Aktuelle gesetzliche Vorgaben Kassensysteme: Jetzt Umstellung locker meistern

Die Umstellung des Kassensystems ist beileibe keine Bagatelle – kann aber unproblematisch und in Eigenregie gelingen, wie das Beispiel einer Bäckerei mit 50 Mitarbeitern beweist.

Kleinere Brötchen backen – das muss Moritz Monese auch künftig nicht, denn die gesetzlichen Vorgaben rund ums Thema Kasse ab 2020 stressen den schwäbischen Bäckermeister längst nicht mehr. Zu seiner Backstube gehören drei Geschäfte in Stuttgart, zwei davon mit Cafés. Gegründet hat er sein Unternehmen im Jahr 1989 selbst, bereits seit 1986 ist er Bäcker- und Konditormeister. Heute beschäftigt er rund 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Backstube und Filialen und hat neun Kassen im Einsatz. Als der Gesetzgeber vor drei Jahren strengere Vorgaben für den Betrieb der Kassen machte, begann er mit der Suche nach einem neuen System. „Bis dato hatten wir die klassischen Ritsch-Ratsch-Klick-Kassen von Casio im Einsatz“, sagt Monese, „da war klar, dass diese den gesetzlichen Anforderungen nicht standhalten.“

Investitionen im Rahmen halten

Stephan Greulich, Leiter Fachliche Basis Rechnungswesen bei der DATEV in Nürnberg, weiß: „Viele Unternehmen sind noch nicht ausreichend auf die neuen gesetzlichen Anforderungen vorbereitet.“ Er empfiehlt, gemeinsam mit dem Steuerberater zu beratschlagen, was konkret zu tun ist, um gewappnet zu sein. Kassen- und Softwarehersteller arbeiten an Lösungen, die die ab 2020 vorgegebene Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zum Schutz gegen Manipulationen laut Kassensicherungsverordnung umsetzen.

Begriffsdefinition TSE

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat im Auftrag des Bundesfinanzministeriums in den Technischen Richtlinien Mindestanforderungen an eine TSE festgelegt. Es verzichtete auf technische Vorgaben. Auch muss die TSE nicht notwendigerweise in einer physikalischen Einheit verbaut sein. Ein Software-Update reicht in vielen Fällen aus, so auch bei Monese. Tim Griese vom BSI: „Die Zertifizierungspflicht beschränkt sich auf die Sicherheitseinrichtung, mit der die Aufzeichnungen des Kassensystems mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs zu sichern sind. Eine Zertifizierung der Kasse oder Kassensoftware selbst ist nicht vorgesehen.“ Er fügt hinzu: „Informationen über zertifizierte Sicherheitseinrichtungen werden auf der Website des BSI veröffentlicht.“ Im Wesentlichen dient die TSE der Protokollierung von Eingaben, die mit der Kasse gemacht werden. Das Sicherheitsmodul erzeugt Protokolldaten, die nachträglich nicht verändert werden können, etwa über Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und Vorgangsende. Auch speichert es Transaktions- und Seriennummer sowie einen Prüfwert und beinhaltet einen Signaturzähler.

Rechtssicherheit Versus Kosten

Rechtssicherheit war Monese bei seinen Kaufüberlegungen wichtig, er wollte jedoch nicht Unsummen investieren. „Denn wenn Sie überlegen, dass ein fertig bestücktes Kassensystem schnell mit rund 7.000 Euro zu Buche schlagen kann, sind Sie dann für neun Kassen einfach mal 50.000 oder 60.000 Euro los.“ Eine beträchtliche Summe für ein mittelständisches Unternehmen. Um diese zu vermeiden, entschied sich der Meister für Xoro-Tablets ; passende Software, Kassenschubladen und Bondrucker kaufte er dazu. „Am Ende kam mich so jede Kasse auf rund 700 Euro“, erinnert er sich.

Auf der Suche nach einer passenden Software wurde er bei der mtMax GmbH und ihrer Lösung „Kasse Speedy PRO Edition“ fündig. Eines der wichtigsten Entscheidungskriterien sei für ihn die Möglichkeit gewesen, Artikel und Preise einfach selbst ändern zu können. „Außerdem hat mir die Oberfläche zugesagt“, so der Bäckermeister.

Wichtig sei, dass in der Software die Fotos der Artikel abgebildet seien – das helfe den Mitarbeiterinnen in den Filialen bei der Eingabe . Das gelte umso mehr für Aushilfen und gering qualifizierte Kräfte. Für den Verkauf von Törtchen & Co. im Café gebe es deshalb je eine Extrakasse, um Fehler bei der Zuordnung der verschiedenen Mehrwertsteuersätze zu vermeiden. In jeder seiner Filialen stehen zwei Kassen. Um die tägliche Datensicherung, wie sie der Gesetzgeber vorschreibt, kümmert sich Monese selbst. Jeden Abend nach Geschäftsschluss lädt er die Daten auf einen USB-Stick und speichert sie anschließend mehrfach redundant auf externe Festplatten. Möglich wäre eine Datensicherung via Netzwerk. Das sei für ihn aber nicht notwendig, da seine Filialen nahe beieinander lägen.

Kassendaten und Buchführung

Hier setzt Jens Reckendorf , CTO Vectron Systems, an und gibt zu bedenken: „Im laufenden Betrieb wird oftmals zu leichtfertig mit aufgezeichneten Fiskaldaten umgegangen. Besonders die Langzeitarchivierung führt zu Problemen, wenn Anwender die Daten nicht sorgfältig sichern.“ Reckendorf empfiehlt, bei der Anschaffung eines Kassensystems darauf zu achten, dass es Daten zuverlässig speichert, und es auch bei einem Strom- oder Internetausfall nicht zu Datenverlusten kommt. Kompatibilitätsfragen stellen sich in Moneses Steuerkanzlei, die die Buchführung erledigt. Steuerberater empfehlen Mandanten, beim Kauf einer Kassenlösung auf eine Schnittstelle zur Buchführungssoftware zu achten.

Zertifizierung Vor Augen

Monese verlässt sich bei der ab 2020 verpflichtenden TSE auf seinen Softwarehersteller. Denn für den Meister muss am Ende des Tages die Kasse nur stimmen – in jeder Hinsicht.

Checkliste So muss die Fiskalkasse ausgestattet sein

Kassenhersteller und Software-Firmen stellen die laut Gesetz vorgeschriebene Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gegen Manipulationen her. Sie muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein. Die Finanzverwaltung verabschiedete jetzt eine Nichtbeanstandungsregelung bis 30. September 2020. Die TSE umfasst folgende Bausteine:

• ein Sicherheitsmodul , das Kasseneingaben automatisch sofort beim Eintippen protokolliert. Diese Aufzeichnungen können später nicht mehr verändert werden
• ein Speichermedium, das die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren speichert
• eine einheitliche digitale Schnittstelle, die eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleistet, um Prüfern der Finanzbehörde Zugang zu einheitlich geordneten und damit vergleichbaren Daten zu ermöglichen.