Nahezu jeder Handwerker nutzt mittlerweile für seinen Betrieb auch die Vorteile des Online-Banking. Zeitraubende Filialbesuche sind Geschichte, wenn mal eben eine Überweisung zu tätigen oder eine Lastschrift einzuziehen ist. Dennoch müssen auch beim Online-Banking steuerliche Stolperfallen beachtet werden.
Wer seine Bankgeschäfte mittels Online-Banking tätigt wird dies entweder direkt übers Internet machen oder über eine entsprechende zusätzliche Software. In beiden Fällen wird ein elektronischer Kontoauszug übermittelt und kann ausgedruckt werden.
Tatsächlich ist dieser Ausdruck aus Sicht des Finanzamtes jedoch kein ausreichender Beleg (wie beispielsweise der Originalkontoauszug), weshalb das Finanzamt bei Betriebsprüfungen eine Schätzung vornehmen darf. Es ist daher dringendst darauf zu achten, dass die steuerlichen Aufbewahrungspflichten ordnungsgemäß erfüllt werden.
Wer geglaubt, dass die Speicherung als Pdf- Datei ausreicht, ist damit leider auf dem Holzweg. Denn bei einer solchen Datei bestehen aus technischer Sicht nachträgliche Änderungsmöglichkeiten, weshalb die steuerlichen Aufbewahrungsfristen damit nicht erfüllt werden können. Gleiches gilt, wenn die Bank eine Datei mit den Kontoauszugsdaten übermittelt und diese Datei lediglich (einfach) gespeichert wird.
Seite 2: Wie sie den steuerlichen Aufbewahrungsfristen dennoch gerecht werden können.
Rechtssicherheit im Hinblick auf die steuerlichen Aufbewahrungsfristen erreichen Sie, wenn Sie eine der drei folgenden Lösungen wählen:
- Die Bank übermittelt einen digital signierten elektronischen Kontoauszug, welchen Sie zusammen mit dem entsprechenden Computerzertifikat abspeichern müssen
- Die Bank erledigt die Aufbewahrung für Sie und hält die Kontoauszüge mit der Möglichkeit des jederzeitigen Zugriffs für Sie vor.
Beide Möglichkeiten erfüllen zwar die Aufbewahrungspflichten des Gesetzes, jedoch dürften sie auch mit (erheblichen) Kosten verbunden sein. Insbesondere die Speicherung der Kontoauszugdaten durch die Bank wird sich diese entlohnen lassen. Am einfachsten dürfte daher die dritte Möglichkeit sein: - Neben den elektronischen Kontoauszügen lassen Sie sich weiterhin die Kontoauszüge in Papierform zusenden und heften diese zur Buchführung. Damit sind alle Aufbewahrungspflichten ordnungsgemäß und preiswert erfüllt.