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Erhöhte Umsatzgrenzen Kleinunternehmerregelung: Als Betrieb steuerlich klein anfangen – und günstig rauskommen

Kleinunternehmer genießen den Vorzug, ohne Umsatzsteuer zu fakturieren. Seit Anfang 2020 können mehr Firmen von dieser Regel profitieren, weil die Umsatzgrenzen erhöht wurden. Doch wem kann die Option nutzen, wem schaden? handwerk magazin klärt auf.

Themenseite: Steuerstrategien

Den Beruf sieht sie als ihre große Leidenschaft. Helena Schank entschied sich nach ihrem Abitur für eine Sattler-Lehre. „Meine Ausbildung schloss ich als Landessiegerin ab“, sagt die 21-Jährige stolz. Das gute Ergebnis motivierte sie, sich im vergangenen Jahr in Wanne-Eickel bei Herne selbstständig zu machen. Sie gründete die Sattlerei Helena Schank. „In den ersten Monaten beschäftigte ich mich noch viel mit der Entwicklung des Geschäftskonzeptes und erstellte meinen Online-Shop, den ich Anfang dieses Jahres er­öffnete“, erklärt Schank. Die junge Unternehmerin bietet Maßanfertigung, Reparatur und Workshops rund um Lederwaren. „Wir haben auch Gürtel, Pferde- oder Hundezubehör im Online-Shop im Programm“, freut sich die Sattlerin.

Gute Lösung für den Einstieg

Bei ihrer Gewerbeanmeldung optierte sie zur Kleinunternehmerin. „Das war für mich eine gute Lösung, da ich erst einmal nebenberuflich an den Start gegangen bin“, so Schank. Der Vorteil lag für sie darin, dass sie in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen musste. „Erst einmal war dies eine spürbare bürokratische Erleichterung“, meint Schank.

Bestimmte Umsatzgrenzen sind für die Kleinunternehmerregel maßgeblich. Zum Jahresanfang 2020 wurde mit dem Bürokratieentlastungsgesetz die Grenze für die Kleinunternehmer-Regel des Paragrafen 19 Umsatzsteuergesetz von 17.500 Euro im Jahr auf 22.000 Euro angehoben. „Der Sprung ist schon beträchtlich“, meint Christopher Jones, Fachanwalt für Steuerrecht der renommierten Kanzlei Brandi in Hannover, die häufig Mittelständler berät. Danach haben Selbstständige, die im laufenden Jahr voraussichtlich weniger als 50.000 Euro Umsatz erreichen und im vorangegangenen Kalenderjahr unter 22.000 Euro Umsatz erzielten, die Option, keine Mehrwertsteuer in ihren Rechnungen auszuweisen. „Die beiden Grenzen gelten kumulativ. Sie müssen also beide erfüllt sein“, erklärt Dennis Makselon, Geschäftsführer der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) und der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) sehen für die Kleinunternehmer die Chance, dauerhaft erheblich günstigere Dienstleistungsmargen als Mitbewerber zu generieren – eben weil sie keine Umsatzsteuer berechnen müssen. Wer häufig mit Privatkunden zusammenarbeitet, kann einen Vorteil er­zielen und momentan in der Regel16 Prozent günstiger anbieten als die Großkonkurrenz oder alternativ einen höheren Gewinn pro Auftrag erwirtschaften. Der ZDH und der DGB zeigen sich auch besorgt darüber, dass die Zahl der Soloselbstständigen im Handwerk seit Jahren mit einer gewissen Dynamik steigt. Viele Handwerker wählten bewusst diese Form der Selbstständigkeit, meinen die Verbände in einer gemeinsamen Erklärung. Andere verfolgten eine gezielte Unterbietungsstrategie und schaden damit einem fairen Leistungswettbewerb. Missbräuchliche Formen der Soloselbstständigkeit seien nicht im Sinne eines lebendigen, zukunftsfähigen und innovativen Handwerks. „Der derzeit fest­zustellende Trend wird problematisch, wenn er zu Wettbewerbsverzerrungen führt und Unternehmen mit sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten und Auszubildenden ins Abseits drängt“, warnt Sebastian Schulte, Geschäftsführer des Unternehmerverbandes Deutsches Handwerk.

Nachteil: Kein Vorsteuerabzug

Die Kleinunternehmer-Regel hat aber für die Firmen den Nachteil, dass der Selbstständige oder der Betrieb selbst keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Das wirkt sich in allen Branchen negativ aus, die zum Beispiel viel Material oder ein teures Anlagevermögen aufbauen müssen. „Handwerker sollten ihre Einnahmen und Ausgaben vorsichtig planen und vorab überschlagen, ob sich die Kleinunternehmerregel für sie überhaupt rechnet“, empfiehlt Jones. Sie sollten kalkulieren, welche Vorsteuer sie bei ihren Anschaffungen ziehen können. „Oft kommen hier doch höhere Beträge zusammen als gedacht“, weiß der Steuerexperte. Da kann es sinnvoll sein, gleich auf die Kleinunternehmer-Option zu verzichten. Wer etwa weiß, dass er hohe Investitionen tätigen will, ist mit der Regelbesteuerung meist besser bedient.

„Außerdem kann es dem eigenen Image als ernst zu nehmender Handwerker schaden, als Kleinunternehmer aufzutreten“, gibt Jones zu bedenken. Das betrifft vor allem jene, die häufig Gewerbetreibende bedienen. „Für diese ist die Vorsteuer ja ohnehin nur ein durchlaufender Posten und damit kostenneutral. Sie rechnen mit Nettopreisen“, erläutert Jones. Unterm Strich sprechen diese Argumente allesamt gegen die Kleinunternehmerregel.

Jungunternehmerin Helena Schank hat sich daher von der Kleinunternehmerregel schnell wieder verabschiedet. Das Geschäft entwickelte sich vom ersten Tag an gut. Sie will weiter wachsen und in Vollzeit als Unternehmerin tätig sein. „Da passt ein Auftreten als Kleinunternehmer nicht mehr ins Konzept. Daher macht es Sinn, wenn ich jetzt regulär Umsatzsteuer ausweise und den Vorsteuerabzug nutzen kann“, meint Schank. Der Anteil der Materialkosten an den Aufträgen ist recht hoch. Das rechnet sich. Den Mehraufwand nimmt sie dafür in Kauf: „Mir ist es im Gegenteil sogar ganz recht, wenn ich regelmäßig meine Umsatzsteuervoranmeldung einreiche und sich die Bürokratie nicht zum Jahresende ballt“, so die Sattlerin.

Auch Unternehmer Markus Kurre verzichtet auf die Kleinunternehmer­regel, wenn auch aus einem anderen Anlass. Anfang dieses Jahres eröffnete er mit seinem Freund Kai Pancratz den Online-Shop www.mewbel.de. Der Diplom-Ingenieur ist Geschäftsführer des Start-ups. Die Firma spezialisiert sich auf nachhaltig hergestellte Möbelstücke, zum Beispiel Couchtische. Zielgruppe von mewbel sind in erster Linie Privatkunden. „Wenn wir auf die 16 Prozent Umsatzsteuer verzichten könnten, wäre das sicher erst einmal vorteilhaft“, meint Kurre. Die Sache hat aber einen Haken: Kurre führt gleichzeitig mit die Tischlerei Kurre in Harkebrügge bei Cloppenburg ein Familienunternehmen mit mehr als 25 Mitarbeitern. Hier werden auch die Möbelstücke ge­fertigt. Steuerfachanwalt Jones erläutert: „Wenn ein Unternehmer in Personalun­ion zwei Firmen führt und auch noch mehrheitlich beteiligt ist, lässt es das ­Finanzamt in der Regel nicht zu, dass er einmal die Regelbesteuerung anwendet und einmal als Kleinunternehmer optiert. Das käme einer künstlichen Aufspaltung gleich, die der Fiskus nicht akzeptiert.“ Hintergrund: Die Umsatzbe­­steuerung greift zumeist für die gesamte unternehmerische Tätigkeit.

Was die Kleinunternehmerregelung besonders macht

Die Kleinunternehmerregel vereinfacht nur den Umgang mit der Umsatzsteuer, alles andere bleibt für den Selbstständigen in der Buchführung gleich.
  • In den Ausgangsrechnungen muss keine Umsatzsteuer ausgewiesen und berechnet werden.
  • Umsatzsteuervoranmeldungen entfallen, eine Umsatzsteuerjahreserklärung ist jedoch abzugeben.
  • Umsatzsteuer wird nicht ans Finanzamt abgeführt. Im Gegenzug entfällt eine Erstattung.
  • Die Ausgaben werden in der Anlage Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) mit dem Bruttobetrag erfasst und steuerlich geltend gemacht.
  • Fortlaufende Rechnungsnummern in den Ausgangsrechnungen bleiben Pflicht, genauso wie die Angabe der Steuernummer oder der Umsatzsteuer-ID.
  • In der Ausgangsrechnung darf der Hinweis auf die Kleinunternehmerregel nicht fehlen. Beispiel: „Gemäß Paragraf 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Fehler, die nicht passieren sollten

Handwerkschefs, die sich für die Kleinunternehmerregel entscheiden, sollten diese vier Fallstricke stets im Blick behalten. Schlimmstenfalls bezahlen sie fehlende Umsatzsteuer aus eigener Kasse, die eigentlich über den Kunden hereingespielt worden wäre.
  1. Falsch geschätzt
    Bei der Aufnahme der unternehmerischen Tätigkeit müssen die Jungunternehmer realistisch mit einem Umsatz von weniger als 22.000 Euro im Jahr planen. Dies sollte durch eine entsprechende Umsatzvorausschau dokumentiert sein. Das wird anteilig gerechnet, wenn zum Beispiel erst im letzten Quartal eröffnet wird. „Wer dann noch 10.000 Euro Umsatz erwirtschaften will, ist kein Kleinunternehmer mehr“, warnt Dennis Makselon, Geschäftsführer der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg. Das Finanzamt rechnet hoch aufs ganze Jahr und käme so auf 40.000 Euro Umsatz.
    Aber: Erzielt er trotz guter Planung dennoch einen höheren Umsatz, wirkt sich dies erst im Folgejahr aus.
  2. Preise falsch kalkuliert
    Der Chef muss sich darüber im Klaren sein, dass er im nächsten oder übernächsten Jahr die Grenze vielleicht überschreitet. Ab dann unterliegt er der Regelbesteuerung und muss gegenüber seinen Kunden, die es nicht gewohnt sind, Mehrwertsteuer berechnen. Experten empfehlen daher, die Preise von vornherein großzügig zu kalkulieren und zehn Prozent Puffer zu veranschlagen. Der Schritt ist dann nicht so groß.
  3. Umsatzgrenze gerissen
    Der Kleinunternehmer sollte sich stets dessen bewusst sein, dass er den Umsatzgrenzen unterliegt. Er sollte entsprechend die Geschäftsentwicklung kontrollieren. Eine Fotografin in Baden-Württemberg zum Beispiel hatte sich wohl bei ihren Umsätzen verschätzt und die Entwicklung nicht weiter kontrolliert. Ihre Aufträge brachten deutlich höhere Summen ein, was ihr nicht auffiel. Als sie auch noch im Folgejahr keine Umsatzsteuer berechnete, forderte das Finanzamt Umsatzsteuer nach. Das kam sie sehr teuer zu stehen. Denn auch sie bediente in erster Linie private Kunden. Denen konnte sie im Nachhinein die Rechnungsbeträge nicht erhöhen. Der Fiskus ist unerbittlich. Die fehlende Steuer musste die Fotografin aus eigener Tasche an den Fiskus abführen, ohne sie vereinnahmt zu haben.
  4. Schwankende Umsätze
    Viele Handwerker sind von der Corona-Krise stark betroffen und verzeichnen eine dramatische Umsatzentwicklung. Gekoppelt mit den höheren Grenzen könnte sich für mehr Betriebe die Kleinunternehmer-Regel anbieten. Das aber ergibt zumeist wenig Sinn. Wichtig: Wenn man sich gegen die Kleinunternehmer-Regel entscheidet, legt man sich für fünf Jahre fest. Es wäre für manchen Selbstständigen schön, wenn er aufgrund eines starken Umsatzeinbruchs in der Corona-Krise im kommenden Jahr keine Mehrwertsteuer berechnen könnte – das aber funktioniert nicht. Man bleibt an seine Ent­scheidung gebunden.


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