euro entstand so in fünf Jahren ein neues Informationsmanagementsystem, das unter dem Namen Noscenda ( www.noscenda.de ) inzwischen auch zur Nachnutzung angeboten wird. Westaflex-Mitarbeiter können damit unter anderem Dokumente an ausgewählte Personen weiterleiten oder notwendige Bearbeitungsschritte definieren. Dank eines obligatorischen Ablaufdatums bringt sich außerdem jeder Wiki-Eintrag von Zeit zu Zeit bei seinem Autor wieder in Erinnerung. „Der kann die Information dann aktualisieren oder löschen“, erläutert Westerbarkey.
Ladenbauer Michael Ganter und sein Team entschieden sich nach gründlichen Tests verschiedener Wiki-Lösungen für die Kaufsoftware „Lexican“ eines Darmstädter Anbieters. „Uns kam es besonders auf eine schnelle Suchfunktion, intuitive Handhabung, effektives Zugangsmanagement und Service an“, begründet der Handwerksunternehmer die Entscheidung. Für etwa 1400 Euro (netto) können zunächst acht Mitarbeiter gleichzeitig auf das Wiki zugreifen.
Zum Einsatz kam das System bisher im Bereich der Geschäftsführung und der IT-Abteilung. Der Juniorchef ist nach der Pilotphase begeistert über die Funktionalität: „Vorhandene Dateien und Ordner lassen sich durch Ziehen und Ablegen leicht in neue Inhalte einbinden“, freut sich Ganter, „dafür müssen sie weder kopiert noch umformatiert werden.“
Datenbank mit Montagetipps
Im Laufe des Frühjahrs soll das Wiki für alle 55 Mitarbeiter des Unternehmens freigeschaltet werden. „Als wir es auf einer Betriebsversammlung vorgestellt haben, war die Neugier erfreulich groß“, berichtet der Ingenieur. An einem Terminal im Schulungs- und Sozialraum können sich künftig auch die Mitarbeiter einloggen, die ansonsten nicht am PC arbeiten. „Wir haben zunächst sechs bis acht Themengebiete vorgesehen, die jeweils von den Projektleitern und Arbeitsvorbereitern betreut werden“, gewährt Ganter Einblick in die Pläne. Im Themenbereich Montage soll zum Beispiel eine Know-how-Datenbank zum Thema Beschläge wachsen. Vom Bohrbild über CNC-Programme bis hin zu Montagetipps sollen Mitarbeiter hier bald alles finden, was sie für die Verarbeitung eines x-beliebigen Beschlages brauchen. „Die meisten dieser Informationen haben wir natürlich längst“, weiß Ganter, „wir müssen nur herausfinden, wo.“ ◇
kerstin.meier@handwerk-magazin.de
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Wie Sie Ihre Mitarbeiter für den Wissensaustausch begeistern, erklärt Experte Matthias Rauer unter handwerk-magazin.de/02_2013
Anleitung Einführung Firmen-Wiki
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