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Fuhrparksteuerung mit dem Smartphone Tankkarten: Apps bringen die volle Kontrolle über den Fuhrpark

Tankkarten sind praktisch und machen Fuhrparkkosten transparent. Mit den entsprechenden Apps kommen Komfortfeatures dazu. Die neueste Entwicklung: Das Smartphone ersetzt die Plastikkarte.

Themenseiten: TS Fuhrpark, TS Tankkarten und TS Smartphone

Zahlreiche feste Fahrzeuge plus Leihautos, bundesweite bis internationale Einsätze, Zusammenarbeit mit Subunternehmern und Aushilfskräften: „Ohne Tankkarten könnten wir das gar nicht organisieren“, ist sich Thomas Heidenreich sicher. Der Betriebswirt ist Chef der Nomadic Systems GmbH in Hamburg. Das Unternehmen zählt zu den führenden Anbietern mobiler Messe- und Präsentationssysteme in Deutschland. Die Mitarbeiter sind laufend unterwegs, bauen Messestände auf oder organisieren Events, zum Beispiel in Hotels. 20 Tankkarten sind bei Heidenreich im Einsatz, alle sind vom Anbieter UTA (Union Tank). „Früher hatten wir unterschiedliche Systeme, jetzt machen wir alles mit einem Anbieter, das ist übersichtlicher“, so Heidenreich.

Zeitersparnis durch Tankkarten


Wichtig bei der Auswahl war für ihn das markenunabhängige Tanken in ganz Europa, die Mautabrechnung und das Versorgungsnetz. Bei UTA sind es zum Beispiel 55.000 Akzeptanzstellen in 40 europäischen Ländern.
Tankkarten erleichtern den Mitarbeitern nicht nur den Zahlvorgang, sondern ersparen allen Beteiligten auch eine zeitaufwändige Spesenabrechnung innerhalb der Arbeitsstunden. Aber das ist laut einer Analyse des Flotten-Research-Dienstes „Dataforce“ nur einer von vielen Gründen, warum bei mittlerweile rund 73 Prozent der deutschen Unternehmen-Fuhrparks Tankkarten gang und gäbe sind. Denn sie machen dem Flottenmanager über Analyse-Tools im dazugehörigen Kundenportal auch die laufenden Fahrzeugkosten transparent: durch automatisierte Verbrauchsauswertungen oder die Auflistung von Zusatzausgaben für Schmiermittel, Ersatzteile und Wäsche.

Viele Komfort-Features

Mit digital verwalteten Tankkarten können Handwerks-Betriebe mit größerem Fuhrpark ihre Kosten relativ einfach managen. Vor allem als Apps auf dem Mitarbeiter-Smartphone gehen die Funktionen weit über die reine Bezahlmöglichkeit hinaus: Sie liefern Infos für die Fuhrparkverwaltung bis hin zu Daten über die Energiebilanz der Dienstwagenflotte. Ein Analyse-Tool im Kundenportal des jeweiligen Anbieters ermöglicht dem Flotten-Manager oder der Buchhaltung des Betriebs einen raschen und einfachen Überblick über die laufenden Fahrzeugkosten – unter anderem durch automatisierte Auswertungen des Verbrauchs und diverser Zusatz-Ausgaben.

Bezahlen per App

Unabhängig von der Größe des Fuhrparks sind mittlerweile beim Gros der Handwerksbetriebe Bezahl-Apps auf dem Smartphone im Vormarsch. Zumal das kartenlose Begleichen der Spritrechnung vom Handling her immer einfacher wird: Bei aktuellen Systemen meldet sich das Fahrzeug bereits in der Anfahrt beim Kassensystem der Station an, die Tankfüllung wird dann automatisch online abgerechnet. Dabei werden unter anderem Daten wie die getankten Liter, der Kilometerstand oder der Name des Fahrers erfasst. Sie werden entweder vom Dienstwagen oder – bei einer App-basierten Lösung – vom Smartphone des Mitarbeiters an den Computer des Fuhrparkleiters gesendet. Zudem lassen sich zahlreiche betriebsrelevante Service-Features einflechten: beispielsweise eine Analyse des Fahrstils und damit des Verbrauchs, die Echtzeitmeldung über den Standort des Einsatzfahrzeugs oder der Hinweis auf anstehende Wartungsarbeiten.

Bei den Bezahl-Apps der Tankkartenanbieter ist das Handling einfach. Allerdings darf man das Handy aus Sicherheitsgründen nicht direkt an der Zapfsäule nutzen (Aufkleber mit durchkreuztem Mobiltelefon beachten!), sondern nur im Fahrzeug.

So funktioniert es:

• Beim Anbieter registrieren (Mailadressse)

• App des jeweiligen Anbieters auf das Smartphone herunterladen

• Bezahlverfahren in der App hinterlegen (Lastschriftverfahren, Kreditkarte, Paypal etc.)

• Tankstelle anfahren und Zapfsäulennummer eingeben

• gewünschten Tankbetrag oder „Volltanken“ wählen

• Mit Fingerabdruck oder PIN-Eingabe autorisieren

• Zahlbestätigung wird an das Kassensystem der Tankstelle gemeldet

• Zahlbestätigung wird auf der App angezeigt

• Tanken beenden und losfahren

• Rechnung wird an die bei der Registrierung hinterlegte Mailadresse gesandt

Dienst-Smartphone als Standard

Smartphones gehören heute zum täglichen Leben, nicht nur im privaten Bereich: Ein Dienst-Handy mit personalisierten sowie betriebsrelevanten Tools und Apps sollte zumindest zur Standard-Ausrüstung für die teamführenden Mitarbeiter gehören. Empfehlenswert für die Kostenkontrolle des Firmen-Fuhrparks sind dabei in erster Linie Applikationen der Tankkarten-Anbieter: Als Standard-Feature haben sich hier vor allem Online-Preisfinder inklusive Routenführung durchgesetzt. Daneben gibt es gerade für Fuhrpark-Manager interessante Anwendungen wie eine Auslesefunktion der Fahrerdaten des digitalen Tachografen oder zur regelmäßigen elektronischen Führerscheinkontrolle, die für jedes Unternehmen als Halter von Dienst- und Einsatzfahrzeugen gesetzlich vorgeschrieben ist.

Digitalisierung zur Kostenkontrolle

Im Zuge der digitalen Verwaltung selbst kleinerer Fuhrparks setzen sich zunehmend Tankkarten durch, die mit entsprechenden Service-Tools gekoppelt sind. Für inhabergeführte Betriebe mit nicht mehr als fünf Fahrzeugen ist beispielsweise die „Card Komfort“ von Aral interessant, die unter anderem eine persönliche Karten-PIN für jeden Fahrer enthält. Sie erleichtert die Kostenkontrolle bei häufigen Fahrer- und Fahrzeugwechseln. Features wie diese sind ein Qualitätsmerkmal, das den Unterschied zwischen den Angeboten der diversen Karten-Anbieter ausmacht, die ansonsten nur unwesentlichen differieren . Denn fast alle bieten Dienstleistungen rund um die Betriebsfahrzeuge an, zu denen Elemente wie eine Mobilitätsgarantie mit der Kostenübernahme von Pannen- oder Abschleppdienst, Werkstatt-Arbeiten, Reifenschäden, der Reparatur von Glasschäden bis hin zum Ersatz der Frontscheibe gehören. Als weitere Features werden auch eine automatische Abrechnung von Maut- und Tunnelgebühren, eine Mehrwertsteuer-Rückerstattung oder ein 24-Stunden-Zugriff auf fahrzeug- und routenrelevante Daten, eine Anwendungsanalyse und Kontrolle der Tankkarte, ein Bußgeldservice oder eine Rückerstattung der Mineralölsteuer angeboten.

Für den Fuhrparkleiter oder die Buchhaltung lohnt sich daher die regelmäßige kritische Gegenüberstellung solcher Serviceleistungen des eigenen Kartenanbieters mit jenen der Wettbewerber: Denn hier locken immer wieder interessante Zusatz-Angebote. Bei DKV oder UTA sind das beispielsweise Tankkarten-Pakete, die sich für kleine bis mittlere Fuhrparks mit Pkw und Nutzfahrzeugen der bei Handwerksbetrieben gängigen Klasse bis 3,5 Tonnen lohnen – verlangen sie doch weder eine Aufnahmegebühr noch einen Mindestumsatz. Andere Kartenbetreiber inkludieren etwa ein Programm zum Flottenmanagement oder einen Telematikdienst, der den Standort der Einsatzfahrzeuge via GPS orten und mit aktuellen Verkehrsinformationen versorgen kann. Das beinhaltet einen klaren Zeit- und damit Kostenvorteil, indem der Mitarbeiter zum Beispiel einen Stau rechtzeitig umfahren und somit seinen Kundentermin einhalten kann.

Angebote für alternative Antriebe

Im Zuge der sukzessiven Ausweitung von urbanen Umweltzonen und Einfahrverboten für Dieselfahrzeuge setzen immer mehr städtische Handwerksbetriebe auf alternative, ökologische Antriebe: Transporter mit Elektromotoren oder Plug-in-Hybride sind auf dem Vormarsch. Viele Unternehmer installieren dazu eigene Ladestationen auf dem Firmengelände. Und die Reichweite der aktuellen Elektromodelle erlaubt in der Regel einen Arbeitstag ohne aushäusiges Aufladen. Sind Aufträge außerhalb des Aktionsradius zu erledigen, werden Angebote einer Abrechnungskarte für Ladestationen interessant: Die gibt es beispielsweise von NOVOFLEET in Gestalt der „Card +CHARGE“, deren Gültigkeit rund 3.000 öffentlich zugängliche Ladepunkte in Deutschland sowie 100 Stationen in Österreich umfasst. Der Mitarbeiter kann seine Karte je nach Säulenbetreiber mittels des integrierten RFID-Chips oder per QR-Code und der +CHARGE-App authentifizieren. Orlen Deutschland hat im Juli mit dem Aufbau eines Schnell-Ladestationen-Netzes an seinen Tankstellen begonnen: In den ersten Monaten darf hier kostenlos geladen werden, danach wird eine Payment-Lösung mit App und QR-Code eingeführt.

Art Funktionen Vorteile Nachteil
Tankkarten bargeldloses Bezahlen von ­Kraftstoffen, teils Mautgebühren zentrale Rechnung mit Einzelauflistung (Controlling) am Monatsende, Datenanalyse Sperren bei Verlust, Zeitfaktor Wieder­beschaffung
Smartphone-App kontaktloses Bezahlen von ­Kraftstoffen zentrale Rechnung per App/Mail/Online, Controlling, Datenanalyse, Online-Preis­finder, Routenplaner Bindung an einen Paydienst, Hacking
Kreditkarten bargeldloses Bezahlen von Kraftstoffen, Serviceleistungen (z.B. Haftpflicht, Reise-/Rechtsschutz) Bargeldabhebung, zentrale ­Rechnung am Monatsende Gebühren
Kundenkarten bargeldloses Bezahlen von ­Kraftstoffen ­ Tankrabatte, Bonuspunkte Rabatte je nach Anbieter ­limitiert

Die vier großen Tankkarten


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  • Tankkarten im Vergleich (PDF, 109 kB)

    Tankkarten helfen auch Handwerksbetrieben, Fuhrparkkosten und Verwaltungsaufwand zu sparen. Die Marktübersicht vergleicht die Angebote der gängigen Tankkarten. In der Marktübersicht werden die wichtigsten mehr...

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