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WhatsApp Kolumne von Michael Elbs, 1. Folge Wieviel Potenzial steckt in WhatsApp für Handwerksbetriebe?

WhatsApp in Deutschland – Was ist WhatsApp, was sagt die Kristallkugel über WhatsApp und brauchen wir überhaupt WhatsApp im Handwerk? Mit diesen und ähnlichen Fragen beschäftigt sich unserer Kolumnist Michael Elbs.

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Die Entstehung von WhatsApp ist alles andere als gewöhnlich: 2009 entwickelten Jan Koum und sein bester Freund Brian Acton eine App, die eigentlich nur dazu dienen sollte, den Status seiner Kontakte abzurufen. Die Entwickler wollten Ihren Nutzern die Möglichkeit geben, sich vorher zu informieren, ob der andere denn gerade überhaupt erreichbar sei. Als die beiden Gründer dann merkten, dass sich die Nutzer über den „Status“ Botschaften hin und her schickten, sponnen sie diese Idee weiter und entwickelten einen Chat dazu: "WhatsApp". Die Bedeutung hinter dem Namen ist simpel: Es ist eine Anlehnung an das englische „What‘s up“ (übersetzt „Was ist los?“, „Was geht?“). Zuerst war es nur ein Wortspiel, aber heute heute ist es der Name des weltweit meist genutzten Messengers.

Wie es so oft ist, hatten die ganz großen Fische Interesse an dieser unglaublich erfolgreichen App. Da dauerte es nicht lange, bis 2014 die „Datenkrake“ Facebook den Messengerdienst WhatsApp kaufte. Die Gründer hatten allerdings eine Bedingung: „ Keine Spiele, keine Werbung und kein Schnickschnack“. Gesagt, getan  und der rund 22 Milliarden Dollar Deal wurde besiegelt.

Wird die Email bald durch WhatsApp abgelöst?

Im Handwerk setzen laut einer Umfrage der Deutschen Handwerks Zeitung bereits ca. 60% der Betriebe WhatsApp ein. Teils um mit mit Mitarbeitern, teils mit Kunden zu kommunizieren. Diese sind manchmal genervt von dem ganzen Kommunikationsirrsinn, den wir durch die vielen Kanäle erleben: Telefon, Fax, E-Mail, Mobilfunk, SMS und jetzt auch noch WhatsApp.

Um jetzt effizient zu bleiben und die Übersicht zu behalten, hilft nur Abschalten oder Beherrschen und Verstehen. Für das Abschalten schlage ich langfristig die E-Mail vor, denn objektiv betrachtet ist sie langsamer, schwieriger, „unmobiler“ und je nach Provider im Datenschutz gleich bedenklich wie die „Zuckerberg-Lösung“. Über einen Dienst “Mail2WhatsApp“ wird bereits nachgedacht, um ein Abschalten der „traditionellen“ E-Mail wirklich möglich zu machen.

Technisch betrachtet ist der wesentliche Unterschied, dass die Mail nach Datum sortiert ist und für größere Informationsmengen und Anlagen gedacht war. Ein Messenger hingegen strukturiert Dialoge nach Kontakten und sortiert die Kontakte nach neuen Nachrichten. Anlagen gibt es nicht. Bilder, Dateien oder Sprachaufzeichnungen werden in die Endlostapete eingefügt. Eine weitere Neuerung wird die Kennzeichnung von weitergeleiteten Nachrichten, mit den Namen des Verfassers und der Leser sein was den Rückstand zu weitergeleiteten Mails wett macht.

Ersetzt WhatsApp eine ganze Telefonanlage?

Durch die Erweiterung der Telefonfunktion, dient WhatsApp neben dem Textaustausch auch der Telefonie, als Anrufbeantworter und Datenübermittler. Die ganze Kommunikationsdokumentation, fast wie in einer Telefonanlage, in der jedes Gespräch und auch die fehlgeschlagenen Anrufe dokumentiert werden, kann über WhatsApp laufen. Aber nicht nur das, denn die anstehenden Erweiterungen machen durch Gruppengespräche eine WhatsApp Konferenztelefonie möglich.

Daher ist WhatsApp meiner Meinung nach bereits heute effizienter und in der Zukunft ein Kommunikationstool, das alle Kommunikationswerkzeuge in einer mobilen App bündelt, dokumentiert und so auch auf dem Desktop durch WhatsApp.Web Effizienz zaubert und Zeit einspart.

Weitere Möglichkeiten für WhatsApp

Das Handwerk ist massiven juristischen Fallen ausgesetzt. Gerade hier kann WhatsApp dazu beitragen, die Kommunikation und die Erfassung von Information, Bildern und Sprachaufzeichnungen, einfach und mit Zeitstempel, zu erleichtern. Anfahrten werden reduziert, weil technische Probleme schneller und ohne Medienbruch gelöst werden. Ohne WhatsApp wäre das heutige, oft agile Bauen nicht möglich. Im Büro oder beim Lieferanten wird WhatsApp am Desktop mit Maus und Tastatur verwendet und auf der Baustelle mit dem Smartphone, das ohnehin zum festen Bestandteil in der Arbeitskleidung geworden, um für Kunden, Kollegen und Lieferanten erreichbar zu sein.

Neben der Erreichbarkeit zählt es aber auch, Probleme schnell anzusprechen, einzugrenzen oder durch die Schwarmintelligenz in der Gruppe oder in einem Broadcast zu lösen. Broadcasting ist immer dann einzusetzen, wenn die Gruppe nur informiert werden soll und eine Rückmeldung nicht alle erhalten sollen.

Für den Nachweis unter der Bagatellgrenze von 10 Kubikmetern Müll je Baustelle, zu sein bietet sich ebenfalls der Messenger an. Viele Fotos von korrekt entsorgtem Müll verhindern so Strafen. Vermutlich werden wir bei Ausnahmegenehmigungen zum Dieselfahrverbot ebenfalls die Fahrt und deren Zweck dokumentieren müssen und daher kann der Messenger auch da helfen.

WhatsApp im eigenen Betrieb sinnvoll nutzen

In diesem Zusammenhang lässt sich WhatsApp auch gut im eigenen Betrieb nutzen. Mitarbeiter können mit dem Messenger-Dienst helfen, dem Sicherheitsbeauftragten die Gefahren aufzuzeigen, die im Betrieb sind. Die Beseitigung könnte beispielsweise ebenfalls über WhatsApp delegiert werden. Und nicht nur das: Sollte die Belegschaft direkt informiert werden, könnte dies gleich mit Hilfe der Broadcast-Funktion durchgeführt werden.

Auch für den E-Check kann WhatsApp eingesetzt werden, in dem von neuen Maschinen das Bild des Typenschildes schnell in das zuständige Büro geschickt wird. Vermutlich dürfen auch Kundenrechnungen laut GoBD per Messenger versendet werden, denn ein Chat ist wie die Mail nur ein Transportmittel für die PDF-Datei. Aber Vorsicht, hier muss eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein und ggf. mit Steuerberater oder Buchhalter eine Archivierung der digitalen Dokumente implementiert werden. Auch im Chat darf dann nichts geschrieben werden, was den Rechnungsinhalt verändert.

Und es gibt noch eine weitere Möglichkeit WhatsApp im eigenen Betrieb einzusetzen: Fachkräfte finden. Wie das funktionieren kann? Gerade die Fachkräfte von morgen sind täglich mehr als 45 Minuten in WhatsApp online. Warum also nicht eine Kampagne schalten, um Bewerbungen für Praktika, Lehrstellen oder für einen Arbeitsplatz per WhatsApp zu erhalten? Die Hemmschwelle per WhatsApp Kontakt aufzunehmen ist geringer und sicherlich werden einige Betriebe überrascht sein, wie kreativ eine WhatsApp Bewerbung ausfallen kann.

Angebote in Zukunft per WhatsApp verschicken?

Da sich ca. 75 % der Kunden die Kommunikation mit Firmen per Messenger wünschen, macht es auch Sinn, ein Angebot, eine Offerte oder gar ein Exposee per WhatsApp zu versenden. Gerade Fotos und Videos werden in WhatsApp sehr gut dargestellt. WhatsApp wird normalerweise senkrecht auf dem Smartphone verwendet. Schauen wir aber einen Film oder blättern wir durch Bilder, wechseln wir auf das Querformat. Unsere Augen sind waagrecht nebeneinander platziert und daher fällt es dem Menschen leichter Filme und Bilder waagrecht aufzunehmen.

Gerade in manchen Handwerksbranchen wird gern mit Bildern gearbeitet: Planungen, Entwürfe bis hin zur fotorealistischen CAD Zeichnungen oder 3D Animationen. Durch einen Wechsel des Angebotsformats aus dem ERP Programm in das Querformat und auf einen JPG-Drucker, kann auf einfachem Weg ein Angebot erstellt werden, welches in WhatsApp durch die neue Fotofunktion wie eine Präsentation wirkt.

Bestücken wir dieses Angebot jetzt noch mit Entwürfen, Produktbildern oder Stimmungsbildern entsteht mit hoher Wahrscheinlichkeit ein Wettbewerbsvorteil. Denn wenn der Kunde z.B. eine Mail von Mitbewerbern mit teilweise verschiedenen unhandlichen Anlageformaten erhält, von Ihnen aber ein Exposee welches Emotionen auslöst und sich einfach teilen lässt , ist eine Antwort, eine weitere Frage oder eine Zustimmung viel wahrscheinlicher als in einer Mail. Unter Umständen könnte diese eventuell sogar im Spam landen. Da WhatsApp, vermutlich noch in diesem Jahr, das Bezahlen erlaubt kann dann bald auch gleich nach einer Anzahlung gefragt werden. Eine Möglichkei, um die oft notwendige Liquidität der Betriebe im Handwerk zu verbessern.

Lust auf mehr bekommen?

In meiner nächsten Kolumne lesen Sie alles Wichtige, was Sie im Zusammenhang mit WhatsApp und der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wissen sollten. Ob nun Fluch oder Segen - für Sie als Unternehmer ist entscheidend, dass bei Nichtbeachten hohe Strafzahlungen möglich sind. Damit das aber erst gar nicht eintritt, empfehle ich Ihnen meinen zweite WhatsApp-Kolumne.

"hm Praxis"-Seminar: WhatsApp erfolgreich im Betrieb nutzen

Wer von meinen Tipps nicht nur lesen möchte, sondern sie auch in der Praxis ausprobieren will, dem kann ich das "hm-Praxis"-Seminar "WhatsApp erfolgreich im Betrieb nutzen" mit anschließendem Workshop ans Herz legen. folgenden Termine sind geplant:

Ihr Michael Elbs
Unternehmensberater der Digitalisierung (bafa & go-digital) und WhatsApp-Experte des handwerk magazin

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