Rechnungen prüfen

Fehlende Pflichtangaben, falscher Betrag, Rechnungskürzung, das Finanzamt verlangt klar dokumentierte Korrekturen. Die wichtigsten Tipps.

Rechnungen prüfen

Pflichtangaben. Das Finanzamt akzeptiert Rechnungen nur, wenn sie alle Pflichtangaben beinhalten, die das Gesetz vorschreibt. Je nach Vertragspartner und Geschäft können das bis zu elf Posten sein. Die Übersicht finden Sie über Online exklusiv, Seite 53, oder direkt online bei www.handwerk-magazin.de (Suchbegriffe: „Rechnungen, Pflichtangaben“).

Rechnungsmängel. Fehlt eine der Pflichtangaben oder moniert sie der Kunde, weil sie falsch sind, er berechtigt Änderungen fordert oder aus anderen Gründen, muss sie der Aussteller korrigieren. Der Kunde selbst darf das nicht - dies würde das Finanzamt nicht akzeptieren.

Tippfehler. Falls etwa ein einfacher Rechtschreibfehler passiert ist, die Angaben aber ansonsten den Vorschriften entsprechen, bedarf es keiner aufwendigen Korrektur. Der Kunde gibt die Rechnung mit der Umsatzsteuervoranmeldung an und vermerkt sich handschriftlich den kleinen Fehler.

Falscher Betrag. Der Kunde stellt fest, dass der Betrag falsch ist. Korrekturen durch den Rechnungsempfänger werden in solchen Fällen nicht anerkannt. Das heißt, Rechnung an den Aussteller zurückschicken, korrigierte Rechnung anfordern.

Mängelrügen. Begleicht ein Kunde seine Rechnung nicht, weil er Mängel vorzubringen hat, passiert nichts, wenn der Betrieb der Istbesteuerung unterliegt. Denn hier muss der Unternehmer die Umsatzsteuer erst abführen, wenn er sein Geld erhalten hat. Anders sieht es bei der Sollbesteuerung aus - hier wird die Umsatzsteuer fällig, sobald die Leistung ausgeführt ist: Falls sich der Streit mit dem Kunden hinzieht und er nicht zahlt, kann der Betrieb die Rechnung ausbuchen oder sie korrigieren. Zu welchem Zeitpunkt der Unternehmer so verfahren kann, ist nicht eindeutig geregelt. Zum Beispiel kann der Betrieb auch dann ausbuchen, wenn der Kunde seine Forderung insgesamt oder in der vereinbarten Höhe bestreitet. Wichtig ist es, hierfür Nachweise zu den Rechnungen abzulegen, um sie bei einer Betriebsprüfung zur Hand zu haben.

Insolvenz. Der Betrieb kann zudem eine Forderung ausbuchen, falls der Schuldner zahlungsunfähig ist. Sogar wenn der Firmenchef seine Forderung auf absehbare Zeit nicht durchsetzen kann, bucht er die Rechnung aus. Das kann auch schon passieren, bevor der Kunde Insolvenz angemeldet hat.