SEPA-Check: Sind Sie fit für den neuen Zahlungsverkehr?

Ab Februar 2014 gibt es neue Regeln für den Überweisungs- und Zahlungsverkehr in der Eurozone. Handwerksbetriebe haben keine Zeit mehr zu verlieren – die Umstellung muss jetzt eingeleitet werden.

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    Änderungen für alle Überweisungen: Handwerker sollten sich jetzt auf SEPA vorbereiten.
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    Die Hausbank ist für die meisten Unternehmer die erste Anlaufstelle, wenn es um SEPA geht.
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    „Betriebe sollten den Aufwand für die SEPA-Umstellung nicht unterschätzen.“ Angelika Hilgers, ­Präsidiumsmitglied des Bundesverbandes der Bilanzbuchhalter und Controller e.V.

Ohne SEPA gehen die Lichter aus

Die Zeit drängt. Denn bereits am 1. Februar 2014 vereinheitlicht das neue Verfahren SEPA (Single Euro Payments Area) den bargeldlosen Zahlungsverkehr in der Eurozone. Dann ersetzen IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Business Identifier Code) die nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren mit bislang landesspezifischen Kontonummern und Bankleitzahlen.

Handwerksunternehmer müssen bis dahin ihre Buchhaltungssysteme in ihrem Betrieb SEPA-fit aufstellen. Rechnungen, Zahlungsverkehrsvordrucke und Verträge muss jedes Unternehmen anpassen. Außerdem sollten die Betriebssoftware sowie die Buchhaltungssysteme auf die neuen SEPA-Vorgaben umgestellt werden. Die Umstellung ist mit einem beträchtlichen technischen und bürokratischen Aufwand verbunden. Das heißt, jetzt kurz vor dem Startschuss für SEPA haben Handwerker keine Zeit mehr zu verlieren.

Hoher Umstellungsaufwand

„Unternehmen sollten den Umstellungsaufwand nicht unterschätzen“, warnt Angelika Hilgers, Präsidiumsmitglied des Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). „SEPA ist von firmenübergreifender Bedeutung und betrifft alle Abteilungen, die Rechnungen verarbeiten, ausstellen oder empfangen.“ Dazu zählen beispielsweise die Bereiche Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Marketing, aber auch die Personal- und Rechtsabteilung. Unternehmen sollten mit bis zu drei Monaten für die firmeninternen Anpassungen rechnen, rät Angelika Hilgers.

Ohne SEPA keine Zahlungseingänge

Während sich die SEPA-Überweisung kaum von der deutschen oder EU-Standard-Überweisung unterscheidet, bringt die SEPA-Lastschrift einige Neuerungen mit sich. Besonders wichtig ist die frühzeitige Umstellung für alle Handwerksunternehmen, die von ihren Kunden in größerem Umfang Lastschriften einziehen.

Sonst bleiben ab 1. Februar des nächsten Jahres wichtige Zahlungseingänge aus. Die Liquidität des Handwerksbetriebs wird somit stark gefährdet. Zudem laufen Unternehmen Gefahr, dass sie ihre Verbindlichkeiten nicht fristgerecht begleichen können und sie mit Mahnungen sowie Strafgebühren überhäuft werden.

Zunächst sollten Handwerksunternehmer eine SEPA-Checkliste für ihren Betrieb aufstellen. Informationen und Unterstützung für die Betriebe bieten auch die Hausbanken. Im Anschluss sollten Handwerker prüfen, ob die betrieblich genutzten Programme bereits SEPA-fähig sind. Nicht selten sind für das neue Zahlungsformat Anpassungen notwendig. Bei ihrer Korrespondenz müssen Handwerker künftig neben der nationalen Kontonummer und Bankleitzahl auch die europaweit gültige IBAN und BIC angeben.

Zur Korrespondenz zählen aber nicht nur der Briefbogen, Rechnungen und Mahnungen, sondern auch die eigene Homepage. Hier können Geschäftspartner jederzeit auf die neuen SEPA-Daten des Betriebs zurückgreifen.

Mit der Hausbank sprechen

Für SEPA-Lastschriften benötigen Unternehmer eine Gläubiger-Identifikationsnummer, die sie auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank beantragen können. Zudem müssen Firmen für jeden Schuldner eine individuelle Mandatsreferenznummer vergeben, die sich eindeutig zuordnen lässt. Darüber hinaus sollten Handwerker jetzt den Kontakt mit ihren Kreditinstituten aufnehmen, um eine neue Inkassover­einbarung abzuschließen.