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Mobiles Büro So sind Sie immer erreichbar

Computer, Software und Telefon sind für Jungunternehmer genauso wichtig wie die Maschine in der Werkstatt. Entscheidend ist, dass die Ausstattung mitwachsen kann.

Ludger Michael, Inhaber einer freien Kraftfahrzeugwerkstatt in Oberhausen, ist für seine Kunden immer erreichbar. Das schafft er mit modernster Kommunikationstechnik: Per Unified Communications bekommt er Gespräche, E-Mails, Faxe oder SMS direkt auf sein Handy, ganz egal wo er sich gerade befindet. Unified Communications ist ein Verfahren, das sämtliche Nachrichten vereinheitlicht und diese dem Anwender auf einem Gerät zur Verfügung stellt. „Für einen Kleinunternehmer wie mich ist das ideal und mit 23 Euro Gebühr im Monat auch gar nicht teuer“, findet Michael.

Immer erreichbar zu sein, auf wichtige Daten auch von unterwegs zugreifen zu können, das sind die Vorgaben, die eine moderne IT-Ausstattung im Handwerksbetrieb erfüllen muss, der Dienst Unified Communications ist dabei nur ein Beispiel von vielen Möglichkeiten. Grundsätzlich gilt für die IT-Startausstattung: einfach beginnen, aber auf Ausbaumöglichkeiten achten. Ein Telefon, ein Handy, ein Computer und ein Drucker mögen für die Zeit nach der Gründung ausreichen. Aber wenn das Unternehmen wächst, sind mit dieser Ausstattung schnell die Grenzen erreicht. Ist das System nicht ausbaufähig, muss alles neu angeschafft werden, und das ist die teurere Option.

Günstig übers Internet telefonieren

Richtig sparen lässt sich beim Telefonieren. Eine monatlich feste Flatrate für das Festnetz schafft Kostentransparenz. Eine Alternative zur Festnetztelefonie ist Voice over IP, das Telefonieren über das Internet. Hier werden die Gesprächskosten über die Internetflatrate mit abgedeckt. Außerdem genügt im Betrieb ein einziges Netzwerk, denn die Aufgaben einer Telefonanlage übernehmen die vernetzten Computer.

Beim Mobilfunk ist der Kostenvergleich schwierig. Zum Beispiel ist der Tarif für Geschäftskunden oft teurer als die Prepaid-Karte oder das Angebot vom Discounter. Vorsicht ist auch bei Datentarifen geboten. Wer über sein Smartphone häufig auf Daten zugreift oder solche versendet, ist ebenfalls mit einer Flatrate auf der sicheren Seite. Wer öfter im Ausland telefonieren muss, sollte eine SIM-Karte eines lokalen Anbieters in sein Handy stecken.

Software: Für jede Branche das richtige Paket

Bei den Computerprogrammen ist die Auswahl groß. Kaufentscheidend sollte neben den Inhalten der Software der Service sein. Vorsicht: Sind Updates nicht dabei, drohen hohe Folgekosten.

Büroprogramm

Der Klassiker ist natürlich Microsoft Office. Die neue Version soll die Anforderungen vieler Anwender erfüllen, besser zusammenzuarbeiten und von überall auf Informationen zurückzugreifen. Enthalten sind Schreibprogramm, Tabellenkalkulation und Präsentationsprogramm.

Branchensoftware

Hier ist das Angebot vielfältig und reicht vom kleinen Kalkulationsprogramm für unter 200 Euro bis hin zur kaufmännischen Komplettlösung. Eine solche Software ist zum Beispiel die „premium line 2010“ von Lexware. Die Variante für das Handwerk bietet spezielle Unterstützung für das Bau- und Ausbaugewerbe und das Metall- und Elektrohandwerk. Enthalten sind eine umfassende Projektverwaltung mit Angebots- und Auftragskalkulation, integrierte Schnittstellen und ein Warenwirtschaftssystem. Die Vollversion kostet rund 900 Euro, dazu kommen monatlich 79,90 Euro.

Das gesamte Handwerk als Zielgruppe hat das Programm HWP von Sage. Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung, Personalwirtschaft sind nur einige Features. Die Kosten beginnen bei rund 1.000 Euro.

Softwareanbieter Moser spricht mit seinem Programm MOS’aik ebenfalls Handwerksunternehmen verschiedener Branchen an. Wichtige Features sind Projektverwaltung mit Schwerpunkt Kalkulation und ein Workflow-Modul, das betriebliche Abläufe optimieren hilft. Preis: ab 2.000 Euro.

Hardware: Ein Notebook für den Chef

Zur Grundausstattung im Handwerkerbüro zählen PC, Multifunktionsdrucker, Telefonanlage mit Fax. Im Außendienst sind Notebook und Handy unentbehrlich. In der Werkstatt sind oft Spezialrechner nötig.

Computer

Den PC für alle Aufgaben gibt es nicht. Denn in Büro und Werkstatt arbeiten Computer an ganz verschiedenen Aufgaben und benötigen dazu auch unterschiedliche Komponenten. Ein Kommunikationsserver braucht Speicher, für Präsentationen ist eine gute Grafik sinnvoll, bei Servern und lang laufenden Rechnern macht sich der Blick auf den Stromverbrauch schnell bezahlt. Für den Chef hat ein Notebook Vorteile, es sollte aber robust sein und für den Außeneinsatz taugen. Ein Smartphone kann im Außeneinsatz viele Funktionen eines Notebooks übernehmen, ein wirklicher Ersatz ist es nicht.

Netzwerk

Es muss nicht immer Kabel sein, PCs lassen sich im Betrieb auch über Funk vernetzen. Das spart Mauerdurchbrüche und hat vor allem Vorteile, wenn die Immobilie gemietet ist oder Veränderungen anstehen. Allerdings leidet bei einem drahtlosen WLAN-Netzwerk die Geschwindigkeit des Rechners. Wer wirklich einen schnellen Datentransfer will oder braucht, sollte in eine Glasfaservernetzung investieren. Damit lassen sich auch große Datenpakete blitzschnell verschicken.

Drucker

Kleine Desktop-Drucker für den Schreibtisch sind handlich, schnell und bringen sofort jeden Gedanken oder jedes Formular auf Papier. Wer höhere Ansprüche hat, braucht einen Farblaserdrucker mit A3-Format. Damit können Prospekte in geringer Auflage und bester Qualität gedruckt werden.

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