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Richtig umgehen mit E-Rechnungen

Die E-Rechnung ist der Papierrechnung seit 2011 faktisch gleichgestellt. Sie bedarf seitdem keiner elektronischen Signatur mehr – ein Vorteil für die Betriebe. Zu beachten sind nach Angaben des Verbandes der E-Rechnungen diese Regeln:

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Aufbewahrungsfrist.

Sie beträgt zehn Jahre. Beginn ist der Schluss des Kalenderjahres,
in dem sie erstellt wurde.

Manipulationssicherheit.

Sämtliche Änderungen müssen erkennbar bleiben. Wenn die E-Rechnung in einem reinen Dateisystem vorgehalten werden soll,
sind zusätzliche Schutzmaßnahmen notwendig.

Zeitfaktor.

Die Rechnung ist zeitnah – also möglichst unmittelbar nach Eingang – zu sichern. Um Manipulationen oder Verlust auszuschließen, ist sie schnell zu archivieren. Wichtig ist, dass sie vollständig als Beleg gesichert wird.

E-Mail.

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbeleges sind in elektronischer Form aufzubewahren. Wenn die Mail allerdings nur dazu dient, die Rechnung an den Empfänger zu leiten – also quasi analog eines Briefumschlages verwendet wird – kann sie gelöscht werden. Entscheidend ist aber, die angehängte PDF-Datei zu speichern. Es spricht nichts dagegen, freiwillig auch die jeweilige Mail aufzubewahren.

Nachvollziehbarkeit.

Die Rechnung ist mit einer Eingangsnummer zu versehen – sogenannte Indexierung. Darunter wird sie verwaltet. Die Zuordnungs- und Identifizierungsmerkmale sind beim Verbuchen zu übernehmen.

Konvertierung.

Mitunter konvertieren Unternehmen die eingehenden E-Rechnungen zur Weiterverarbeitung in ein Inhouse-Format. Dann sind immer beide Versionen aufzubewahren und unter dem gleichen Index zu verwalten. Es dürfen keine inhaltlichen Veränderungen gegenüber dem Original vorgenommen werden und beide Dateien müssen sich maschinell auslesen lassen.

Verfahrensdokumentation.

Das Finanzamt legt großen Wert auf die sogenannte Verfahrensdokumentation. Wichtig ist, dass sich daraus erklärt, wie die Firma die in den GoBD dokumentierten Ordnungsvorschriften gewährleistet. Die Verfahrensdokumentation muss für einen Dritten – also den Betriebsprüfer – verständlich und nachprüfbar sein. Auch sie bewahrt der Unternehmer in der jeweiligen Version über die gesamte Frist von zehn Jahren auf.

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