Arbeitsschutz und Gesundheit -

Arbeitsorganisation Mehr Effizienz durch störungsfreies Arbeiten

Neben dem Telefonat schonmal das Angebot checken oder passende Produkte für den nächsten Auftrag heraussuchen? Wer viel gleichzeitig tut, ist nicht etwa besonders produktiv, sondern arbeitet nach wissenschaftlicher Erkenntnis der Universität Michigan oft langsamer und produziert mehr Fehler.

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Multitasking und Arbeitsunterbrechungen gehören heute nach Einschgätzung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und –medizin (BauA) zum Alltag vieler Beschäftigter. Der Austausch mit Kollegen, Kunden oder Vorgesetzten führt zwangsläufig dazu, dass immer wieder einmal jemand anruft, mailt oder mit einem Anliegen vor der Tür steht. Doch Störungen und Multitasking belasten die Mitarbeiter und senken die Produktivität.

Schon drei Minuten Ablenkung stören die Konzentration

Die beste Störung ist die, die gar nicht erst stattfindet. Lediglich Beschäftigte, die einer einfachen und monotonen Aufgabe nachgehen, empfinden Störungen im Arbeitsablauf als positiv. Wer jedoch bereits drei Minuten von hochkonzentrierter Arbeit abgelenkt wird, braucht anschließend rund zwei Minuten, um wieder auf dem Stand vor der Unterbrechung weiterarbeiten zu können.

Gehirnleistung reduziert sich um 20 bis 40 Prozent

Das verlängert nicht nur die Bearbeitungszeit einer Aufgabe unnötig. Auch die Arbeitsergebnisse sind schlechter: Forscher der Universität Michigan haben herausgefunden, dass sich die Leistungsfähigkeit des Gehirns um 20 bis 40 Prozent verringert, wenn parallel statt nacheinander gearbeitet wird. Und wer das Gefühl hat, seine Aufgaben wegen ständiger Unterbrechungen nicht mehr richtig erledigen zu können, fühlt sich gestresst.

Forscher raten dazu, Prioritäten zu setzen

Die Forscher raten deshalb, dass der Beschäftigte entscheidet, welche Aufgabe Vorrang hat. Muss die aktuelle Arbeit unbedingt vor der Fertigstellung unterbrochen werden wie beispielsweise in Krankenhäusern, dann helfen Notizen dabei, sich anschließend wieder problemlos in der alten Aufgabe zurechtzufinden. Außerdem sollten die Beschäftigten ihre Aufgabe nach Möglichkeit dort unterbrechen, wo es später leichter fällt weiterzuarbeiten. Um Überlastung vorzubeugen, empfiehlt die Broschüre, Kollegen frühzeitig um Hilfe zu bitten.

Erst denken, dann fragen: Mitarbeiter zur Selbstständigkeit erziehen

Doch auch die Kollegen und Vorgesetzten können einiges tun: Meist wollen sie nur "mal eben" etwas fragen oder besprechen und meinen es nicht böse. Dann kann ein freundliches Gespräch helfen, ihnen bewusst zu machen, wie störend das sein kann. Ein weiterer Grund für Unterbrechungen können unvollständige oder missverständliche Absprachen in Teamrunden oder zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem sein. Hier rät die Broschüre zu klärenden Gesprächen darüber, wie genau Teamabsprachen sein sollten.

Mehr Tipps und Hinweise zum Thema „Arbeitsunterbrechungen und Multitasking täglich meistern“ finden Chefs und Mitarbeiter in der 36-seitigen Broschüre der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), die Sie hier

Broschüre Multitasking (PDF, 3317 KB)

downloaden können.

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