Viele Handwerksunternehmer vernachlässigen ihr Zahlenwerk. Dabei bietet eine detaillierte Planung die Basis für eine erfolgreiche Führung. Wie clevere Firmenchefs dabei vorgehen.
Die Firma fest im Griff
Um den Jahreswechsel nimmt sich Ilse Bolzhauser ganz bewusst eine Auszeit. „Wir ziehen uns im Team aus dem Tagesgeschäft zurück, um eine detaillierte Planung für 2014 aufzustellen“, erklärt die Geschäftsführerin der ELBO Gebäudetechnik GmbH & Co. KG in Bietigheim-Bissingen. Im Einzelnen avisiert sie gemeinsam mit ihrem Sohn, ebenfalls Geschäftsführer des Betriebes, sowie einem erfahrenen Mitarbeiter die Umsatzziele der Firma.
„Dabei stützen wir uns wesentlich auf unsere Erfahrungswerte aus den Vorjahren und analysieren die aktuelle Entwicklung“, so Bolzhauser. Zum Beispiel checkt sie ab, mit welchen Stammkunden sie bisher wie viel Umsatz erzielt hat und in welchen Monaten der Betrieb wie viel Prozent des Jahresergebnisses erzielt. „Auf Grundlage der Vergangenheitswerte prognostizieren wir von Januar bis Dezember den Umsatz“, so Bolzhauser. Parallel dazu erstellt das Trio auf den Monat bezogen eine Liquiditätsvorschau sowie eine entsprechende Personaleinsatzplanung. Bei Letzterer berücksichtigt das Team auch, wenn Mitarbeiter zum Beispiel aufgrund einer Fortbildung, wie etwa Teilnahme am Meisterkurs, ausfallen.
Enorme Defizite
So professionell und akribisch gehen nur wenige Handwerkschefs bei der Steuerung ihres Unternehmens vor. „Die Defizite sind in vielen Betrieben enorm“, beklagt Franz Falk, Geschäftsführer der Handwerkskammer Stuttgart. Zahlreiche Firmenchefs konzentrieren sich allein auf das Tagesgeschäft und vernachlässigen ihr Controlling für den Betrieb. Ein Kardinalfehler: Denn zum einen bietet eine detaillierte Unternehmensplanung die Chance, Schwachstellen und Fehlentwicklungen unterjährig und damit frühzeitig zu erkennen. „Sie ermöglicht es, rechtzeitig gegenzusteuern und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen“, sagt Falk. Zum anderen bewerten es die Banken und Sparkassen beim Rating positiv, wenn Geschäftsinhaber eine umfassende Analyse ihrer bisherigen Ergebnisse mit Zielvorgaben für die kommenden Monate vorlegen können.
Zeit für die Planung nehmen
Unterm Strich also Anlass genug für Handwerksunternehmer, sich jetzt zumindest mehrere Stunden Zeit für eine gute Planung des kommenden Jahres zu nehmen. Das gilt auch, wenn Chefs ihre Geschäftserwartungen positiv bewerten (siehe Grafik, Seite 54).
Ilse Bolzhauser arbeitet dabei mit einer Exceltabelle: „Zwar muss ich händisch meine Daten eingeben, aber mit der Übersicht kann ich optimal arbeiten.“ Sie führt eine Liste aller Kreditoren und Debitoren mit Zahlungsterminen. Auch weiß sie anhand der Planung auf den Tag genau, wann die nächste Einkommen- oder Umsatzsteuervorauszahlung fällig wird sowie wann welche Versicherungen zu bezahlen sind. „Damit behalte ich stets den Überblick, wie viel Liquidität in den nächsten Wochen zu- und abfließt“, so Bolzhauser. Eine solche Vorgehensweise kann nur mit einer ausgefeilten Liquiditätsübersicht funktionieren (siehe „Wichtige Kennzahlen“, links). „Diese sollte regelmäßig kontrolliert und während des Jahres fortgeschrieben werden“, rät Falk. Im Optimalfall erfasst die Aufstellung einen Zeitraum von sechs Monaten. „Bei den meisten Betrieben hält sich der Arbeitsaufwand für den Unternehmer mit rund zwei bis drei Stunden im Monat in Grenzen“, so Falk (siehe Kasten „Tipps“, oben).
Unternehmerin Bolzhauser gleicht ihre Planzahlen jedes Quartal ab. „So sind wir immer auf dem aktuellen Stand“, erklärt die Vorsitzende der Unternehmerfrauen im Handwerk der Region Ludwigsburg.