Mitarbeitermotivation Incentive-Reisen für Handwerksbetriebe: Team-Förderung mit steuerlichen Vorteilen

Incentive-Reisen – und wenn es nur Kurztrips sind – gewinnen für Unternehmen zunehmend an Bedeutung und sind auch für Handwerksbetriebe eine attraktive Möglichkeit, zahlreiche unternehmerische Vorteile miteinander zu vereinen. Was sich hinter Incentive-Reisen verbirgt, wer welchen Nutzen aus ihnen zieht und was steuerlich zu beachten ist, klärt ein kurzer Blick hinter die Kulissen.

Zu Beginn erst einmal eine kurze Begriffsklärung: Der englische Begriff "Incentive" steht für "Ansporn". Hierbei geht es darum, Mitarbeitern durch gemeinsame Aktivitäten im Team außerhalb des üblichen Arbeitsumfeldes Anreize zu optimierten Arbeitsleistungen zu bieten. Gleichzeitig wird dem Mitarbeiter gegenüber durch den Arbeitgeber Wertschätzung ausgedrückt. Mit Incentive-Reisen lassen sich ebenfalls Kundenbeziehungen etablieren oder festigen. Demzufolge können sich Incentive-Reisen an das eigene Personal, Kunden oder Geschäftspartner richten.

Incentive-Reisen lassen sich in der Praxis meist leichter gewähren, als Sachleistungen für Begünstigte zu finden. Bei Incentive-Reisen geht es darum, fernab des unternehmerischen Umfeldes gemeinsame Erlebnisse mit Erinnerungswert zu schaffen. Der Charakter von Incentive-Reisen soll sich von privaten Reisen abheben sowie das freizeitorientierte Erlebnis mit Mitarbeitern, Kunden oder Geschäftspartnern in den Vordergrund rücken. Incentive-Reisen sind touristischer, sportlicher oder kultureller Natur und auf Erholung ausgelegt. Hierbei gibt der Handwerksunternehmer den Rahmen zu Reiseziel sowie Transportlösungen vor und ist auch derjenige, der die Kosten trägt. Der Umfang, in welchem Incentive-Reisen durchgeführt werden, kann zudem sehr vielschichtig sein. Während der eine Arbeitgeber Kurztrips und Incentive-Reisen im kleineren Rahmen bietet, indem er beispielsweise VIP-Tickets für Sportveranstaltungen springen lässt, schöpft der andere Arbeitgeber aus dem Vollen und bietet in seltenen Fällen Begünstigten sogar eine teure Fernreise.

Mitarbeitermotivation durch Incentive-Reisen

Folgende unternehmerischen Ziele können durch Incentive-Reisen angestrebt werden:

• Wertschätzung: Belohnung und Ausdruck von Dankbarkeit für die Loyalität der Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen
  
  
• Teamgeist: Förderung des Teamgeistes für mehr Freude an der Teamarbeit und infolgedessen optimierte Arbeitsergebnisse mit dem Ziel der Umsatzsteigerung
  
  
• Weniger Fehltage: Reduzierung von Fehltagen durch das Etablieren eines ausgeglichenen Teamspirits
  
  
• Mehr Umsatz: Steigerung des Absatzpotenzials für Produkte und Dienstleistungen

5 Szenarien, die für die steuerliche Bewertung von Incentive-Reisen ausschlaggebend sind

Die Möglichkeiten, als Handwerksbetrieb Incentive-Reisen für die stetige Weiterentwicklung des Unternehmens zu nutzen, gelten als attraktiv. Jedoch steht im Zusammenhang mit Incentive-Reisen nicht nur der Spaß im Vordergrund. Arbeitgeber sollten ihre Aufmerksamkeit vor allem auf die steuerliche Behandlung von Incentive-Reisen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung für ihre Arbeitnehmer legen.

Ob vollständig abzugsfähige Betriebsausgaben oder nicht abziehbare Kosten privater Lebensführung: bei der steuerlichen Behandlung gilt es vor allem, die Art der geschäftlichen Beziehung und deren Intensität zu betrachten. Die nachfolgend genannten Szenarien sind für die jeweilige steuerliche Behandlung ausschlaggebend.

1. Abzugsfähige Betriebsausgaben: Unter die Betriebsausgaben, für die keine Begrenzungen existieren, fallen Incentive-Reisen, die nachweislich dem Unternehmen wirtschaftliche Vorteile bringen. Durch den Incentive-Charakter wird eine Werbewirkung erreicht und die Reputation des Unternehmens gesteigert.
   
   
2. Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: Wenn bei Incentive-Reisen die sportliche Betätigung im Mittelpunkt steht (z.B. bei einem Segeltörn) oder Geschäftspartnern Unternehmungen mit repräsentativem Charakter geboten werden, handelt es sich um nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Auch Bewirtungen, die in diesem Zusammenhang stehen, fallen unter diese steuerliche Einstufung.
   
   
3. Kosten privater Lebensführung: Steht der wirtschaftliche Vorteil nicht in einem akzeptablen Verhältnis zur Leistung, weil beispielsweise der Aufwand extrem ist, fallen die hieraus resultierenden Aufwendungen unter die Kosten der privaten Lebensführung und es kann kein Betriebsausgabenabzug erfolgen.
   
   
4. Verdeckte Gewinnausschüttung: Auch der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH nimmt üblicherweise an einer Incentive-Reise des eigenen Unternehmens teil. Dabei wird er einem Arbeitnehmer gleichgestellt und die für ihn geleisteten Aufwendungen werden als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt. Ist die Sachzuwendung nicht betrieblicher, sondern gesellschaftlicher Natur, können durch die Kapitalgesellschaft keine Betriebsausgaben abgezogen werden. Anstelle des Lohns muss der Geschäftsführer Kapitaleinnahmen versteuern. Hieraus resultiert eine verdeckte Gewinnausschüttung.
   
   
5. Abzug von Spenden: Darüber hinaus kann ein Spendenabzug infrage kommen, wenn Zuwendungen darauf ausgelegt sind, für einen gemeinnützigen Verein steuerbegünstigte Zwecke zu fördern, und wenn diese nicht als Entgelt aufgrund einer Gegenleistung des Vereins zu werten sind.

Steuerliche Bewertung von Incentive-Reisen bei Arbeitnehmern

Die Kosten für Incentive-Reisen sind von Handwerksunternehmen als Betriebsausgaben absetzbar, wenn sich die Leistungen an Arbeitnehmer richten. Es handelt sich um einen Lohnaufwand. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern zusätzlich eine pauschale Lohnsteuer-Entlastung von 25 Prozent bieten. Werden die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht erfüllt, kann unter Umständen eine Pauschalierung zu 30 Prozent (gemäß § 37 b EStG) an den Arbeitnehmer in Anspruch genommen werden.

Steuerliche Bewertung von Incentive-Reisen bei Geschäftspartnern

Sofern es sich bei Betriebsausgaben für Incentive-Reisen mit Geschäftspartnern um keine reinen dienstlichen, sondern vermischt freundschaftliche Leistungen handelt, lässt sich der Gewinn nicht mindern und die Ausgaben sind den privat veranlassten Aufwendungen zuzuordnen. Ebenso kann die steuerliche Behandlung als Geschenk eine Rolle spielen, wenn mit Incentive-Reisen Geschäftsbeziehungen etabliert oder gepflegt werden sollen.

Wie immer gilt auch bei Incentive-Reisen: Eine Beratung durch den Steuerberater ist unbedingt empfehlenswert! Mehr zum Thema Rechts- und Steuerberatung finden Sie hier. Ein geeignetes Mittel für die Förderung der Motivation im Team und auch um einige wirtschaftliche Vorteile zu haben, sind Incentive-Reisen aber allemal.

*Über Autor Thomas Hoffmann:

Autor Thomas Hoffmann ist 1964 in Berlin geboren und dort auch aufgewachsen. Nach seinem Abitur studierte er BWL und arbeitete anschließend als Betriebsberater. Im Zuge dieser Tätigkeit kam er natürlich zwangsläufig in Kontakt mit betriebswirtschaftlichen Themen und eignete sich in diesem Themenbereich umfangreiches Wissen an. Da er schon immer auch einen Hang zum Schreiben hatte, arbeitet er seit Jahren zusätzlich als freier Redakteur. Spezialisiert hat er sich dabei auf Themen rund um Existenzgründung, Buchhaltung und Personalführung .