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KI in der Buchführung Rechnungen zuverlässig per Software abwickeln lassen

Mit einem modernen Softwaresystem können Handwerksunternehmer ihre Buchhaltung zuverlässig und nebenbei erledigen lassen und sich so auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Zeitsparende Werkzeuge wie künstliche Intelligenz (KI) und Optical Character Recognition (OCR) unterstützen dabei.

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Der Tischler wird weiterhin nicht ohne Hammer und Säge auskommen und der Kfz-Mechaniker nicht auf Hebebühne und Schraubenschlüssel verzichten können. Anders sieht es bei den Bürotätigkeiten aus, die anfallen. Hier sind neue zeitsparende Werkzeuge für Unternehmer aus der Handwerksbranche auf dem Vormarsch: Künstliche Intelligenz (KI) und Optical Character Recognition (OCR). Unter anderem im Bereich der Buchhaltung hilft sie Handwerksbetrieben dabei, Zeit zu finden, um sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Derweil finden Rechnungen beinahe automatisch den Weg zu den richtigen Konten.

Auch wenn Handwerksbetriebe in erster Linie bauen, reparieren, gestalten und praktische Probleme lösen, so will auch die Papierarbeit gemacht sein. In administrativen Bereichen wie in der Buchhaltung laufen standardisierbare Prozesse ab, die notwendig und eben auch zu automatisieren sind. Schließlich soll die Schreibtischarbeit so wenig Zeit und Energie wie möglich vom eigentlichen Handwerkergeschäft nehmen. Wichtig dabei: Rechnungsverbuchung und Lohnbuchhaltung sollen fehlerfrei vonstatten gehen, sodass dem Meister auch zum Quartals- oder Jahresabschluss keine grauen Haare über die finanziellen Prozesse wachsen. Der Wirtschaftsprüfer und das Finanzamt sollen möglichst nichts beanstanden können und den Handwerkschef in Ruhe weiterarbeiten lassen.

Mehr Zeit für das Kerngeschäft mit digitalem Buchhaltungssystem

Es ist einen Moment her, da stapelten sich Papierberge im Hinterzimmer des Meisterbüros. Die Vollzeitbuchhalterin haute täglich lautstark in die Tasten und blätterte unentwegt im dicken Kontenplan, um das richtige Konto für die Arbeitshosen des Lehrlings oder den Zuschuss für das Mittagessen zu finden. Rechnungen und Quittungen flatterten per Fax, Post und über die Angestellten herein. Dann galt es zu sortieren und zu entschlüsseln – und immer wieder nachzufragen. Die unvermeidlichen Fehler oder inkonsistenten Zuordnungen ähnlicher Buchungen beschäftigten sie am Ende des Monats mit Umbuchungen und Aufräumen.

Heute sitzt die gleiche freundliche Dame am Telefon und erstellt kundenbezogene Angebote. Die Buchhaltung erledigt sie nebenbei. Ein digitales Buchhaltungssystem erleichtert ihr eingehende Rechnungen zu erkennen und zu verbuchen. Die meisten Rechnungsdokumente senden die Lieferanten maschinenlesbar per Mail oder stellen sie zentral als Pdf-Datei zur Verfügung. Die Genehmigung von Auszahlungen geschieht auch per Knopfdruck. Hat der Meister ausnahmsweise vergessen, die aktuellen Rechnungen schnell durchzusehen, erinnert ihn das System daran, und nicht die selbst unter Zeitdruck stehende Buchhalterin. Angebote und Rechnungen lassen sich dank hinterlegter Leistungen und Materialien schnell und unkompliziert erstellen. Die Arbeit mit Papier ist deutlich reduziert. Zum Wohle des Regalplatzes im Büro und der Umwelt wird nun elektronisch archiviert und auf Knopfdruck wiedergefunden. Es bleibt Zeit für den Dialog mit den Kunden und das Lösen praktischer Aufgaben.

Wie unterstützt eine maschinelle Texterkennung?

Bei der optischen, maschinellen Texterkennung macht sich eine Computer-Software ein Bild von Zahlen und Buchstaben in einem nach bestimmten Regeln aufgesetzten Dokument. Dabei kann die sogenannte OCR-Software Text umso besser erkennen, je einheitlicher er geschrieben steht. Handgeschriebene Ausdrücke können deshalb schwer lesbar sein. Ein Dokument, das mit einem Texterfassung Programm erstellt wurde, dann aber ausgedruckt und in mittelmäßiger Qualität wieder eingescannt wird, kann ebenso eine Herausforderung darstellen. Geschriebenes Material aus einem Textbearbeitungsprogramm, einem Tabellen-Werkzeug oder als Pdf veröffentlicht, eignet sich am besten für OCR. Eine Texterkennungs-Software, kann Buchstaben und Zahlen in solchen Dateien selbst erkennen und zuordnen. In einer Standardrechnung gibt es bestimmte Schlüsseldaten wie Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Lieferantennamen und Betrag. Nach diesen Daten sucht das Programm, das mit verschiedenen Regeln „gefüttert“ wurde. Der Software wurde zum Beispiel einprogrammiert, dass ein Datum in Verbindung mit dem Term „fällig am“ steht, immer das Fälligkeitsdatum meint. Auf diese Weise kann die Software selbst die wichtigen Informationen aus Dokumenten herausziehen.

Wie künstliche Intelligenz unterstützen kann

Künstliche Intelligenz (KI) lässt Maschinen selbst denken. Der Entwickler gibt ihnen ein Grundwissen und verschiedene Algorithmen, also Regeln für logisches Schlussfolgern. Dies ist für gängige Software und Betriebssysteme heute Standard. Mit künstlicher Intelligenz erhält ein Computer darüber hinaus die Fähigkeit, sich auf Basis der Benutzer-Aktionen neues Wissen anzueignen und entsprechend zu handeln. Dieses Können heißt maschinelles Lernen. Maschinen nehmen Wissen, Sprache, Logik, Argumente und Planungskompetenzen auf eine Weise auf, die der des Menschen ähnelt. Dieser Vorgang geschieht pausenlos und rund um die Uhr. Die komplexe Intelligenz von Menschen lässt sich von Maschinen bei Weitem noch nicht nachbilden. Teilbereiche des menschlichen Kommunizierens und Reflektierens kann ein Computer jedoch bereits nachahmen.

Texterkennung funktioniert beim Ansehen eines Dokuments wie die Augen des Computers und Künstliche Intelligenz wie sein Gehirn. Die Augen identifizieren Buchstaben und Zahlen und das Gehirn versteht die Wörter, die sie formen und deren Bedeutung. Auf diese Weise lässt sich das Zusammenspiel zwischen den beiden technischen Kategorien mit den Fähigkeiten des Menschen vergleichen. Lesen können allein reicht nicht aus, um zu verstehen. Das Gelesene muss auch interpretiert werden, um darauf aufbauend handeln zu können. Hier hilft KI weiter. Erweisen sich die bereits hinterlegten Regeln beispielsweise für das Fälligkeitsdatum für einen bestimmten Lieferanten als verkehrt, muss der Buchhalter immer wieder korrigieren. In einer mit KI ausgestatteten Software merkt das Programm sich diese Änderungen und schlussfolgert. Bei diesem Lieferanten steht das Fälligkeitsdatum des Rechnungsbetrages immer links oben statt rechts unten. Beim nächsten Mal erkennt das System die erwünschte Handlung und der Buchhalter muss nicht mehr eingreifen.

Hier zeigt sich deutlich der Unterschied zwischen Programmen mit und ohne KI. Software ohne KI stoßen bei Unregelmäßigkeiten oder intuitiven Handlungen schnell an ihre Grenzen. Ihre Regeln müssen vom Programmierer umgeschrieben werden, wenn sie auf Ausnahmen reagieren können sollen. Software mit KI „lernen“ jedoch von selbst und ahmen mit ihrer eigenen Erinnerung menschliches Verhalten bei genau definierten Vorgängen nach.

Was haben KI und OCR mit der Buchhaltung zu tun?

Den Augen und dem Gehirn im Computer entgehen keine Details. Diese Fähigkeit ist wichtig beim Lesen, Zuordnen und Verbuchen von Rechnungen und Belegen. Aus diesem Grund kann eine Buchhaltungssoftware mit KI und OCR in der Finanzbuchhaltung eine große Hilfe sein. Ihre Augen werden nicht müde und das Gehirn schweift nicht ab. Digitale Lösungen übernehmen Routineaufgaben, damit der ausgebildete Buchhalter oder Finanzmitarbeiter sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren kann.

Diese wertvolle Unterstützung beginnt beim Einlesen von Rechnungen und Belegen. Die immer seltener werdenden Papierrechnungen können direkt gescannt oder – noch einfacher – mit dem Handy fotografiert und direkt in die Software hochgeladen werden. Natürlich entscheidet jeder Handwerksbetrieb selbst, ob alle Angestellten abzurechnende Quittungen weiterhin im Büro abgeben sollen. Eine einfache Alternative ist aber, allen Mitarbeitern per App auf dem Handy zu erlauben, die Belege selbst einzuscannen, um anschließend den Beleg wegzuwerfen. Hiermit können viele Nachfragen nach nicht eingereichten Quittungen, verlorene Belege und das Erstellen von Ersatzbelegen vermieden werden. Nicht nur Erfassung und Buchung, sondern auch die Zahlung von Verpflichtungen kann per KI automatisiert werden. Das Programm kennt Betrag, Fälligkeitsdatum und Empfänger der Rechnung. Ist sie nun auch zur Zahlung freigegeben worden, steht einer rechtzeitigen, automatischen Überweisung nichts mehr im Wege. Digitalisierung stellt somit eine echte Zeitersparnis dar.

Intelligente Software erleichtert zudem die Kommunikation im Betrieb. Denn moderne Buchhaltungssoftware ermöglicht es Handwerksbetrieben, Rechnungen zur Genehmigung je nach Rechnungsbetrag oder Dienstweg automatisch an den Chef oder den Besteller weiterzuleiten. Per Knopfdruck lassen sich die entsprechenden Belege einsehen, kommentieren und akzeptieren. Weder Zettel auf dem Schreibtisch noch gehetzte Telefonanrufe an den ausgelasteten Gesellen auf der Baustelle sind nötig. Auch der Steuerberater freut sich. Fortan liegen keine dicken Briefe mit Belegen mehr in der Post. Es genügt der Zugang zur Software des Klienten, um ihm mit seinen Buchungen zu helfen. Nicht zuletzt verringert sich der Aufwand bei Wirtschaftsprüfungen für den Handwerksbetrieb. Stichproben und zu wichtigen Transaktionen gehörende Belege sind im elektronischen Archiv schnell gefunden.

Fazit: So kann OCR Handwerkern den Büro- und Buchhaltungsalltag erleichtern

Den größten Teil seiner Zeit in der Werkstatt und auf der Baustelle zu verbringen, ist Ziel eines jeden Handwerkers. Hier setzen Meister, Geselle und Lehrling ihre Fähigkeiten am besten ein und hier verdienen sie ihr Geld. Geld, das nicht zuletzt auch für die Kollegen im Büro reichen muss. Digitale Services ermöglichen es, administrative Abläufe zu automatisieren. Das bedeutet weniger Zeitaufwand für Nebentätigkeiten und Fokus auf das Kerngeschäft.

Digitalisierte Prozesse in der Buchhaltung erlauben es den Büroangestellten, mehr Zeit mit anderen, wertschöpfenden Tätigkeiten zu verbringen. Statt zu buchen können sie Angeboten erstelle, die Kostenstruktur des Betriebes analysieren und verbessern oder nicht-finanzielle Tätigkeiten übernehmen. Auf der Baustelle wiederum klingelt das Telefon seltener wegen Nachfragen. Der Handwerkerchef muss sich weniger Gedanken über unfertige Monatsabschlüsse und Überstunden im Büro machen. Auf diese Weise kann intelligente Buchhaltungssoftware mit KI und OCR sowohl in der Administration als auch in der Produktion Zeit und damit Geld sparen.

Der Autor Fabian Silberer ist Gründer und Geschäftsführer von sevDesk, einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware für Selbstständige und Kleinunternehmer.

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