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WhatsApp-Kolumne von Michael Elbs, 6. Folge Funktionen und Möglichkeiten: Wie geht es weiter mit WhatsApp Business

In den Bereichen Datenschutz und Privacy Shield von WhatsApp ist es momentan ruhig. Allerdings gibt es einige Veränderungen und Erneuerungen beim Nutzen von WhatsApp sowie WhatsApp Business. Wie genau das aussieht, erfahren Sie in der Kolumne von Experte Michael Elbs.

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WhatsApp sowie WhatsApp Business bietet viele Möglichkeiten, die den Alltag erleichtern. Aber was genau hat sich in der letzten Zeit in WhatsApp verbessert oder gar verändert?

Veränderungen und Erneuerungen für den alltäglichen WhatsApp-Gebrauch

Haben Sie schon mal über WhatsApp telefoniert? Diese Möglichkeit ist nicht nur ziemlich genial, sondern zusätzlich auch noch praktisch. Eingehende Anrufe oder Anrufversuche werden mit dokumentiert. WhatsApp bietet die flexible Möglichkeit während eines Telefonats das Gespräch auf Videotelefonie umzuschalten. Sollte eine weitere Person zur Abstimmung benötigt werden, kann diese einfach durch das Antippen des Pluszeichens oben rechts in der Ecke, hinzugezogen werden. So beschränkt sich ein normales Telefonat nicht mehr nur auf zwei Personen, sondern kann direkt erweiter werden.

Wofür das nützlich sein kann? Besteht beispielsweise auf einer Baustelle ein Problem, so kann durch das Drehen der Kamera, konstruktive Lösungen mit Kunde und Architekt schneller, einfacher und ohne Missverständnisse geklärt werden. Diese Art von Telefonie funktioniert in WhatsApp und in WhatsApp Business. Es gehen auch Gerüchte herum, dass das Telefonsymbol auf Screenshots in Gruppen gesehen wurde. Das bedeutet, dass es in naher Zukunft die Option geben könnte, eine gesamte WhatsApp-Gruppe auf ein mal anrufen zu können. Damit wird vermutlich auch die Anzahl der Gesprächsteilnehmer von drei bei Video und vier bei Audio aufgehoben werden. In Kombination mit der Sprachnachricht ersetzt das nahezu komplett eine Telefonanlage, es würde nur noch die Möglichkeit Gespräche Weiterleiten zu können sowie die Rufumleitung fehlen.

Sicherungen und Backups bei WhatsApp


Seit Ende August gibt es Warnungen, dass Nutzer ihre Daten in WhatsApp verlieren. Keine Angst, es geht um die Backups, welche man nun in der Cloud von Googel gratis und automatisiert abspeichern kann.
Das gratis Datenvolumen von 15 GB, welches die G-Drive von Haus aus bereitstellt, wird durch die Backups nicht erhöht. Danke Google, für die geschenkten GBs, denn es handelt sich hierbei eher um ein Marketingeffekt, denn der hauptsächliche Cloudgegener ist mittlerweile Amazon. Amazon macht mit seinen Businessdiensten bereits mehr Umsatz als mit dem Shop, daher geht es um Marktanteile. Auch Backup in G-Drive geht in beiden WhatsApp Versionen gleich, unter Einstellungen/Chats/Chat-Backup.

Mein Tipp: Bei gewerblicher Nutzung das Backup bei Google eher nicht verwenden, da die G-Drive eine gratis Cloud für Privatpersonen ist (DSGVO).

Sicherung des eigenen WhatsApp-Accounts

Eine weitere Erneuerung ist die Verifizierung in zwei Schritten. Dies ist eine Verbesserung, um den Account nicht ausschließlich an die Telefonnummer zu koppeln. Damit kann Missbrauch verhindert werden. Es wird ein sechsstelliger Pin angefordert und zusätzlich eine Mailadresse hinterlegt, um den Nutzer zu identifizieren.

Weiterleitung in WhatsApp - Nutzen für das Handwerk

Seit neuestem bekommt man in WhatsApp häufig über Bildern oder Nachrichten ein "weitergeleitet" zu lesen. Was steckt dahinter?
Weitergeleitete Posts werden nun gekennzeichnet. Das erleichtert vieles. Denn damit kann der Mitarbeiter auf der Baustelle sehen, dass das Bild vom Chef weitergeleitet wurde und kann dadurch gleich erkennen, dass es vermutlich vom Architekten oder vom Kunden kommt und nicht vom Chef aufgenommen wurde.

Austricksen kann man diese Funktion durch das manuelle Kopieren. Mit dieser Möglichkeit soll der virale Spam, also Kettenbriefe und Fake News und ähnliches, eingedämmt werden. Schon gewusst? Spam kann in WhatsApp auch gemeldet werden und Kontakte können blockiert und stumm geschaltet werden. Gerade in großen Gruppen macht es Sinn zu erkennen, was weitergeleitet worden ist. Es ist momentan nicht zu sehen, von wem die ursprüngliche Nachricht gekommen ist, noch nicht. Verdächtige Linkerkennung verfolgt das ähnliche Ziel. Links, beziehungsweise Webadressen die oft in Kettenbriefen enthalten sind, werden bald in WhatsApp erkannt und mit einem roten Balken mit dem Text "Verdächtiger Link" gekennzeichnet. In WhatsApp Business und in WhatsApp wird also intensiv an einer Spamabwehr, Fake News Bekämpfung, Diskriminierung durch virale Postings und vieles mehr gearbeitet. Es ist keine leichte Aufgabe, schließlich darf der Datenschutz nicht verletzt werden.

Falsche Nachrichten in WhatsApp löschen

So schnell schaut man gar nicht und schon ist die Nachricht abgeschickt. Als es bereits zu spät ist, bemerkt man, dass die Nachricht an die falsche Nummer ging. Und nun? Diese Nachrichten können jetzt gelöscht werden. Beim anderen erscheint dann nur noch eine Anzeige, dass die Nachricht gelöscht wurde. Diese Funktion ist mehr als hilfreich. Denn gerade im Alltagsstress mit der Webversion, passiert es schnell, dass man sich vertippt und einen Kontakt verwechselt oder eine verwurstelte Formulierung hat, Schreibfehler enthalten sind oder vieles mehr. Im Mailprogramm wünsche ich mir oft diese Funktion.

Durch die blauen Hacken, welche den Zustand „gelesen“ der Nachricht bedeuten, kann vom Verfasser erkannt werden, ob die Information bereits gelesen wurde. Es kann also eine etwas verletzende Formulierung zurückgenommen werden. In Gruppen, welche zur Dokumentation der Arbeit eingesetzt werden ist das jedoch nicht erwünscht. Aber dafür wird es Lösungen geben oder Apps die sich an das Design von WhatsApp anpassen und daher die Baustelle besser als in WhatsApp dokumentieren. Welche Apps das beispielsweise sind? Memomeister, Craftnote. oder auch obob.

Veränderungen in der Business WhatsApp Version


In der Business Variante wurde die aufgeführten Neuerungen ebenfalls mit nachgezogen. Alles bis auf die Account/Account-Info anfordern/Bericht anfordern ist in beiden WhatsApp-Versionen enthalten. Diese Funktion habe ich in einem Teil meiner Kolumne bereits angesprochen und wird im Workshop behandelt. Am Rande bemerkt: Es soll Werbung kommen im Status. Darüber wird schon lange gesprochen, aber ich persönlich glaube langsam nicht mehr daran. Eventuell erkennt Facebook endlich, dass auch durch Kommunikation Gewinn erzielt werden kann. Facebook muss sich neu erfinden, das ist die einzige Chance, um nach dem schnellen Wachstum der letzten Jahre, nicht genauso schnell wieder abzustürzen. Ich glaube, die beiden cleveren Einkäufe von Instagram und WhatsApp bieten genau diese Möglichkeit.


Die Business App von WhatsApp hat sich seit ihrem Start im Januar 2018 kaum verändert. Die Labels sind farbig geworden und somit erkennt man besser, wenn mehrere Labels auf einem Kontakt oder auf einer Nachricht kleben. Bei den Schnellantworten gibt es die Möglichkeit, Bilder direkt mit anzulegen. Ich nutze diese Option, um das Angebot meiner Dienstleistungen bereitzuhalten und schnell auszuspielen. Interessiert? Gerne kann es unter www.e4buero.de [https://www.e4buero.de/whatsappmichaelelbs] getestet werden. Ich setze mittlerweile Schnellbausteine und einen Bot in Kombination ein.
In der Webversion von WhatsApp Business sind die Schnellantworten jetzt auch möglich, momentan allerdings nur die Texte, Bildbausteine lassen sich noch nicht am PC abrufen.

Wie funktionieren Schnellantworten bei WhatsApp Business?

Schnelltexte WhatsApp

Schnelltexte WhatsApp

Eingeben muss man die Schnelltexte noch am Telefon, da bewährt sich die DEX Station, welche aus meinem S8 Galaxy, einen PC macht und sich so mit Maus und Tastatur effizient bedienen lässt. Auch die Labels lassen sich momentan nur auf dem Handy anlegen. Aber seit einigen Tagen kann man in der Web Version die Labels als Sortierungsmöglichkeit aufrufen. Es geht in kleinen Schritten voran. Mit der richtigen Technik und den richtigen Ideen lassen sich komplette Prozesse abbilden wie Metzgermeister Dirk Ludwig mir weiter berichtet hat. Er war unter anderem ein Teilnehmer in einem der handwerk magazin WhatsApp-Seminare.

Der Kurs hat ihn dazu bewegt zehn Handys zu kaufen, WhatsApp zu installieren und los zulegen. Dank des Workshops und den Vorkenntnissen der Mitarbeiter über WhatsApp, werden heute Bedarfsmitteilungen, Wareneingang und bald auch die Dokumentationen zur Erfüllung der Auflagen vom Gewerbeaufsichtsamt über den Messenger abgewickelt. Da die Handys ausschließlich Firmenhandys sind, keine privaten Kontakte haben und die gesendeten Informationen auch nichts mit personenbezogenen Daten zu tun haben ist es eine nahezu DSGVO konforme Lösung. Ein tolles Erfolgserlebnis aus den eigenen Reihen!

Tools welche WhatsApp DSGVO konform(er) machen


WhatsBox

Um es noch sicherer zu gestalten, kann WhatsApp auch in einer Containerlösung verwaltet werden. Dadurch ist das Risiko ausgeschlossen, das ein Mitarbeiter versehentlich einen Kontakt anlegt, welcher WhatsApp nicht nutzt. In der Containerlösung werden alle Apps und alle Einstellungen vom PC aus gesteuert. Konfigurationen können kopiert werden und somit reduziert sich der Wartungsaufwand erheblich und die Handys werden zu fern gewarteten Rundumsorgloswerkzeugen.

Ein neues Produkt ist die WhatsBox, damit wird eine Sandbox, ein isolierter Bereich auf dem Handy geschaffen, in welches WhatsApp installiert wird. Nun die Nummer eingeben und dann können einzelne Kontakte für die Nutzung von WhatsApp freigegeben werden. Die App liefert somit neben der isolierten Umgebung, der automatisierten WhasApp Installation auch noch eine Erweiterung der Kontaktliste an, um dadurch mit ausgewählten Kontakte in der Whatsbox mit WhatsApp zu kommunizieren. WhatsBox gibt es für Android und es lässt sich sowohl bei WtsApp und WhatsApp Business installieren. WhatsApp Business selbst ist noch nicht von Haus aus DSGVO konform, die neue WhatsApp API, zunächst für große Firmen und Konzerne, soll es werden. Handwerkszulieferer können also beginnen Konzepte der Kommunikation im Messenger zu entwickeln. Denn wer weiß, vielleicht kann bald auf der Baustelle über den Messenger beraten und bestellt werden.

Experten-Fazit zu WhatsApp und WhatsApp Business im Handwerk


Es bewegt sich was bei WhatsApp und um WhatsApp herum. Die Veränderungen sind klein und vorsichtig. Das hat damit zu tun, dass neue Funktionen immer die Gefahr bergen, die Bedienung zu erschweren. WhatsApp ist mittlerweile mehr als eine App. Bedienen und chatten kann jeder ohne Schulung, aber der zielführende effiziente Einsatz, um durch Vorlagen und Kombination von Tools einheitlich, dokumentiert und modern zu kommunizieren, ist eine Digitalisierungsstrategie. Im Tagesworkshop entwickeln wir Ideen und zeigen wie die umgesetzt werden..

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