Software | Kleine Auftragsverwaltungen schaffen bei einfachster Bedienung den Durchblick im Betrieb. Und sie sind jetzt sopreiswert wie noch nie.
Programme für Einsteiger
Über 80 Prozent der PC-Nutzer arbeiten mit einem Programm aus der Office-Familie von Microsoft. Zwar benötigen die meisten in der Regel nur Word und Excel, doch sie kaufen nicht die einzelnen Versionen, sondern das teure Office Professional. Dieses Komplettpaket hat neben den beiden Klassikern für Text und Kalkulation auch das Grafik-/Layoutprogramm Publisher und die Datenbank Access im Lieferumfang. Aber mit dem kleineren Office Standard gibt sich offensichtlich kaum ein PC-Anwender zufrieden, er kauft die Profi-Version allein schon wegen des professionell klingenden Namens.
Eine Datenbank ist für Handwerker eigentlich ein Muss. Zwar können Angebote ohne Datenverwaltung nur in Excel erstellt und mit Word geschrieben werden. Doch ohne Datenbankfunktion bleiben Komfort und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben häufig auf der Strecke. Die Kundenadressen und die Materialdaten lassen sich damit kaum so speichern, dass sie bei späterem Zugriff schnell wieder verfügbar sind. Auch die Finanzämter schreiben eine Auftragsdokumentation vor, die sich ohne Datenbank schlecht realisieren lässt: Aufträge müssen fortlaufend nummeriert werden, Abschlags- oder Teilzahlungen mit Schlussrechnung sind ausführlich zu dokumentieren, und bei einer Betriebsprüfung sind alle relevanten Daten über eine IDEA-Schnittstelle zu übertragen. Allerdings ist die Datenbank Access aus dem Office-Paket für Handwerker wenig geeignet.
Kleine Tricks
Trotzdem arbeiten viele Existenzgründer und Kleinbetriebe mit Office-Software. Sie tricksen mit kleinen Hilfsprogrammen und behelfen sich mit selbst erstellten Makros über die Unzulänglichkeiten des Systems. Dabei verzichten die Handwerker auf Komfort und betriebswirtschaftlichen Durchblick, weil sie glauben, die Alternative, also der Einsatz von speziellen Branchenprogrammen, sei viel zu teuer.
Doch die Zeiten, in denen Handwerkerprogramme 5000 Euro und mehr kosteten, sind längst vorbei. Der Einstieg in eine standardisierte Auftragsverwaltung kostet nur mehr wenige Hundert Euro, selbst große ausgereifte Software für alle Bereiche eines mittelständischen Unternehmens ist heute für rund 3000 Euro zu haben. Die Preise purzeln, weil die Softwarehäuser mit einer Marktsättigung zu kämpfen haben und die meisten Betriebe bereits über mehr oder weniger geeignete Branchenprogramme verfügen.
Vollwertige Lösungen
Wegen des Verdrängungswettbewerbs haben sich die Anbieter aber einiges einfallen lassen: Die kleinen Einstiegsprogramme sind vollwertige Branchenlösungen für kleine Betriebe, sie bieten Sicherheit und eine Langfristperspektive mit datenkompatiblen Angeboten – beispielsweise wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden oder weitere Tätigkeitsfelder hinzukommen.
Die Programme wachsen mit den Unternehmen. Wie bei einem Spielzeugbaukasten greift der Existenzgründer erst zum Basisprodukt und erweitert dann seine Software je nach betrieblichen Anforderungen und Portemonnaie um weitere Module. Entscheidend ist natürlich der richtige Einstieg, denn herstellerübergreifend passt außer ein paar Datenschnittstellen wie Datanorm, Gaeb oder Datev fast nichts zueinander.
Die Entscheidung, welcher Systembaukasten am besten zum Unternehmen passt, will deshalb besonders gründlich überlegt sein. Der schöne professionelle Marktauftritt eines Branchenprogramms sollte jedenfalls kein entscheidendes Kriterium sein.
Kostenlose Software
Wer als Gründer noch nicht weiß, welche Unternehmenssoftware für seinen Betrieb geeignet ist und sich erst am Markt umsehen möchte, der sollte sich das neue Softwarepaket des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie anschauen.
Das „Softwarepaket 9.0 – Update 2. Auflage“ des Ministeriums ist hat mehrere Vorteile von unschätzbarem Wert: Es ist kostenlos und es kann dabei helfen, die Existenzgründung vorzubereiten und durchzuführen. Mit der CD können Handwerker einen Businessplan erstellen, Liquidität planen und kontrollieren, Gewinn berechnen, Kapitalbedarf ermitteln oder das Kassenbuch führen.
Das Programm hilft aber auch jungen Unternehmern, nach der Startphase den geschäftlichen Alltag zu organisieren. Denn neben Rubriken wie „Gründung vorbereiten“ gibt es auch den Bereich „Unternehmen führen“ mit Tools zur Finanzierung, Controlling oder Rating.
Die Software kann heruntergeladen oderkostenlos bestellt werden unter
www.softwarepaket.de
Peter Altmann
reinhold.mulatz@handwerk-magazin.de