Betrieb -

Kolumne Mitarbeiterführung von Barbara Seidl, 7. Folge „Schon wieder ich?“: Wie Chefs Überstunden gerecht verteilen

Sind es bei Ihnen auch immer die gleichen Mitarbeiter, die am Abend länger bleiben oder Extraschichten übernehmen? Barbara Seidl, Wirtschaftsmediatorin und Expertin für Personalführung in München, erklärt, warum Sie als Chef nicht nur die flexiblen und leistungsbereiten Mitarbeiter für das Übernehmen von Mehrarbeit gewinnen sollten.

Topic channels: TS Auftragsspitzen, TS Fachkräftemangel, TS Kolumne Barbara Seidl, TS Mitarbeitermotivation und TS Urlaub

Die Frage des Monats

„Bei Engpässen springen bei mir im Betrieb immer die gleichen Mitarbeiter ein. Die anderen haben Termine oder ganz was Wichtiges vor. Da es viel Zeit und Energie kostet, alle zu fragen, bin ich dazu übergegangen, gleich die flexiblen und leistungsbereiten Mitarbeiter anzusprechen. Das Ergebnis ist ja sowieso dasselbe. Nun gibt es darüber viel Unmut und Konflikte. Was kann ich tun, die anfallende Mehrarbeit gleichmäßiger auf alle Mitarbeiter zu verteilen?“

Die Einschätzung von Barbara Seidl

Immer die gleichen Mitarbeiter zu fragen scheint auf den ersten Blick tatsächlich die einfachste Lösung zu sein. In der Folge arbeiten dann immer dieselben flexiblen Mitarbeiter und die anderen beharren auf ihrer Regelarbeitszeit. Wird das zum dauerhaften Muster ist es jedoch logisch, dass die Leistungsträger sich über die ungerechte Behandlung beklagen, die Stimmung im Team kippt und die Basis für Teamkonflikte ist gelegt.

Variante 1: Die Quote rigoros durchsetzen

Klar können Sie als Chef durchsetzen, dass die Quote für das Einspringen unter den Mitarbeitern gleich verteilt wird. Nach meiner Erfahrung ist das jedoch weder praktikabel noch sinnvoll, denn auch die Mitarbeiter streben in der Regel keine vollkommene Gerechtigkeit an. Denn jeder weiß, dass es in der Praxis eben Unterschiede geben muss, schließlich ist nicht jeder Mitarbeiter gleichermaßen für jede Arbeitsaufgabe qualifiziert. Auch persönliche Einschränkungen in der Flexibilität (Beispiel: Kinderbetreuung), eine schlechte Verkehrsanbindung oder eine geringere individuelle Belastbarkeit werden durchaus von anderen Teammitgliedern als Gründe für das Nicht-Einspringen akzeptiert.  

Die (bessere) Variante 2: Gründe für Mehrarbeit analysieren

Verlassen Sie sich nicht auf Behauptungen wie „immer muss ich“ oder „nie springt der Mitarbeiter xy ein“. Sammeln Sie Fakten und analysieren Sie über einen längeren Zeitraum, welche Ursachen für Sonderschichten es gibt. Sind die Anlässe unvermeidbar wie zum Beispiel bei Krankheit, unvorhersehbaren Schwierigkeiten bei Projekten oder neuen Kundenanforderungen? Oder sind die Anlässe vermeidbar, weil der Einsatzplanplan nicht stimmig ist, sich fortwährend verändert oder viel zu kurzfristig festgelegt wird?

Mit guter Planung Schichttausch und Konflikte vermeiden

Je besser es Ihnen gelingt, bei der Einsatzplanung der Mitarbeiter deren Präferenzen und Wünsche zu berücksichtigen, desto geringer ist die Notwendigkeit zum Tauschen von Schichten bei den Mitarbeitern. Natürlich kostet das im Vorfeld Zeit und Nerven, doch wenn Sie den Mitarbeitern bei der Planung bestmöglich entgegenkommen, ist deren Bereitschaft höher, im Fall eines Falles auch einmal Überstunden zu leisten.

Wenn alles nicht hilft: Erfragen Sie die wahren Gründe

Ihre Planung ist vorausschauend und verlässlich, trotzdem gibt es immer noch einige Überstunden-Verweigerer? Um die wirklichen Beweggründe zu erfahren, hilft in solchen Fällen nur das persönliche Gespräch. Fragen Sie konkret, ob sich der Mitarbeiter etwa nur vor unliebsamen Arbeiten „drücken“ möchte oder ob es darum geht, in der Sonderschicht vielleicht einmal nicht mit seinen Lieblingskollegen zusammenarbeiten zu können. Letzteres könnte ein Hinweis auf einen verdeckten Konflikt sein. Durch die daraus resultierende mangelnde Durchmischung des Teams verfestigt sich der Konflikt und es entstehen nach und nach zwei oder mehr Lager.

Nichtstun treibt die Mitarbeiter zur Konkurrenz

Nach meiner Überzeugung ist eine Strategie die schlechteste: Nichts zu tun und die Anliegen der Mitarbeiter zu ignorieren. Denn ich kenne gerade in Zeiten des Fachkräftemangels und einem guten Arbeitsmarkt für Arbeitnehmer bereits einige Fachkräfte, die sich erst innerlich und dann äußerlich von Betrieben verabschiedet haben, die genau jene Problematik verniedlichen oder ignorieren. Sie meinen, woanders ist es auch nicht besser? Das sehen Sie falsch. Woanders ist es besser, wenn sich die Inhaber, Führungskräfte und Mitarbeiter an einen Tisch setzen und gute Lösungen finden und ausprobieren.

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