Mobile Zeiterfassung | Die elektronische Erfassung von Arbeitszeit und sonstigen Personal- und Geschäftsdaten spart Zeit und Geld. Und sie funktioniert unterwegs am einfachsten mit dem Handy.
Schluss mit der Zettelwirtschaft
„Handwerker sind keine Schriftsteller“, kommentiert Thomas Stefes, Geschäftsführer der Stefes Bau GmbH in Bremen, humorvoll. „Das heißt, es hapert nicht nur an der Genauigkeit, es dauert auch.“ Im Lohnbereich werde im Handwerk das meiste Geld bewegt, eine zeitnahe Erfassung sei einfach unverzichtbar. Deshalb schätzt er das „Handy als Stempeluhr“.
Viele neuralgische Punkte bei der Dokumentation von Arbeitszeiten, Kosten und Leistungen lassen sich damit umgehen. Das Handy ist zum Alleskönner geworden, schnell, einfach, jederzeit und überall verfügbar. Und neue Funktionen scheinen geradezu täglich hinzuzukommen.
Bauunternehmer Stefes setzt seit zwei Jahren das „project2web“ der Bremer NEUSTA GmbH als mobiles Erfassungssystem ein. Bei 40 Mitarbeitern, die auf bis zu 100 Baustellen agieren, sind exakt und lückenlos erfasste Daten für die Lohnabrechnung und die tagaktuelle Nachkalkulation, aber auch als Arbeitsnachweis dem Kunden gegenüber unverzichtbar. Und die allerneueste Errungenschaft ist der „Digipen“, ein Stift mit integrierter Kamera, der filmt, was auf digitalisiertes Papier geschrieben wird. Serviceberichte werden dann per Bluetooth über das Handy an den Firmenserver übermittelt, und die Unterschrift des Kunden kommt sekundenschnell ins Haus. Wer es noch raffinierter haben will, erledigt das integrierte Service-Management über Tablet PCs. Die Formulare sind dort dargestellt, und der Kunde oder Auftraggeber unterschreibt rechtsgültig auf dem Touchscreen.
Auch Pläne werden nicht mehr auf Tafeln notiert, Prozessdaten nicht mehr in Notizbücher gekritzelt; schon gar nicht die Daten von Dienstfahrten manuell aufgezeichnet, Materialbewegungen gebucht und Bestände mit Listen abgeglichen. Die elektronischen Helfer – es gibt inzwischen ein schier unüberschaubares Angebot – registrieren alles und übertragen die Ergebnisse an zentrale Auswertungssysteme. Das erspart Ungenauigkeiten und die daraus entstehenden Streitereien.
Deutlich schneller
„Es geht alles deutlich schneller“, resümiert Barbara Nüssen, zuständig für die Lohnabrechnungen bei der Meschede Bedachungen GmbH in Recklinghausen. „Früher mussten die Mitarbeiter Tagesberichte schreiben, die wurden erfasst und ausgewertet, in Tabellen eingegeben. Heute kann ich alles zügig abarbeiten, denn ich erhalte sämtliche Daten online.“ Sie kontrolliert nur am Monatsende kurz die Zeitkonten, dann gehen die Dateien an den Steuerberater, der sie zur Weiterverarbeitung an die DATEV schickt, und binnen zwei Tagen sind die Auswertungen zurück. Außerdem kann sie jederzeit am Bildschirm abrufen, wer an welcher Baustelle ist, wer Urlaub hat oder wer krank ist.
Das Dachdecker-Unternehmen arbeitet mit Software der „virtic GmbH“ aus Dortmund, die aktuell auf Handys der Mitarbeiter gespielt wird. Es handelt sich um ein mobiles Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystem. Die Mitarbeiter loggen sich zu bestimmten Tätigkeiten am Diensthandy ein und melden sich zu den Pausen ab. Durch die Angabe der Baustellennummer wird die Zeit festgehalten, die für die betreffende Baustelle aufgewendet wird, und automatisch nach Tarif abgerechnet (inklusive Zuschläge).
Robuste Geräte
Robust sollten die Geräte sein für den täglichen Außeneinsatz und auch den Sturz in den Matsch unbeschadet überstehen. Und sie sollen Funktionen beinhalten, die umständliches Hantieren mit zusätzlichen Werkzeugen erübrigen. Das Malerprogramm „TopKontor 3“ des Herstellers „blue:solution“ aus Rheine übernimmt die Daten direkt vom Pocket-PC. Es wurde ergänzt durch ein Laser-Distanzmessgerät von Bosch, das blitzschnell exakte Werte liefert. Pro Angebot lassen sich damit laut Jan Laukötter, Maler in Rheine, zwei bis vier Stunden Arbeitszeit sparen. Die Massenermittlung als Kalkulationsgrundlage wird einfacher, schneller und genauer, das fehlerfreie Aufmaß wird per Knopfdruck an den PC übertragen.
Stolz auf ihre Geräte zur Zeit- und Fahrzeugdatenerfassung für Betrieb und Baustelle ist auch die Datafox GmbH in Geisa in der thüringischen Rhön. Erschütterung, Verschmutzung und intensive Beanspruchung können ihnen nichts anhaben. „Sie sind strapazierfähig und spritzwassergeschützt“, bestätigt Frank Hollrieder von der MobilZeit GmbH in Winsen an der Aller. Geeignet sind sie zum Einsatz im Bausektor, aber auch bei Energieversorgern und Kundendienstflotten. Die Daten sind bei Stromausfall gesichert, sie liefern eine lückenlose Informationskette und dienen der effizienten Prozessgestaltung intern sowie bei den Kunden.
Auch hier geht es um flexible Einsatzplanung, Kostenkontrolle, Erfassung von Mitarbeiter- und Auftragszeiten, Transparenz und vereinfachte, fehlerfreie Abrechnungen von Aufträgen und Löhnen. Mit der Software „T3“ der MobilZeit GmbH hat die S.A.T. Sonnen- und Alternativtechnik GmbH & Co. KG in Stockum eine Lösung gefunden, die Personal- und Projektzeiterfassung an die verwendete Branchensoftware von Sage KHK übergibt. Geschäftsführer Björn Jacobsen: „Die Lösung ist nicht nur bezahlbar, mit Sicherheit hat sie sich durch die von nun an genaueren Abrechnungen und zufriedeneren Kunden schon bald rentiert.“
Zuerst wurden in alle Firmenfahrzeuge die Fahrzeugdatenlogger eingebaut, die anhand der Tachosignale die Fahrt-Daten mit allen Standzeiten aufzeichnen. Während der Fahrt wird das Datenerfassungsgerät „MobilZeit T3“ in der Fahrzeugdockingstation geladen. Der Monteur meldet sich bei Fahrtbeginn an, scannt am Einsatzort den Barcode des Auftrags und bucht dort die verschiedenen Tätigkeiten.
Abends werden die Geräte in einer Dockungstation automatisch ausgelesen und durch die Branchensoftware ausgewertet. In einer weiteren Ausbaustufe ist eine Live-Übertragung an die Firma möglich.
Allerdings: In einer Zeit, in der Firmenspionage an der Tagesordnung ist und auch der Privatmann gewärtig sein muss, dass kein gesprochenes Wort mehr geheim ist – in dieser Zeit bietet gerade die raffinierte Technik jede Menge Ansatzpunkte für Lauscher und Störer. Das banalste Beispiel ist das liegengelassene Handy, dessen Daten dem Finder ungeschützt zugänglich sein können. Aber auch Geräte in der Hand des Nutzers haben ein Sicherheitsrisiko. Drahtlose Verbindungen sind leicht auszuspionieren.
Neben der Sicherheit ist natürlich auch an gesundheitliche Aspekte zu denken. Strahlungsarme Festnetz-Telefone und Handys sowie Strahlenschutz-Täschchen für das Handy sollen mögliche Belastungen verringern. Für Handy-Vieltelefonierer sind deswegen auch Kopfhörer empfehlenswert.
Gerlinde Böbel
reinhold.mulatz@handwerk-magazin.de