Auftragsabwicklung, Digitalisierung, ERP – Enterprise Ressource Planning, IT-Trends und Wachstum
Was Sie schon immer über ein Enterprise-Resource-Planning-Tool (ERP) wissen wollten: Karsten Sontow, Vorstand beim unabhängigen Marktanalysten Trovarit, beantwortet die brennendsten fünf Fragen der Handwerkschefs im Überblick.
Ab wievielen Mitarbeitern lohnt es sich für mich ein ERP anzuschaffen?
Karsten Sowntow: Ein ERP unterstützt im Kern die Auftragsabwicklung vom Angebot bis Faktura. Daher lohnt es sich für all diejenigen, die diese Arbeitsschritte nicht für jeden Kunden manuell erstellen wollen. Das Programm erledigt viele Aufgaben automatisch, schafft Überblick über den Stand der Auftragsbearbeitung und erinnert an offene ToDo’s, zum Bespiel die Mahnung von unbezahlten Rechnungen. Wer möchte, kann sein ERP um weitere wichtige Funktionen erweitern. Dazu zählt etwa die Disposition von Personal und Material, die für die Abwicklung des Auftrags nötig sind, oder die Buchhaltung zur Erfassung und Kontierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Über ein Customer-Relationship-Management-Tool (CRM) lassen sich weiterhin Marketing und Vertrieb steuern und Kundenbeziehungen pflegen. Moderne ERP-Lösungen verfügen heute alle über diese Funktionen oder aber haben eine Schnittstelle zu Speziallösungen für die genannten Bereiche .
Wie kann ich herausfinden, welche Software zu meinem Betrieb passt?
Bei der Auswahl der ERP-Software ist nicht zuletzt Ihre Betriebsgröße ausschlaggebend. Auch muss sich jeder Handwerkschef für sich selbst überlegen, welche Aufgaben die Software unbedingt erfüllen soll. Bei einem Angebot von circa 500 ERP-Lösungen gibt es hier deutliche Unterschiede. Unsere Studie „ERP in der Praxis 2020/2021“ hat ergeben, dass schlankere Systeme den Einstieg in die digitale Unternehmensführung erleichtern: Weil sie nur die wichtigsten Funktionen beinhalten sind sie weniger komplex und daher einfacher zu bedienen. Einen guten Kompromiss zwischen umfassender Hilfestellung und Konzentration auf das Wesentliche bieten zudem Branchenlösungen. Diese bilden die Spezialitäten einzelner Branchen ab – zum Beispiel Heizung, Sanitär, Klima oder Fleischereien – ohne durch branchenfremde Themen überfrachtet zu sein.
Ist es ok, wenn ich weiterhin mit Notizblock und Excel-Tabelle arbeiten möchte?
Das ist natürlich ok. Aber oft kommt es vor, dass Handwerker sich mit ihrer Zettelwirtschaft buchstäblich verzetteln und vergessen, zugesagte Angebote zu versenden oder erbrachte Leistungen vollständig abzurechnen. Dabei geht viel Umsatz verloren. Wer mit Excel arbeitet, geht da schon strukturierter vor: Die Pflege der einzelnen Tabellen erfordert allerdings viel Zeit. Weiterer Malus: Die verschiedenen Tabellen für Angebote, Aufträge, Rechnungen und Zahlungseingänge lassen sich untereinander nicht ohne weiteres verknüpfen, so dass kein Datenaustausch passiert. Automatisierte Prozesse, so wie sie ein ERP bietet, finden daher nicht statt. Ein Beispiel: Begleicht ein Kunde die gestellte Rechnung, so wird der Zahlungseingang direkt im ERP bei der Rechnung hinterlegt. Andernfalls erinnert das System den Kunden an die noch offene Rechnung. Der Handwerkschef muss nicht aktiv werden und eigenhändig kontrollieren.
Die Digitalisierung von Handwerkbetrieben wird gerade groß diskutiert: Welchen Stellenwert nimmt ein ERP darin ein?
Indem die Software den zentralen Geschäftsprozessen eine Struktur gibt und wichtige Verwaltungsaufgaben automatisiert erledigt, ist das ERP das Rückgrat eines digitalen Betriebs. Die Vorteile eines Betriebs liegen in Zeitersparnis sowie in mehr Transparenz und Umsatz, all das bietet das ERP aus einer Hand. So können Betriebe auch ihre Lieferanten mit bestimmten Einkaufskonditionen hinterlegen und über diese Transparenz gezielter und günstiger einkaufen. Und, wie bereits gesagt, fallen auch Rechnungen und Mahnungen in der Hektik des Geschäftsalltags nicht mehr unter den Tisch. Zudem verfügen ERP-Programme über die Möglichkeit, weitere digitale Tools anzubinden. Für den Handwerkschef zahlt sich die fortschreitende Digitalisierung seines Betriebs also aus: Über automatisierte Abläufe macht er sich und seinen Mitarbeitern das Leben leichter.