Wer die tatsächlichen Fahrten mit einem Fahrtenbuch belegen will, muss das Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen.
FahrtenbuchTipps und Tricks für Selbstständige
Oder die Steuerzahler greifen auf die Fahrtenbuch-Methode zurück. Das ist sinnvoll, wenn der Anteil an Privatfahrten so gering ist, dass bei einer Pauschalversteuerung von einem Prozent des Listenpreises die Steuerlast außer Verhältnis zur tatsächlichen Nutzung steht.
Wer die tatsächlichen Fahrten mit einem Fahrtenbuch belegen will, muss das Fahrtenbuch jedoch ordnungsgemäß führen. So muss das Fahrtenbuch nach höchstrichterlicher Meinung "in sich geschlossen sein“, wie der Bundesfinanzhof (Bundessteuerblatt 2006 II S. 410) es formuliert hat. Danach muss ein Fahrtenbuch alle "erforderlichen Angaben in einer gebundenen oder jedenfalls in einer in sich geschlossenen Form“ festhalten, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt.“
Es ist daher nicht sinnvoll, lose Blätter als Fahrtenbuch zu verwenden, und auch ein Computerprogramm ist nicht als in sich geschlossen anzusehen. Außerdem muss das Fahrtenbuch fortlaufend geführt werden. Das bedeutet, dass es über das gesamte Jahr ununterbrochen eingesetzt werden muss. Es reicht auf keinen Fall aus, die Aufzeichnungen auf einen repräsentativen Zeitraum zu beschränken. Alle Fahrten müssen geordnet und hintereinander dokumentiert werden. Es reicht auch nicht, wenn die Fahrten erst am Quartals- oder Jahresende aufgezeichnet werden, selbst wenn der Fahrer sich zu jeder einzelnen Tour Notizen gemacht hat.
Damit dienstliche Fahrten auch als solche nachvollziehbar sind und nicht besteuert werden, müssen sie penibel dokumentiert werden. Für jede einzelne berufliche Fahrt müssen Datum, Reiseziel, Reisezweck, aufgesuchte Kunden oder Geschäftspartner oder dienstliche Verrichtung (zum Beispiel Besuch einer Behörde, Filiale, Baustelle), die Gesamtkilometer bei Abschluss der Fahrt und die Reiseroute bei Umwegen angegeben werden.
Anstelle den aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner zu benennen, reichen nach Angabe des Expertenportals www.steuerrat24.de bloße Ortsangaben aus, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt.
Im Fahrtenbuch dürfen keine Fahrten fehlen. Deswegen sind nicht nur die Dienstreisen anzugeben, sondern auch alle privaten Fahrten sowie die Fahrten zur Arbeit, die ja ansonsten steuerlich noch einmal erfasst werden müssen. Sorgfalt beim Fahrtenbuch lohnt sich übrigens. Erfüllt das Fahrtenbuch auch nur eine der genannten Anforderungen an ein „ordnungsgemäßes“ Fahrtenbuch nicht, kann das Finanzamt das Fahrtenbuch verwerfen - und es kommt die meist ungünstigere Ein-Prozent-Regelung zur Anwendung.