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Unfallversicherung: Neues Verfahren zum Lohnnachweis

Von Entlastung keine Spur: Weil das maschinelle Verfahren nicht die gleiche Datenqualität liefern konnte wie der Lohnnachweis auf Papier, müssen sich Betriebe ab 2017 wieder auf ein neues Procedere einstellen. Das Versprechen damals wie heute: weniger Aufwand und weniger Bürokratie.

Topic channels: TS Arbeitsschutz und Gesundheit und TS Betriebsversicherung

Seit 2009 müssen Arbeitgeber bei ihrer Jahresmeldung im Rahmen der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) auch beschäftigungsbezogene Angaben zur gesetzlichen Unfallversicherung machen – zusätzlich zum Papierlohnnachweis an die Berufsgenossenschaft. Geplant war, dass dieses maschinelle Verfahren nach einer Übergangsfrist die Papiermeldung ablöst und die Unternehmen damit entlastet. Dieses Vorhaben gilt nun als gescheitert: Trotz zahlreicher Anpassungen in den vergangenen Jahren ist es nicht gelungen, die Qualität im maschinellen Verfahren sicher zu stellen.

Elektronischer Nachweis ab 2017

Unternehmen müssen sich aus diesem Grund auf eine weitere Neuerung einstellen: Ab 2017 führt die gesetzliche Unfallversicherung ein neues elektronisches Lohnnachweisverfahren ein. Es kann aus einem zugelassenen Gehaltsabrechnungsprogramm oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe heraus erfolgen und muss spätestens zum 16. Februar eines Folgejahres abgegeben werden. Das heißt: Die elektronische Variante wird zum ersten Mal für das Kalenderjahr 2016 fällig. Arbeitgeber müssen zum 16.2.2017 dann folgende Inhalte elektronisch an ihre Berufsgenossenschaft übermitteln:

  • die Mitgliedsnummer des Unternehmers
  • die Betriebsnummer der Stelle, welche die Abrechnung durchführt und eine Liste der dazugehörigen Beschäftigungsbetriebe
  • die Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers
  • das beitragspflichtige Arbeitsentgelt im Sinne der Unfallversicherung
  • die geleisteten Arbeitsstunden
  • die Anzahl der zu meldenden Versicherten in Bezug auf die anzuwendenden Gefahrentarifstellen

Testphase bis 2019 geplant

Auch dieses Verfahren soll den Papierlohnnachweis zunächst nicht vollständig ersetzen: Dieser bleibt parallel für mindestens zwei Jahre bestehen und muss ebenfalls von den Unternehmen ausgefüllt werden. Auf diese Weise will die gesetzliche Unfallversicherung sicherstellen, dass das alte Verfahren fehlerfrei abgelöst werden kann. Ab 2019 sollen die Lohnnachweise dann nur noch elektronisch übermittelt werden.

DBUV entfällt zum 31.12.2015

Grundlage des neuen elektronischen Lohnnachweisverfahrens wird nicht der so genannte Datenbaustein Unfallversicherung (DBUV) sein, den die Arbeitgeber mit ihren Entgeltmeldungen nach DEÜV an die Einzugsstellen melden. Dieses seinerzeit für die Prüfdienste der Rentenversicherung konzipierte Verfahren hat sich nicht als fehlerfreie Alternative erwiesen. So sind beispielsweise die Entgelte von Renten- und Unfallversicherung in vielen Fällen nicht deckungsgleich, etwa bei Sonn- und Feiertagszuschlägen. Zudem gibt es Fälle, in denen das Entgelt nur der Beitragspflicht zur Unfallversicherung unterliegt. Auch musste vielfach bei unterjährigen Unterbrechungsmeldungen ein anteiliges Entgeld für die Unfallversicherung fingiert werden. Dabei genügt es für die Belange der Unfallversicherung einmal pro Kalenderjahr das Jahresentgelt zu melden. Als Bestandteil einer jeden DEÜV-Entgeltmeldung entfällt der DBUV daher zum 31.12.2015.

Neu ab 2016: Besondere Jahresmeldung zur Unfallversicherung

Damit der Prüfdienst der Rentenversicherung weiterhin Daten erhält, müssen die Unternehmen ab 1.1.2016 jeweils zum 16. Februar des Folgejahres im DEÜV-Verfahren zusätzlich eine „besondere Jahresmeldung zur Unfallversicherung“ (UV-Jahresmeldung) machen. Die darin enthaltenen Angaben sind ausschließlich für den Prüfdienst der Rentenversicherung bestimmt.

Stammdatendienst der DGUV

Da oftmals fehlerhafte Stammdaten beim Arbeitgeber die Ursache für fehlerhafte maschinelle Lohnnachweise waren, soll zum 1.1.2017 ein Stammdatendienst bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) eingerichtet werden. Dieser will sicherstellen, dass nur Meldungen mit korrekten Mitgliedsnummern und Gefahrtarifstellen übermittelt werden.

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