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Programme für mehr Umsatz

Branchen-Software | Eine neue Generation von Programmen bringt frischen Wind ins Unternehmen. Mehr und besseren Umsatz erzielen statt Kosten sparen ist dabei die Devise.

Erfolg versprechen sie alle. Die Hersteller der Branchensoftware wissen, wo im Handwerk der Schuh drückt – und trotzdem sind viele Programme eher ein Warenwirtschaftssystem als eine Lösung für das Handwerk. Der Grund: Es ist leichter und billiger, ein Programm für den Handel zu entwickeln. Und mit einigen Tricks und wohlklingenden Zugaben wie Datanorm- oder GAEB-Schnittstelle lässt sich so ein Programm nicht nur an Boutiquen und Dienstleister verkaufen, sondern auch an Handwerksbetriebe. Doch allgemeine Lösungen ohne richtigen Handwerksbezug scheitern schon bei der Angebotskalkulation, wenn es zum Beispiel um die Kombination von Wareneinsatz und Leistungen geht. Spätestens bei der Projektverwaltung, der Verfolgung und Überwachung von laufenden Aufträgen, trennt sich dann die Spreu vom Weizen.

Peter Driller, Geschäftsführer der DA-Tech Driller in Paderborn, hat solch mangelnden Branchenbezug bereits oft zu spüren bekommen. Für Wartungsarbeiten war das Spar-Programm, das der Elektromeister als Existenzgründer für 98 Euro angeschafft hatte, nicht geeignet. „Leider kommt die betriebswirtschaftliche Komponente in diesen Programmen viel zu kurz“, weiß Driller heute, „denn gerade im Handwerk ist das Büro chronisch unterbesetzt“.

Tatsächlich hat jedes Gewerk im Handwerk seine Eigenheiten. Ein Malerunternehmen ist auf die schnelle und unkomplizierte Übernahme der Materialinformationen aus dem Großhandel angewiesen. Das Aufmaß orientiert sich an der Fläche, der Einsatz von Digitalkamera und Laser-Distanzmessgerät ist unverzichtbar, weil Zeit besonders wichtig ist in einem Beruf, wo vier Fünftel aller Kosten Löhne sind. Ein Heizungsbetrieb dagegen denkt und arbeitet in Projekten. Die einzelnen Aufträge bewegen hohe Geldsummen. Entsprechend wichtig ist der schnelle Zahlungsfluss. Bei Anlagenausfällen frieren die Kunden ohne Heizung. Da ist schneller Service mit genauen Kenntnissen über die installierten Geräte und eine entsprechend unkomplizierte Rechnungsstellung für spontanen Reparatureinsatz oder geplante Wartungsmaßnahmen gefragt.

Im Metallbau wird nicht einfach etwas vom Rohmaterial aus dem Lager genommen und verarbeitet. Es bleiben Reste, die wieder als Rohmaterial ins Lager zurückkommen. Der Einkauf erfolgt vielleicht nach Kilogramm, die Lagerung nach Quadratmeter und die Rechnungsstellung nach individuellem Verbrauch – dieses Verwirrspiel der Maßeinheiten verstehen viele Programme nicht.

Projektverlauf im Blick

Der Elektriker hat viele tausend Produkte zu kennen, zu verwalten und vielleicht sogar auf Lager. Die VDE-/DIN- und andere Sicherheitsbestimmungen ändern sich ständig, sie sind akribisch einzuhalten und alle Maßnahmen in der Projektakte zu dokumentieren. Dabei muss die Branche bei einem relativ hohen Lohnanteil die Aufträge messerscharf kalkulieren und den Projektverlauf ständig im Blick haben.

Bei all diesen komplexen Anforderungen an eine Branchensoftware sind Behelfslösungen umständlich und lassen sich selten so zurechtbiegen, dass der Programmablauf mit der Organisation in der Praxis Schritt hält. Was umständlich ist, kostet unnötig viel Zeit im Büro. Wenn sich notwendige Büroarbeiten aber über Gebühr in die Länge ziehen, dann besteht die Gefahr, dass sie einfach verdrängt und nicht ausgeführt werden. Ist etwa das Mahnwesen zu kompliziert, lässt man es eben weg – mit fatalen Folgen. Ist die Angebotserstellung zu umständlich, bietet man seltener oder weniger ausführlich an – mit der Konsequenz, dass die Erfolgsrate sinkt und letztlich die Umsätze ausbleiben.

Genau deshalb hat Peter Driller nicht weiter auf seine Billiglösung gesetzt, sondern gezielt ein neues Programm für sein wachsendes Unternehmen gesucht. Bei den weit gefächerten Firmenaktivitäten von Driller war das nicht einfach. Der Unternehmer beschäftigt sich mit Kommunikation, Gebäudetechnik und Lichtdesign, vertreibt Telefonanlagen, installiert Computernetze, Alarmanlagen und Zutrittskontrollsysteme. Weil die Kunden gerne alles aus einer Hand wollen, ist Driller auch im Bereich der klassischen Elektro-Installation tätig.

Keine Leerzeiten

Alles in der Organisation unter einen Hut zu bringen, das schafft seit einigen Monaten bei Driller die Software TopKontor von Blue Solution. „Da stimmt das Projektmanagement und meine Mitarbeiter haben keine Leerzeiten beim Kunden oder auf der Baustelle“, freut sich Driller. Sie sind stets informiert durch den morgendlichen Terminabgleich zwischen Auftragsverwaltung und Handy.

Dorothea Klemt, die Softwarepartnerin vor Ort in Paderborn, überzeugte Unternehmer Driller vor allem mit dem Versprechen: ein Programm für alle Geschäftsfelder. Tatsächlich ist das Branchenpaket des Herstellers aus Rheine bereits in der Grundausstattung überraschend vollständig. Auftragsverwaltung, Lager, Vorkalkulation, Aufmaß, Schnittstellen von Datanorm bis UGL – das alles ist im Listenpreis von 1600 Euro enthalten.

Schnell amortisiert

Driller hat als Umsteiger und noch fast Existenzgründer nur 800 Euro bezahlt, und schon in einem halben Jahr habe sich die Investition amortisiert. „Wir erzielen drei Prozent mehr Umsatz, weil unsere Angebote jetzt mit Text und Bild versehen sind“, erklärt der Handwerksunternehmer und nennt ein Beispiel: Eine Telefonanlage mit technischen Daten sage den Kunden beim Angebot wenig. „Ist das System aber abgebildet, dann verstehen die Interessenten unsere Vorschläge und sind bereit, einen höheren Preis zu zahlen“, hat Driller erfahren.

Genau dieses Phänomen hat auch die Paderborner Blue-Solution-Händlerin Klemt beobachtet: „Wenn man Angebot, Rechnungen und Mahnungen in kürzester Zeit erstellen und dadurch den Zahlungseingang eher verbuchen kann, macht sich so ein Programm sehr schnell bezahlt.“

Peter Altmann

reinhold.mulatz@handwerk-magazin.de

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