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Digitale Auftragsvergabe Schneller und ohne Fehler Angebote erstellen

Handwerksbetriebe, speziell solche, die mit Immobiliensanierungen ihr Geld verdienen, können mithilfe von Onlineportalen die Auftragsabwicklung straffen und damit Zeit sparen und den Personaleinsatz verringern.

Handwerker, speziell Betriebe, die mit Sanierungen zu tun haben und deren Auftraggeber die Wohnungswirtschaft ist, müssen oft einen zeitaufwendigen Angebotsabgabeprozess bewältigen. „Die Handwerksbetriebe sind hier gefordert, vor Ort zu gehen und für das Wohnungswirtschaftsunternehmen die Leistungen aufzunehmen. Damit binden sie in der Regel Fachkräfte für nicht produktive Aufgaben“, so Carsten Petzold, Geschäftsführer der Doozer Real Estate GmbH, einer digiatlen Auftragsplattform für Immobiliensanierungen.

Dass dabei in aller Eile Fehler passieren, notwendige Arbeiten vergessen oder fehlkalkuliert werden, ist menschlich verständlich, betriebswirtschaftlich jedoch schwierig. Immerhin sitzen die vergleichsweise großen Wohnungswirtschaftsunternehmen oft am längeren Hebel. Fällt den Handwerkern vor Ort auf, dass zusätzliche Arbeiten erforderlich wären, können die dafür notwendigen Aufwände in der Regel nur sehr schwer nachverhandelt werden.

Zeitlich aufwändig gestaltet sich auch der Prozess der Auftragsabarbeitung. Angefangen von der Vorortbegehung und Datenaufnahme mit eventuell notwendiger Anpassung der angebotenen Dienstleistungen (Umfang, Material, usw.) über die Einplanung der Arbeitskräfte bis hin zur Abnahmebegehung fallen hier viele Arbeitsstunden an, die nicht produktiv zur Verfügung stehen. Und da sind die Buchhaltung sowie der gesamte administrative Prozess wie etwa die Übertragung von Aufträgen via Fax noch gar nicht mit eingerechnet.

Auftragsvergabe straffen und Zeit sparen

Doch die Aufwände für die Zusammenarbeit mit den Auftraggebern – von der Angebotsphase bis hin zur Rechnungsstellung – lassen sich reduzieren. Helfen können hier zum Beispiel Portale, die die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer auf ein Minimum reduzieren, indem sie vorab Fakten schaffen.

Handwerksunternehmen können beispielsweise im Portal DOOZER (www.doozer.de) jederzeit anpassbare Einheitspreise für Dienstleistungen sowie ihre Terminkapazitäten hinterlegen. Auf diese Weise sparen sie Zeit, indem sie keine unnötigen Angebotsanfragen beantworten und Preise verhandeln müssen.

Zudem gewinnen sie an Transparenz, da die eigene Konkurrenzfähigkeit dank standardisierter Leistungsverzeichnisse und annonymisierter Vergleichsangebote besser eingeschätzt werden kann. Entschließen sich die Handwerksbetriebe, Teilleistungen an Subunternehmen weiterzureichen, können sie die Leistungsverzeichnisse automatisch in die jeweilige Sprache ihrer Subunternehmer übersetzen und an die jeweiligen Partner delegieren.

Administration verschlanken

Mithilfe digitaler Lösungen lässt sich nicht nur der Prozess der Auftragsvergabe abkürzen. Die gesamte Administration verschlankt sich zusehends. So gelingt etwa mit einer ERP-Integration auf Seiten des Handwerkunternehmens auch die automatisierte Anlage des Auftrags in seinem ERP-System. Gleichzeitig gewinnt das verantwortliche Handwerksunternehmen einen ständigen Überblick über den Status quo aller Aufträge.

Mit Hilfe eines intelligenten und digital unterstützten Baumanagements haben Betriebe die notwendige Transparenz über den Fortschritt der Sanierung, können Aufträge bündeln, Routen optimieren, das Dispositionsmanagement – also die Bereitstellung von Materialien – optimieren und konsolidieren.

Auch im Abnahmeprozess schaffen digitale Lösungen Erleichterung: So können etwa die aus rechtlichen Gründen aktuell noch handschriftlich zu unterzeichnenden Abnahmeprotokolle im Anschluss einfach in das Portal hochgeladen und so für alle Beteiligten einsehbar dokumentiert werden. Die Rechnungslegung kann automatisch erfolgen und dem Auftraggeber digital übermittelt werden – sowohl als PDF als auch als Datensatz.

Der Kunde fordert Beschleunigung

Viele Wohnungswirtschaftsunternehmen haben längst Gefallen an dem auch aus ihrem Blickwinkel komfortablen und deutlich beschleunigten Vergabeprozess gefunden und machen sich oft gar nicht mehr die Mühe, nach anderen Anbietern jenseits der im Einsatz befindlichen Portale zu suchen. Wollen Handwerksunternehmen hier dauerhaft berücksichtigt werden, kommen sie mittelfristig nicht umhin, Teil solcher Portallösungen zu sein. Denn auch die Wohnungswirtschaft ist zur Effizienz verpflichtet und muss Prozesse optimieren und Zeitfresser beseitigen. Auch aus ihrem Blickwinkel ist es darum von Vorteil, wenn sich der gesamte Auftragsvergabeprozess – von der Preisverhandlung bis zur Rechnungsstellung – verschlankt.

Dass das gelingen kann, zeigen inzwischen messbare Erfahrungswerte. So verkürzt sich der bislang analoge Prozess um mehr als die Hälfte, wenn digitale Lösungen zum Einsatz kommen. Die Zeitersparnis ist für alle am Prozess Beteiligten spürbar und führt zu spannenden Mehrwerten. So ist zum Beispiel eine schnellere Neuvermietung von sanierten Wohnungen möglich.

Praxisbeispiel „Juratex“: Digitalisierung als Möglichkeit

Michael Henchoz, Inhaber des Handwerkunternehmens Juratex, sieht in der Digitalisierung erhebliche Vorteile. So funktioniert die Abwicklung sämtlicher Vorgänge nicht nur wesentlich schneller. Sie können auch zielgerichteter abgearbeitet werden. Die Digitalisierung versteht er für sein Unternehmen auch als Chance für die Zukunft, die Nachwuchssorgen der Handwerksbranche ein Stück weit zu lösen. „Wenn ich dem Nachwuchs die Möglichkeit biete, sowohl mit den Händen als auch mit digitalen Medien zu arbeiten, könnte das für nachfolgende Generationen den Ausschlag geben, sich für eine Tätigkeit im Handwerk zu begeistern“, glaubt Henchoz.

Er arbeitet mit Doozer, weil seine Auftraggeber die Lösung einsetzen. Insbesondere in der neuen Version 2.0 sieht er für seine tägliche Arbeit erhebliche Vorteile, da beispielsweise Leistungsnachträge und die gesamte Auftragsabwicklung noch nutzerfreundlicher gelöst wurden. Die Integration der Lösung im Frühjahr 2018 gestaltete sich für ihn einfach und verursachte kaum Aufwände. Dennoch konnte er sofort von der Digitalisierung des Beauftragungsprozesses profitieren. „Die mühselige Angebotserstellung aller Einzelpositionen entfällt“, freut sich der Unternehmer. „Das spart natürlich viel Zeit.“

Henchoz sieht zudem große Potenziale in digitalen Auftragsportalen. So sollte seiner Meinung nach, noch eine Funktion integriert werden, die Firmen helfen, die keinen eigenen Techniker vor Ort haben. So könnte dann ein Handwerker die Leistungszusammenstellung im Objekt selbst vornehmen, damit eine sachlich fundierte Beauftragung erfolgen kann. Bei Doozer stößt Henchoz mit seinen Vorschlägen auf offene Ohren. „Doozer hört den Anwendern zu, bringt Verbesserungsvorschläge ein und ist am Puls des Geschehens“, sagt Henchoz. So werden beispielsweise Handwerker wie von Henchoz gewünscht in Kürze die Möglichkeit erhalten, mit Doozer die Sanierungsbeauftragung vorort selbst zu erstellen. Außer den Asset Managern oder Verwaltern sind dann auch Dritte, wie etwa Handwerker, Sachverständige, Bauleiter oder Architekten in der Lage, die notwendigen Sanierungs-Maßnahmen vorort selber zu beauftragen. „Sich den digitalen Optionen zu öffnen, lohnt sich für Juratex in jedem Fall“, fasst Henchoz zusammen.

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