Vor allem für projektorientierte Handwerksbetriebe kann der Umstieg auf eine moderne, cloudbasierte Variante des Büroprogramms Microsoft Office von Nutzen sein. Wie das funktioniert, was es bringt.
An diesem Büroprodukt kommt kein Unternehmen vorbei. Nach Herstellerangaben setzen mehr als eine Milliarde Menschen weltweit Microsoft Office ein – oder besser: müssen es einsetzen. Denn die Software für Dokumente, Mails, Präsentationen und Tabellenkalkulation hat sich als Standard etabliert.
Nachteile des klassischen Microsoft Office
Allerdings schlägt der Kauf des Office-Pakets mit einigen 100 Euro zu Buche, und es wird nach wenigen Jahren bereits von einer neuen Version abgelöst. Hinzu kommt, dass neue Versionen nur noch auf leistungsstarken Rechnern laufen. Deshalb kann es für Chefs reizvoll sein, sich von diesem Technik-Evergreen zu lösen und umzusteigen – auf Office 365.
Was ist Office 365?
Dies ist die cloudbasierte Variante des Programms. Einzig notwendig dafür ist ein Internetanschluss, über den der Anwender dann auch von überall auf die Software zugreift. Diese wird von Microsoft immer aktuell gehalten, zudem können Handwerksunternehmen über die Cloud-Software auf Funktionen zugreifen, die das herkömmliche Office nicht bietet.
„Das ist der eigentliche Mehrwert, etwa für Dachdecker, die sich viel mit Architekten austauschen. Oder für andere Betriebe, die ebenfalls in ihrer Projektarbeit mit zahlreichen Gewerken kooperieren müssen“, sagt Axel Oppermann, Chef des IT-Analystenhauses Avispador und IT-Experte bei „Focus online“. Konkret enthält das Büroprogramm etwa den Cloud-Speicher OneDrive, über den sich Dateien online mit anderen teilen lassen. Oder das Programm „ Lync“, ein Werkzeug zur Gruppenarbeit. Hiermit können virtuelle Meetings realisiert oder Dateien wie Baupläne in einem Gruppenraum besprochen und in Echtzeit bearbeitet werden.
Was kostet Office 365?
Berappen müssen Unternehmen für die Software ein Jahresabo. Für die einfache Variante („Office 365 Business Essentials“) sind das 3,80 Euro im Monat pro Anwender. Für eine versiertere mit Offline-Versionen, die auch Arbeiten ohne Internetanschluss möglich macht („ Office 365 Business Premium“), sind jeweils 8,80 Euro monatlich fällig. Und das ist dann auch der Knackpunkt, so Experte Oppermann.
Umstieg kann teuer werden
„Durch das Abo entsteht gewissermaßen ein Dauerschuldverhältnis , denn das Unternehmen kann die Software nur für die Zeit des Abos einsetzen. So kann der Umstieg langfristig deutlich teurer werden als der Einsatz von fest installiertem Office, das mitunter bis zu zehn Jahre am Stück in derselben Version läuft.“ Deshalb, so Oppermann, gelte es für Chefs zu prüfen, ob die neuen Möglichkeiten wie beispielsweise Urlaubsplanung online, das umfangreiche Cloud-Ablagesystem und die Teamarbeit- Funktionen tatsächlich reizvoll sind. Relevant für den Wechsel kann darüber hinaus sein, dass sich mit der Software auch einfacher andere Lösungen, wie etwa die Kundenmanagement-Software (CRM) Salesforce nutzen lassen, und die Sicherheit, mit Office 365 immer das Neueste vom Neuen zu haben.
Fazit: Wer als Handwerker sein Projektgeschäft optimieren will oder es zu schätzen weiß, dass er und seine Mitarbeiter auch via Tablet etwa beim Kunden auf Mails, Dokumente und interne Prozesse zugreifen können, für den ist der Wechsel sicher ratsam.
Kleinstbetriebe, die nur Rechnungen und Briefe am PC schreiben, sind mit Office-Varianten der letzten Jahre besser beraten.