Diesmal wollten Sie das Bankgespräch wirklich rechtzeitig vorbereiten – und brüten doch die Nacht zuvor wieder über den Zahlen. Wie Sie umsetzen statt aufzuschieben.
Nicht immer auf den letzten Drücker
W er immer wieder Ausreden findet, warum eine Aufgabe noch nicht erledigt ist, sollte nach Erfahrung von Hans-Jürgen Kratz sein Zeit- und Selbstmanagement überdenken. Der Autor des Buches „Aufschieben - Nein Danke!“, hat für die Leser von handwerk magazin die wichtigsten fünf Tipps zusammengestellt.
1. Prioritäten setzen. Um genügend Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zu haben, müssen Sie die Arbeiten in A-, B- und C-Aufgaben unterteilen. A-Aufgaben wie Präsentationen oder wichtige Besuchstermine sind absolute Chefsache und müssen zuerst vorbereitet und erledigt werden. Bleibt dann noch Zeit, können Sie diese in weniger wichtige B-Aufgaben wie etwa Terminvereinbarungen investieren. Lästige Routinearbeiten sollten Sie als C-Aufgaben und Zeitfresser auch dann delegieren, wenn Sie sogar Spaß machen.
2. Mut zur Lücke haben. Wer ständig alles bis ins kleinste Detail beleuchtet und prüft, kann sein Pensum trotz großen Aufwands nicht schaffen. Streben Sie deshalb nur dort nach Perfektion, wo es absolut notwendig ist (Beispiel: Kundentermin, Preis, Sauberkeit), und ersetzen Sie den Anspruch auf perfektes Arbeiten durch den Anspruch auf gutes Arbeiten. Dazu gehört auch, Fehler in einem gewissen Rahmen zu tolerieren. Entscheidend für die Qualität ist es, die Toleranz sinnvoll festzulegen und aus den Fehlern zu lernen.
3. Zeitdiebe ausschalten. Eine dringende Mail, ein unangemeldeter Besucher oder ein Anruf - jede Störung führt dazu, dass Sie nach der Unterbrechung deutlich länger brauchen, sich wieder auf die Aufgabe zu konzentrieren, als die Störung tatsächlich dauerte. Da nach mehrfachen Unterbrechungen auch der Wille, eine Aufgabe zu Ende zu bringen, deutlich abnimmt, sollten Sie in Ihrem Tagesablauf Sperrzeiten einplanen, in denen Sie nicht gestört werden. Schalten Sie dann auch Ihr Handy und die Mail-Benachrichtigung aus.
4. Aufgaben delegieren. Konzentrieren Sie sich als Chef auf die A-Aufgaben (siehe oben) und lassen Sie B-Aufgaben und Routinearbeiten von Ihren Mitarbeitern oder durch externe Dienstleister erledigen. Geben Sie möglichst nur geschlossene Aufgabenbereiche weiter, stimmen Sie Ziele und Termine gemeinsam ab und kontrollieren Sie die regelmäßig die Einhaltung.
5. Schriftlich planen. Verlassen Sie abends nie Ihr Büro, ohne die A-Aufgaben für den nächsten Tag aufzuschreiben, und räumen Sie Ihren Schreibtisch auf. Wer morgens erst umständlich in diversen Papierstapeln oder im ungeordneten Maileingang nach den benötigten Unterlagen suchen muss, wird abgelenkt und verliert Zeit und Lust für die wirklich wichtigen Aufgaben. ◇
kerstin.meier@handwerk-magazin.de
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