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Kolumne Mitarbeiterführung von Barbara Seidl, 5. Folge „Wie schaffen wir es, unsere Besprechungen effizienter zu gestalten?“

Alle reden viel, es gibt tolle Vorschläge, doch am Ende wird kaum etwas umgesetzt. Kein Wunder, dass Besprechungen im Management-Jargon gerne auch „Quasselbuden“ genannt werden. Barbara Seidl, Wirtschaftsmediatorin und Expertin für Personalführung in München, erklärt, wie Sie strukturiert und ergebnisorientiert diskutieren.

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Die Frage des Monats

 „Bei der monatlichen Teambesprechung haben wir in unserem Handwerksbetrieb zwar eine Tagesordnung, die ich zu Beginn kurz vorstelle. Aber wir schaffen es nie, alle Punkte und Themen zu besprechen. Ich finde es gut, dass sich die Mitarbeiter lebhaft beteiligen, doch alle reden durcheinander. Viele Mitarbeiter schweifen ab, bringen neue Themen ein und wir kommen häufig nicht zu einem Ergebnis. Was kann ich tun, dass unsere Besprechung effizienter wird?“

Die Einschätzung von Barbara Seidl

Regelmäßige Teambesprechungen sind grundsätzlich eine gute Sache. Jedoch sollten diese für alle Teilnehmer einen Nutzen bringen und der Zeit- und Energieaufwand – selbstverständlich auch der Kostenaufwand – sollten angemessen sein, das heißt im richtigen Verhältnis zur Bedeutung und Zielerreichung stehen. Besprechungen, die nur abgehalten werden, weil es immer so war oder die ein nettes Ritual für ein gemütliches Beisammensein sind, erfüllen diesen Zweck nicht.  

Im oben geschilderten Fall geht es meiner Einschätzung nach um drei Punkte, die Sie überprüfen sollten.

Checkpunkt 1: Werden die richtigen Teilnehmer eingeladen?

Wenn der Teilnehmerkreis zu groß ist oder nicht die richtigen Leute in der Besprechung sitzen, dann kann es gut sein, dass die Zeit nicht reicht. Denn alle Mitarbeiter möchten sich beteiligen und ihre Meinung kundtun. Sind es dann Mitarbeiter, die zur Materie wenig beitragen können, wird eine Besprechung schnell ineffizient. Große und/oder kontroverse Themenkomplexe brauchen erfahrungsgemäß mehr Zeit. Setzen Sie in diesen Fällen für ein Thema eine separate Besprechung an.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Treffen nicht zur langweiligen Routine werden. Mitbewerber- oder Messebesuche (mit anschließendem Austausch), eine Filmvorführung, der Vortrag eines externen Experten oder auch Erfahrungsberichte von Mitarbeitern sind sinnvolle Alternativen. Probieren Sie es aus!

Checkpunkt 2: Können die Teilnehmer eigene Themen einbringen?

Damit sich die Teilnehmer vorbereiten können ist es nach meiner Erfahrung hilfreich, die Tagesordnung und notwendiges Infomaterial mit der Einladung zu verschicken.  Im geschilderten Beispiel werden in der Besprechung noch neue Themen eingebracht. Das kann den Grund haben, dass manchmal die Besprechungen eher Monologe des Inhabers sind. Wenn Sie wirklich mit den Mitarbeitern in einen Dialog treten wollen ist es sinnvoll, deren Themenwünsche vorher abzufragen. Werden in der Besprechung neue Themen vorgeschlagen, kommen diese konsequent auf die nächste Tagesordnung. Überprüfen Sie auch kritisch die Rahmenbedingungen: Ist der Raum geeignet, gibt es Störungen von außen, ist das Zeitfenster günstig?  Denn nach einem langen Arbeitstag sind Mitarbeiter müde und nicht mehr so konzentriert.

Checkpunkt 3: Sind die Besprechungsregeln allen bekannt und werden diese auch umgesetzt?

Das Einhalten und Durchsetzen der Regeln und des Zeitplans ist Aufgabe der Gesprächsleitung. Je besser diese vorbereitet ist und das Team durch die Tagesordnung führt, desto effizienter wird das Treffen. Manchmal möchten Mitarbeiter alles ausdiskutieren, immer wieder auf schon Geklärtes zurückgreifen, weiter ausholen oder ablenken. Das mag meiner Meinung nach gut gemeint sein, doch jede Teambesprechung braucht eine Struktur:   Was dient dem Ziel, was gehört hierher und was nicht?

Praxistipp: Sie tun sich schwer mit dem Durchgreifen? Je genauer Sie das Ziel der Besprechung und die Tagesordnung (mit Unterpunkten und Zeitvorgaben) strukturieren, desto leichter können Sie bei Abschweifungen wieder auf den Punkt bzw. zum eigentlichen Thema kommen.

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  • Besprechungen effizient organisieren (PDF, 121 kB)

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