PC-Programme Welches Softwareprogramm Handwerker brauchen

Handwerkerlösungen können Chefs und Mitarbeitern das Arbeiten im Büro und im Außendienst massiv erleichtern. Vor dem Kauf sollten Sie die Produkte aber genau unter die Lupe nehmen.

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    Handwerker brauchen auch im Außendienst Zugriff auf Daten - kein Problem mit der richtigen Software.
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    Sicherheit ist der wichtigste Punkt bei Internet-Anwendungen.

Software nach Maß

Kalkulation des Aufmaßes, Angebote und Rechnungen, Rabattstaffeln oder betriebswirtschaftliche Auswertungen: Fliesenleger Karl-Heinz Lütkemeyer setzt sich für all seine handwerklichen Geschäftsprozesse an den Computer. Statt Papier und Bleistift nutzt er Handwerkersoftware und Tastatur. Lohn des Investments von knapp 400 Euro für sein „smarthandwerk“: „Über alle Bereiche des Programms gerechnet, sparen wir gegenüber früher rund 60 Prozent Arbeitszeit“, so der Unternehmer aus Rheine.

Auch für das Handwerk gilt: Selbst kleinere Unternehmen und Gründer kommen nicht mehr ohne betriebswirtschaftliche Software aus. „Rechtsvorschriften, Kundenmanagement, Auftragsabwicklung und vieles mehr werden in sinnvoller Weise durch Software erfüllt und unterstützt“, konstatieren beispielsweise die Softwareexperten der Uni Würzburg. Allerdings: „Nicht überall, wo Handwerk draufsteht, ist auch Handwerk drin“, warnt Frank Naujoks, Director Research der Züricher Marktforscher von i2s (siehe: „Das braucht der Chef“). Das heißt, mitunter fehlt Herstellern die Branchenkompetenz. Sie versehen Standardlösungen mit einem Handwerkslabel - der Chef hat das Nachsehen.

Zeit sparen, effizienter arbeiten

Deshalb muss die Software gut passen, beispielsweise im Bauhandwerk. „Dynamische Baudaten beschleunigen hier die Angebotserstellung“, meint Oliver Herzig, Leiter des Geschäftsbereichs Kleine Unternehmen & Handwerk des Softwareherstellers Sage. Dabei handelt es sich um vorgefertigte Leistungstexte und Kostenansätze für verschiedene Bauleistungen je nach Gewerk. Die Material- und Lohnkosten sind hier mit Regionalfaktoren versehen, sodass die Nacharbeit regionaler Marktbedingungen entfällt.

Mit diesen vorformulierten Bausteinen sollen Unternehmer Angebote und Kalkulationen in deutlich geringerer Zeit erstellen und abgeben. Für Holzbauer Richard Bögerl ist das in der Tat ein Pluspunkt: „Während schwammige Erläuterungen im Angebot zu Streitigkeiten mit dem Kunden am Ende des Bauprojektes führen können, stecken wir mit einer detaillierten Angebotsauflistung den Leistungsumfang exakt ab“, so der Handwerksmeister aus Dietfurt.

Exakte Nachkalkulation

Das gilt auch für die berüchtigte Nachkalkulation. Bei der Berechnung mit Papier und Bleistift schmälern Chefs noch allzu oft ihre Marge. Nicht so mit moderner Handwerkersoftware: Hier lassen sich geplante, tatsächliche und berechnete Kosten mit Arbeitszeiten gegenüberstellen und vergleichen. Ziel: Der Unternehmer erkennt frühzeitig Planabweichungen und kann bei Bedarf gegensteuern. Arbeitszeiten und Verbrauchsmaterial lassen sich bestimmten Aufträgen und einzelnen Auftragspositionen zuordnen.

Fazit: „Früher war es viel Arbeit gegenzurechnen, wie viel Lohn- und Materialkosten mich ein Auftrag gekostet hat und was am Ende raus kam. Heute bekomme ich die Nachkalkulation auf Knopfdruck“, schätzt Schreinermeister Stefan Follmann aus dem rheinland-pfälzischen Föhren.

„Da die Angebotsvielfalt auf dem Markt recht groß ist, sollten Chefs vor dem Kauf zumindest eine Demo ausprobieren und schauen, ob sie sich in dem Programm zurechtfinden“, sagt Softwarekenner Naujoks. Zudem sollten sie prüfen, ob die Funktionen für ihr Gewerk ausreichen.

Bestenfalls hilft dabei ein Pflichtenheft. Darin listet der Handwerker, am besten mit einem IT-kundigen Kollegen, exakt diejenigen Funktionen auf, die er für sein Tagesgeschäft braucht. Seriöse Softwareanbieter und -verkäufer scheuen sich dann auch nicht vor einem Soll/Ist-Vergleich ihres Produktes mit dem Pflichtenheft. Kostenlose Demos stellen die meisten Hersteller bereit. Noch besser für den Test sind sogar Cloudanwendungen, die meistens für einen begrenzten Zeitraum echtes Arbeiten zulassen.

Deshalb sollte für Handwerkersoftware dasselbe wie für den Firmenwagenkauf gelten: Keine Anschaffung ohne Probefahrt!

Einschalten und loslegen: IT-Startpaket für Handwerksgründer

Auch für den Gründer ist das Handwerksbüro die Schaltzentrale des Betriebs. Welche Hardware Sie für den Start anschaffen sollten, damit Sie für Kunden und Mitarbeiter erreichbar sind.

Alexander Roth weiß sehr genau, wovon er spricht. Denn der Münchner ist nicht nur IT-Experte, sondern auch Gründer. Als Geschäftsführer eines Kommunikationsbüros mit zwei Partnern ist er selber erst vor Kurzem auf Shoppingtour gewesen. Auf Roths Einkaufszettel: für jeden ein Notebook, zwei Tablet-PCs, zudem Flachbildschirme als zweiten Monitor. Dazu kam noch ein gemeinsamer Drucker, eine externe Festplatte und ein netzwerkfähiger Fernseher für Kundenpräsentationen.

Serverschränke, Telefonanlagen oder lange Kabelstränge? Fehlanzeige! Der moderne Gründer, auch im Handwerk, kann heute mit viel einfacheren Mitteln und deutlich geringeren Investiionen seine IT- und Büro-Grundausstattung erwerben. Vor allem die Cloud und andere zeitgemäße Technologien machen das möglich, wie IT-Fachmann Roth weiß. So haben er und seine Partner sowohl ihr Projektmanagement als auch das elektronische Kundenmanagement (CRM) und ihre Buchhaltung komplett in die Cloud verlagert. Dadurch können sie mit den simpelsten Rechnern und sogar ihren Smartphones einfach über das Internet darauf zugreifen.

Robuste Bauweise wichtig

Roths Tipp für Handwerker: „Die Notebooks sollten besonders stabil sein, gerade wenn man sich auf wenige Geräte beschränkt, transportiert man viel auf Baustellen hin und her“, so der Experte. Deshalb müssen Chefs die enthaltenen Speicher und die sich darauf befindlichen Daten schützen - durch stabiles Material und eine gute Verarbeitung. „Hier empfehle ich die großen Anbieter des Markts und ihre ausgewiesenen Business-Geräte, die aufwendiger gebaut sind“, betont Roth. Der 08/15-Laptop für 250 Euro eigne sich für Handwerker nicht. Wichtig sei es natürlich, regelmäßig Backups zu machen und die Daten zu sichern oder gleich eine Sicherung in die Cloud zu legen, rät IT-Experte Roth allen Gründern.

Auch hinsichtlich des Druckers sollten Handwerker nicht auf den billigen Jakob setzen: „Hier gilt die Faustregel: Nicht die günstigsten Einsteigergeräte mit den teuren Patronen nehmen - man druckt doch mehr, als man glaubt“, weiß Roth aus Erfahrung. Auch sei es wichtig, dass der Drucker eine WLAN-Anbindung hat, dann können sich mehrere Kollegen im Büro ein Gerät teilen.

Internet-Telefonie ist besser

Auch bei der Telefonanlage bietet die Cloud die deutlich besseren Alternativen. Benötigt wird bei Anbietern wie Nfon, Onephone oder Placetel lediglich eine stabile Internetverbindung und ein sogenanntes IP-Telefon oder wahlweise etwas Software und ein Headset.

Diese Geräte schließt der Handwerker dann an sein Netzwerk (Ethernet) an wie einen PC, mit dem er ins Internet gehen möchte. Das ist deutlich günstiger, und durch die IT-Anbindung lassen sich auch andere Kommunikationskanäle wie SMS, E-Mail oder Fax mühelos integrieren.

So kann sich der Chef etwa eingehende Faxe sofort als E-Mail weiterleiten und auf seinem Smartphone anzeigen lassen. Funktionen wie Anklopfen, Rufweiterleitung auf eine Nebenstelle oder ein Mobiltelefon sind ebenfalls enthalten und oftmals preiswerter als bei herkömmlichen Anbietern von Telefonanlagen. Und auch die Einbindung von mobilen Endgeräten des Außendienstes ist problemlos möglich und günstig.

Fazit: Beim IT-Starterset geht Qualität vor Quantität. Wenige Geräte, aber dafür hochwertige. Und Cloudservices anstelle teurer Installationen, das ist besser und meistens sogar günstiger.