Zeitmanagement Mit System aus der Zeitfalle

Ihnen schwirrt schon morgens der Kopf, Sie haben keine Zeit mehr für Privates? Dann ist es höchste Zeit, sich wie Bäckermeister Jörn Beckmann, besser zu organisieren. handwerk magazin stellt die wichtigsten Planungshilfen für Unternehmer mit Beispielen aus der Praxis vor.

Ihnen schwirrt schon morgens der Kopf, Sie haben keinen Raum mehr für Privates und ständig ein schlechtes Gewissen? Dann ist es höchste Zeit, sich gezielt Freiräume zu schaffen. handwerk magazin stellt die wichtigsten Planungshilfen für Unternehmer vor.

Ohne seinen Planer geht Flaschnermeister Martin Schaaf nicht aus dem Haus: Zum Leidwesen seiner Frau, wie der Stuttgarter Unternehmer mit einem Augenzwinkern einräumt: „Die schönsten Sachen fallen einem halt beim Sonntagsspaziergang ein.“ Zum handlichen Helfrecht-Planer im Westentaschenformat kam Schaaf auf Empfehlung eines Kollegen. Fast 15 Jahre hat er die Organisationshilfe nur als Kalender benutzt. 2005 besuchte er die HelfRecht-Planungstage für Unternehmer, um das hinter dem Kalender steckende System zur Zeit- und Zielplanung kennen zu lernen. „Das hat einen richtigen Schub gegeben“, erinnert sich Schaaf.

Obwohl er inzwischen einen gut gehenden Betrieb leitete, hatte er sich nie verbindlich mit seinen unternehmerischen und persönlichen Lebenszielen auseinandergesetzt. Da sich in einem Familienbetrieb mit zwölf Mitarbeitern beide Ebenen naturgemäß überschneiden, absolvierte er ein Jahr später auch die Planungstage für die private Zielerreichung. „Die persönlichen Ziele kann ich nur erreichen, wenn die Firma funktioniert“, hat der Flaschnermeister gelernt.

Lebte er früher oft in den Tag hinein und ließ sich die Arbeitszeit von den anstehenden Aufgaben gestalten, setzt er heute klare Prioritäten: „Früher habe ich die Kundentermine immer über die ganze Woche verteilt, heute arbeite ich alle konsequent an einem Tag ab.“

Delegieren statt rotieren

Jeden Tag hat er eine störungsfreie Zeit für sich reserviert, in der er sich um seine Kernaufgaben als Unternehmer kümmert. Den Freiraum dafür erhält Schaaf durch Delegation. So arbeiten die beiden Mitarbeiter seines Führungsteams inzwischen auch nach dem HelfRecht-Prinzip, was die Aufgabenverteilung und Kommunikation nach Aussage des Unternehmers erleichtert: „Inzwischen klappt es ganz gut, doch dahinter steht ein Prozess, der laufend aktualisiert und fortgeschrieben werden muss.“

Wie wertvoll ein solches Instrument gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten sein kann, bestätigt HelfRecht-Kommunikationsexperte Christoph Beck: „Wenn es stressig wird und der Druck steigt, kann eine kritische Selbstanalyse dabei helfen, die notwendigen Perspektiven zu entdecken.“ Voraussetzung ist die Auseinandersetzung des Unternehmers mit seinen persönlichen und unternehmerischen Zielen. Denn ohne die, sind sich Selbstmanagement- Experten einig, fehlt nicht nur die Basis für sinnvolle unternehmerische Entscheidungen, sondern es beginnt auch ein nahezu klassischer Teufelskreis: „Der Unternehmer ist überfordert, verzettelt sich in Nebensächlichkeiten, hält Termine nicht ein und die Kunden beschweren sich“, fasst Zeitmanagement-Guru Dr. Lothar Seiwert (siehe Interview) das Alltags-Dilemma zusammen. Als Folge davon sinkt mit dem wirtschaftlichen Erfolg auch die Lebensqualität, weil kein Raum mehr für private Dinge bleibt.

Ein typisches Unternehmerschicksal? Bäckermeister Jörn Beckmann in Bremen ist anderer Meinung: „Sechs bis acht Wochen Urlaub im Jahr müssen sein.“ Was vielen seiner Kollegen wie ein Traum vorkommt, ist für ihn und seine Frau Marion schon seit Jahren Realität. Als Gäste in einem österreichischen Hotel hatten sie gleich hinterfragt, was hinter dem besonderen Engagement des Personals steckte. So kamen sie auf das Zeit- und Zielplanungssystem von SchmidtColleg, dessen Namensgeber und Gründer Josef Schmidt ebenfalls Bäckermeister ist.

Ziele konsequent umsetzen

Nachdem Jörn und Marion Beckmann im Abstand von einem Jahr das Seminar „Unternehmerenergie“ besucht hatten, entwickelten sie gemeinsam ihre persönliche Wachstumsstrategie für die damals zehn Mitarbeiter zählende Bäckerei: „Wir wollten hier in Bremen-Nord vor allem über Großkunden im Wiederverkäuferbereich wachsen“, erklärt der Betriebswirt des Handwerks. Das gelang perfekt die Hälfte des Umsatzes erwirtschaftet die inzwischen 60 Mitarbeiter zählende Bäckerei bei Krankenhäusern und der Universität.

Um die gesteckten Ziele auch wirklich zu erreichen, ist es mit dem einmaligen Aufschreiben natürlich nicht getan. So kommt es im Alltag vor allem darauf an, die komplexen großen Ziele auf handliche Teilziele herunterzubrechen und konsequent an deren Umsetzung zu arbeiten. „Eine gewisse Struktur im Umfeld gehört natürlich auch dazu“, weiß HelfRecht-Experte Beck.

Passen Zieldefinition und Konsequenz, ist es nach Becks Erfahrung sekundär, welches Hilfsmittel der Unternehmer zur Organisation einsetzt: „Elektronische Planer sind gute Datenspeicher und Kommunikatoren, wer viel unterwegs ist, kommt dagegen meist nicht ohne handschriftliche Notizen aus.“

Ohne Transparenz geht nichts

Jörn Beckmann ist nach einigen Jahren vorwiegend elektronischer Planung inzwischen wieder zum Papier zurückgekehrt: „Das ist einfach übersichtlicher, den PDA nutze ich noch für wiederkehrende Einträge, Adressen und Abstimmungen im Team.“ Seine nächste wichtige Planungsrunde steht bereits im November an. Dann geht das Ehepaar Beckmann für vier Tage in Klausur, um die weitere Expansion über Filialen für die nächsten fünf Jahre zu planen. Basis dafür sind die Ausarbeitungen der Abteilungsleiter: „Bei uns herrscht absolute Transparenz und wir treffen alle Entscheidungen im Team“, erklärt der 45-Jährige stolz. So wird der vom Führungsteam erarbeitete Leitfaden für das nächste Jahr an alle Mitarbeiter verteilt. Für die Anwendung im Alltag gibt es entsprechende Monats- und Tagesziele. Ein Aufwand, der sich laut Beckmann lohnt: „Ohne die Checklisten und Werkzeuge, die dem Prozess Struktur und Sicherheit bieten, wäre unser Wachstum strategisch so sicher nicht passiert.“

Flaschnermeister Martin Schaaf kann diese Erfahrung nur bestätigen. Obwohl es anfangs ungewohnt war, über Ziele und Zahlen zu reden, sieht er sich auf dem richtigen Weg. „Die Zahlen sind ja kein Geheimnis, letztlich ist alles ein Geben und Nehmen.“ Gerade in seiner Branche, wo er die Mitarbeiter auf der Baustelle nicht laufend überwachen kann, sei Vertrauen ein entscheidender Faktor: „Hätte ich die Organisation von Beginn an besser im Griff gehabt, hätte ich in den ersten Jahren viel Geld sparen können“, ist Schaaf überzeugt.