Kassenbuch: Grundsätze der Buchführung beachten

„Die Kassenbewegungen sind zum Beispiel täglich festzuhalten“, rät Otte. Im Klartext heißt das, der zuständige Mitarbeiter muss regelmäßig nach Geschäftsschluss noch Zeit investieren und die Daten erfassen. Betriebsprüfer stellen denn auch immer wieder fest, dass Einträge vergessen wurden - zum Beispiel bei Privatentnahmen. Die richtige Vorgehensweise in einem solchen Fall wäre es, gleich einen sogenannten Eigenbeleg auszustellen und den Vorgang zu vermerken. „Fehlbeträge oder fehlende Belege sind ein häufiger Mangel bei der Kassenbuchführung“, so Otte.

Fehlerrisiko Barzahlungen

Ein hohes Fehlerrisiko besteht vor allem, wenn viele Kunden in bar zahlen, wie das etwa bei Bäckern, Metzgern oder Friseuren der Fall ist. Diese Firmen arbeiten in der Regel mit elektronischen Registrierkassen. Das Finanzamt hat dazu besondere Vorgaben formuliert. Der Unternehmer hat zwar nicht jeden Umsatzposten einzeln festzuhalten, sondern nur die Tageseinnahmen. Doch es sind auf den sogenannten Tagesendsummen- oder Z-Bons zahlreiche Daten zu erfassen - etwa Datum und Uhrzeit des Ausdrucks, Name der Firma sowie Retouren oder Stornos. Betriebsprüfer stellen immer wieder fest, dass solche Angaben fehlen. Auch besteht für Z-Bons genauso wie für alle anderen steuerrelevanten Unterlagen zehn Jahre Archivierungspflicht. Es kommt häufig vor, dass Bons verloren gehen - auch dann drohen Schätzung und Steuernachzahlung.

Deutlich weniger Aufwand als Handwerker mit einer Registrierkasse brauchen dagegen Einnahme-Überschuss-Rechner zu betreiben, die nur selten Bargeschäfte tätigen. Sie können auf ein Kassenbuch verzichten und mit einem einfachen System arbeiten: Zahlen Kunden in Scheinen und Münzen, stellen sie jeweils Quittungen aus und nummerieren diese durch. Der Kunde erhält jeweils das Original. Die Durchschrift bewahrt der Betrieb auf. Der Finanzbeamte kann dann anhand der Kopien und Belege feststellen, dass keine Einnahme vergessen wurde.

Optikermeister Gerd-Kurt Schwieren kommt damit nicht aus. An die Zeiten, als er noch mit einem einfachen Quittungsblock gearbeitet hat, kann er sich schon nicht mehr erinnern.

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    Der Betriebsprüfer des Finanzamts achtet genau darauf, ob Kassenbücher im Betrieb ordnungsgemäß geführt sind. Denn Fehler können zu hohen Steuernachzahlungen führen. Betroffen sind dabei vor allem bei mehr...

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