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Teamarbeit koordinieren Schnellere Arbeitsprozesse durch Collaboration Tools

Mit Collaboration Tools haben Chef und Mitarbeiter alle Informationen direkt auf dem Smartphone oder Tablet. Die Apps beschleunigen Arbeitsprozesse und sorgen für besseren Service beim Kunden. So funktionieren die kleinen Helfer für Handwerksbetriebe.

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Ist das Ersatzteil für die Gastherme auf Lager? Ein Klick, dann weiß der Monteur beim Kundentermin vor Ort Bescheid. Ein Stammkunde schlägt wegen eines Heizungslecks Alarm und bittet um Hilfe? Kein Thema, denn die Sekretärin im Büro sieht bereits abgearbeitete Aufträge in Echtzeit, kann sofort einen Kollegen umdisponieren. Was haben wir beim Großkunden vor vier Jahren exakt verbaut? Auch hier hilft der Blick auf den mobilen Rechner. Ein- und Ausgangsrechnungen, Kundendienstaufträge, Lieferscheine oder Mails, alles ist digital archiviert.

„Wir sind schneller geworden, vermeiden Wartezeiten, und unsere Monteure sind mehr beim Kunden als im Büro, um für sie lästige Dinge zu klären“, berichtet Marcel Rehermann, für die IT beim Sanitär-Heizung- und Klima-Fachbetrieb Peters in Bad Lippspringe zuständig. Ein Handwerksunternehmen, das komplett auf digitale Collaboration umgestellt hat. Investitionssumme für das Paket aus Hardware-Modernisierung und Office-Produkten von Microsoft sowie der revisionssicheren Software ELOprofessional als Dokumenten-Management-Software: rund 40.000 Euro.

Mit dem Begriff Collaboration geht eine neue Form der Zusammenarbeit einher. Smartphones sind in nahezu jedem Betrieb gang und gäbe. Der nächste Schritt ist jedoch, dass Chefs beispielsweise nicht nur sämtliche Dokumente, sondern auch Handwerkssoftware, Arbeitsprozesse, Stücklisten oder die Warenwirtschaft via Internet verfügbar machen. Das heißt, der Betrieb und seine Mitarbeiter werden nicht nur komplett mobilisiert, sondern auch die Arbeitsprozesse. Diese sind digitalisiert und können in Echtzeit unterwegs abgearbeitet werden. Rückfragen werden weniger, und sogenannte Medienbrüche finden nicht mehr statt, da alles immer und überall vorhanden ist.

Handwerksbetriebe arbeiten koordinierter und schneller

Das bringt dem Betrieb mehr Tempo, mehr Ordnung und lässt das Unternehmen in Gänze koordinierter arbeiten. „Collaboration hilft beispielsweise, Kolonnen besser auszusteuern, die Kommunikation untereinander verbessert sich und lässt auch ein genaueres Arbeiten zu“, weiß Axel Oppermann, Chef des Analystenhauses Avispador aus Kassel. Zwar gehen viele Betriebe bereits erste Schritte in die richtige Richtung und setzen mit ihren Monteuren etwa WhatsApp-Gruppen auf, „doch das ist nur eine improvisierte Lösung“, meint der Analyst. Denn: „In modernen Collaboration-Lösungen lassen sich beispielsweise auch Bauzeichnungen und andere Dokumente übersichtlicher und sicher abspeichern sowie exakter dokumentieren. Ebenso kann der Chef sie besser in bereits vorhandene Software integrieren“, sagt Oppermann.

Außendienst: Hausbegehung wird digitalisiert

Diesen Vorteil nutzt etwa Torsten Waßmann, Geschäftsführer der gleichnamigen Installationsfirma. Bei ihm haben seine Außendienstmitarbeiter beim Kundentermin nicht nur Zugriff auf alle wichtigen Dokumente. Sondern sie können Daten gleich vor Ort komfortabel in ihren Rechner eingeben – inklusive der Unterschrift des Kunden. Das Unternehmen verknüpfte die Handwerkslösung von Softwarespezialist pds mit der cloudbasierten Büro-Software Office 365 und den Tablet-Rechnern Surface Pro 3. So können alle Informationen und Daten vor Ort abgerufen, beim Kunden schnell konkrete Aussagen getroffen und damit Kundenwünsche ohne doppelten Erfassungsaufwand dokumentiert werden. Kosten: Tablet rund 740 Euro, Software 1.000 Euro pro Arbeitsplatz, Service-App 18 Euro im Monat.

Über die pds-Apps lassen sich Service- und Wartungsaufträge direkt bearbeiten und an das Büro übertragen. Begehen die Monteure ein Haus und wollen Gegebenheiten im Bad oder Heizraum erfassen, geht das digital mit dem Tablet. „Durch diese Akribie strahlen wir weitaus mehr Kompetenz und Zuverlässigkeit aus“, erzählt der Handwerker aus dem niedersächsischen Brinkum.

Diese digitale Collaboration endet bei der Waßmann GmbH jedoch nicht beim Kunden. Bei technischen Wartungen greifen die Mitarbeiter mobil auf die Betriebsdokumente in der Handwerkssoftware zu. Am Ende geben sie die Arbeitszeit ein, der Kunde unterschreibt auf dem Tablet, und die Abrechnung erfolgt im Unternehmen. Zurück im Büro schließen die Berater ihr Gerät an einen externen Monitor an, „PCs gibt es bei uns nicht mehr“, so Waßmann.

Mitarbeiter müssen in automatisierten Prozessen geschult werden

Sowohl beim Unternehmen Peters als auch bei der Firma Waßmann laufen somit viele Prozesse bereits automatisiert und in Echtzeit, „der Idealfall“, sagt Axel Oppermann, der aber auch vor zu hohen Erwartungen warnt: „Ein Faulpelz wird durch Collaboration nicht fleißig. Die Software kann nur unterstützen, man kann nicht alle Prozesse darauf abwälzen.“ Die Mitarbeiter müssten sich den neuen Gegebenheiten anpassen, aktiv mit den Werkzeugen umgehen und Dinge wie Stücklisten weiterhin gewissenhaft pflegen, so der Fachmann, der auch zu intensiver Schulung rät.

Das bestätigt auch Marcel Rehermann. Er ließ beispielsweise bereits eingesetzte Notebooks durch Tablets ersetzen: „Das hat mit der Tastatur nicht hingehauen, mit den jetzt eingesetzten iPads sind die Kollegen zufriedener.“ Bald will Rehermann auch Archivordner wegwerfen, die brauche sein Unternehmen nun nicht mehr, denn es habe den digitalen Überblick.

Produktvergleich: Apps für Teamarbeit

Wer die neue Form der Teamarbeit einmal testen möchte, hat dazu zahlreiche Möglichkeiten. handwerk magazin stellt die wichtigsten Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen vor.

Slack

Slack kann die gesamte Kommunikation eines Unternehmens zusammenführen, sodass alle einen gemeinsamen virtuellen Raum (Workspace) haben, in dem Unterhaltungen organisiert und zugänglich sind. Slack erlaubt, gemeinsam Dokumente zu bearbeiten, und andere Online-Dienste wie Dropbox oder Google Drive lassen sich darin integrieren.
Preis: kostenlos bis 11,75 Euro pro Benutzer und Monat

Trello

Trello ist cloudbasiert und eignet sich vor allem für Handwerksbetriebe, die gerne mit Bildern arbeiten, etwa mit Fotos von der Baustelle. Auf sogenannten Boards erstellen die Mitarbeiter Listen. Diese lassen sich beliebig bearbeiten und mit Checklisten, Anhängen und einem festgelegten Termin versehen.
Preis: kostenlos bis 20,83 Dollar pro Benutzer und Monat

Office 365

Aus der fest installierten Bürolösung ist mit Office 365 ein cloudbasierter Abo-Dienst geworden. Dieser lässt sich auch auf mobilen Geräten nutzen, auf die Outlook-Kalender können die Kollegen gegenseitig zugreifen, und ein neuer Dienst wie Microsoft Teams ermöglicht Gruppenchats und vereinfacht den Informationsaustausch.
Preis: für Unternehmen ab 8,80 Euro pro Benutzer und Monat

Microsoft 365

Microsoft 365 ist der große Bruder von Office. Darin enthalten: sämtliche Office-Programme mit mobilen Anwendungen, IT-Sicherheits-Lösungen, Online-Dateispeicher OneDrive und die CRM-Lösung Outlook Customer Manager. Ein Planungsprogramm, mit dem beispielsweise ein Friseur oder eine Autowerkstatt Termine über das Internet vergeben können.
Preis: 16,90 Euro pro Nutzer und Monat

Asana

Die Cloudlösung Asana dient vor allem dazu, dass Handwerker und ihre Mitarbeiter einzelne Aufgaben und Projekte im Team gemeinsam im Blick haben und auf E-Mails verzichten können. Projekte lassen sich damit gut visualisieren und in einem Zeitplan darstellen. Arbeitsberichte sollen zeigen, ob alles nach Plan verläuft oder etwas aus dem Ruder gerät.
Preis:
kostenlos bis 9,25 Euro pro Monat und Nutzer

Basecamp

Auf dem Heimatmarkt USA fokussiert die Lösung Basecamp vor allem den Markt der kleinen Unternehmen an. Hier geht es vor allem um das Organisieren von Projekten, Aufgaben und Fristen in Teams. Ein schwarzes Brett soll E-Mails ersetzen, es existieren eine To-do-Liste, mit der Aufgaben zugeteilt werden können, ein Gruppenkalender, eine Funktion zum Datenaustausch und ein Chatprogramm.
Preis: 99 Dollar pro Monat bei unbegrenzter Nutzerzahl

Bitrix 24

Die Software Bitrix 24 koppelt die klassischen Collaboration-Funktionen wie Aufgaben- und Dokumenten-Management mit den Kommunikationsformen, die man aus sozialen Netzwerken kennt. Das Besondere ist hier die Funktionsvielfalt. Von der Personalverwaltung über Arbeitszeitmanagement bis hin zu einem klassischen E-Mail-Server kommt Bitrix 24 auf gut 35 verschiedene Dienste.
Preis: kostenlos bis 199 Euro monatlicher Miete

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