Computer, Software und Telefon müssen für Gründer nicht teurer sein. Aber die Ausstattung muss ausbaufähig sein, wenn der Betrieb wächst.
Startpaket mit Wachstumsgarantie
Grundsätzlich gilt für die IT-Startausstattung: einfach beginnen, aber auf Ausbaumöglichkeiten achten. Ein Telefon, ein Computer und ein einfacher Drucker mögen für die Zeit nach der Gründung ausreichen, aber wenn das Unternehmen wächst, sind mit dieser Ausstattung schnell die Grenzen erreicht. Ist das System dann nicht ausbaufähig, muss alles neu angeschafft werden, und das ist die teurere Option.
PC: Allrounder gibt es nicht
Den PC für alle Aufgaben im Handwerksbetrieb gibt es nicht. Denn im Büro oder in der Werkstatt arbeiten Computer an ganz verschiedenen Aufgaben und benötigen dazu auch ganz unterschiedliche Komponenten. Ein Kommunikationsserver braucht vor allem Speicher, für Präsentationen ist eine gute Grafik sinnvoll, bei Servern und langlaufenden Rechnern macht sich der Blick auf den Stromverbrauch schnell bezahlt. Und wer den PC auf dem Schreibtisch hat, möchte wenig Stellplatz verschwenden und möglichst keine lauten Lüftergeräusche als Dauerberieselung.
Bei der Grundsatzfrage Notebook im Notizbuchformat oder PC im Towergehäuse gilt für den Chef: Selbst wenn die Mobilanwendung nicht im Vordergrund steht und das Gerät meist an der Stromsteckdose hängt, hat das Notebook Vorteile. Der flexible Einsatz im Büro, unterwegs oder zu Hause, keine Stolperfallen mit den Kabeln, leise Betriebsgeräusche, Stromspartechnik und viele Anschlüsse an unterschiedlichste Peripherien sind die Pluspunkte.
Nur für Server und Anwendungen, die rund um die Uhr laufen müssen, haben PCs im großen Towergehäuse die besseren Karten. Sie lassen sich mit Steckkarten und Laufwerken etwa für Datensicherung leicht an die Anforderungen anpassen und leiten die im Dauerbetrieb entstehende Wärme besser ab als Notebooks.
Ist in einem kleinen Netzwerk ein sogenannter Client-PC für Büroaufgaben erforderlich, reicht meist ein einfach ausgestatteter Schmalspur-PC für kleines Geld. Solche Geräte gibt es schon um die 240 Euro.
Der ideale Begleiter für den Service-Außendienst oder den Einsatz auf der Baustelle ist ein Outdoor-Notebook. Robustheit und Performance auf höchstem Niveau verspricht zum Beispiel die Toughbook-Reihe von Panasonic mit einem magnesiumlegierten Gehäuse, extra Stoßabsicherung empfindlicher Komponenten, Spritzwasserschutz für Tastatur und Touchpad, Gummiabdeckungen für externe Anschlüsse.
Netzwerk: Auch ohne Kabel
Es muss nicht immer Kabel sein, PCs lassen sich auch mit Funk vernetzen. Das spart Mauerdurchbrüche und ist schnell installiert. Allerdings leidet bei einem drahtlosen, per Funk sendenden W-LAN die Performance: Nur kabelgebundene Netzwerke schaffen höchste Geschwindigkeiten. Wer wirklich schnellen Datentransfer will, muss auch investieren. Auf Basis einer Glasfaservernetzung lassen sich zwischen Server und Arbeitsplätzen Datenpakete bis zu 2000 Mega-bit pro Sekunde verschicken.
Ist eine Kabel-Vernetzung im Betrieb umständlich, hilft die Alternative über Strom- oder Coax-Kabel. Zum Beispiel bietet Marktführer Devolo mit dem dLAN 200 AVpro Vernetzungslösungen über das hausinterne Strom- und Coax-Netz. Durch die Nutzung der bereits vorhandenen Infrastruktur ist eine schnelle und einfache Installation ohne bauliche Maßnahmen möglich, um ein geeignetes Netzwerk aufzubauen. Die Integration der Netzwerkgeräte wie Modem und Router, Computer, IP-Telefonen, Set-Top-Boxen, Drucker, Überwachungskameras, Infoterminals oder Registrierkassen erfolgt über eine Ethernet-Schnittstelle. Hohe Übertragungsraten von bis zu 200 Megabit pro Sekunde sind möglich bei Reichweiten bis 200 Meter über das Stromnetz.
Telefon: Einfach übers Netz
Wo früher Telekommunikationsanlagen zur Verbindung der Mitarbeiter in den Büros standen, hat eine neue Form der Telefonie Einzug gehalten das Telefonieren über das Internet, auch Voice over IP (VoIP) oder IP-Telefonie genannt.
Der wesentliche Vorteil von Voice over IP ist: Man nutzt zwar wie bisher Telefonendgeräte, aber zugrunde liegt nur noch ein einziges Informations- und Telekommunikationsnetzwerk. Ein weiterer Vorteil ist beispielsweise die einfache Rufweiterleitung aufs Handy. Auch ein direkter Datenzugriff vom Auto oder der Baustelle aus ist möglich für die Handwerksbetriebe eine zusätzliche Erleichterung.
Die IP-Telefonie ist kostengünstig, weil das Internet als Übermittler der Sprachpakete dient, es wird also keine Wählverbindung im herkömmlichen Sinn aufgebaut und benötigt. Eine günstige Flat-rate macht sich da schnell bezahlt und sorgt für Ausgabensicherheit.
Allerdings gibt es inzwischen auch für ISDN-Netze Flatrates, was zumindest in diesem Bereich den Vorteil von VoIP aushebelt. Doch die Handynutzung ist dabei in der Regel nicht kostenlos. Zusatzoptionen wie etwa die Flatrate „Festnetz zu Mobiltelefon“ werden zwar angeboten, verursachen aber weitere Kosten. Was die Sprachqualität angeht, hat sich Voice over IP gegenüber den Anfängen inzwischen deutlich verbessert.
Handy: Preiswertes Prepaid
Immer erreichbar zu sein ist ein Muss für Unternehmer, aber auch für Mitarbeiter. Ein Handy zählt also zur Grundausstattung für jeden Handwerker. Die Angebote der Mobilfunker sollten genau verglichen werden. Oft ist der Tarif für Geschäftskunden nämlich teurer als die Prepaid-Karte oder das Angebot vom Discounter. Auch die versteckten Kosten sollten genau beachtet werden. So ist beispielsweise bei den meisten Anbietern von Prepaid-Karten die Abfrage der Mobilbox kostenlos, bei anderen aber nicht. Und wer kein neues Handy braucht, spart sowieso. Denn die Angebote derjenigen Anbieter, die ein Handy enthalten, sind deutlich teurer als die ohne Zugabe des Geräts.
Wer öfter im Ausland telefonieren muss, der sollte die SIM-Karte eines lokalen Anbieters in sein Handy stecken. Dann werden Gespräche innerhalb des Landes abgerechnet das ist billiger als über Roaming-Gebühren.
Aber mit Handys kann man nicht nur telefonieren, sondern zum Beispiel die Arbeitszeit und andere Personal- und Geschäftsdaten elektronisch erfassen. Dafür braucht man allerdings eine entsprechende Software und zusätzliche Hardware.
Drucker: A3 ist besser
Kleine Desktop-Drucker für den Schreibtisch sind handlich, schnell und bringen sofort jeden Gedanken, jedes Formular aufs Papier. Der Komfort ist aber bescheiden, die Druckleistung beschränkt und das Format limitiert. Besser sind A3-Laserdrucker. Mit A3 und Farbe lassen sich Angebote für die Kunden aufpeppen und damit die Geschäfte ankurbeln.
Entscheidend bei der Ausstattung des Büros bleibt: Der Betrieb muss für den Kunden immer erreichbar sein.