Nichts veraltet so schnell wie die Firmen-IT. Wer einen Betrieb übernimmt, muss meistens zuerst in neue Geräte und Programme investieren. So bringen Sie die IT auf Vordermann.
Markus Weller ist der typische Nachfolger, bei dem klassisches Handwerk auf moderne IT trifft. „Wir nutzen die Handwerkersoftware MOS‘aik für unser gesamtes Rechnungswesen, sowohl die Kalkulation als auch die Nachkalkulation. Und Finanzdaten fließen über die DATEV-Schnittstelle automatisch in die Software unseres Steuerberaters“, erklärt der Betriebswirt, der 2011 den Malerbetrieb des Vaters übernommen hat.
Aus der Programmoberfläche seiner Handwerkersoftware kann Markus Weller auch auf den Cloudservice des Farbenherstellers Caparol zugreifen. Und so bei Angebotsbearbeitung und Kalkulation einzelne Textbausteine und komplette Leistungsverzeichnisse in der Plattform zusammenstellen. Diese lassen sich inklusive der relevanten Kalkulationsdaten über eine integrierte Schnittstelle direkt in die Handwerkssoftware zur Weiterbearbeitung übertragen. Durch diese moderne Art des Arbeitens spart Chef Weller massiv Zeit: „Angebote habe ich manchmal in einer Minute gefertigt“, berichtet der Unternehmer aus dem Westerwald.
Wenn Nachfolger Betriebe übernehmen, ist dies ein guter Anlass, Arbeitsmittel und Abläufe auf den Prüfstand zu stellen. Denn zumindest in der Arbeitsorganisation ist Tradition kein Qualitätskriterium. Bei dieser Prüfung gilt es, ein einfaches Vorgehen zu beachten, wie Experte Christoph Weiss berichtet: „Der Chef sollte prüfen, welche Geschäftsprozesse es im Unternehmen gibt, welche gut laufen und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Dann heißt es: frisch ans Werk und schauen, wo IT Unterstützung bieten kann“, so der Chef von SIS Consulting aus Innsbruck.
Die passende Hardware
Bester Startpunkt für den Check der Büroausrüstung ist der Server, der immer noch das Herzstück der IT in vielen Betrieben ist.
N Geeigneter Server. Wichtig ist, dass der Chef mit dem Server klein anfangen kann. Er benötigt also ein Gerät, das mit dem Unternehmen bei Bedarf mitwächst und sich problemlos aufrüsten lässt. Wichtige Sicherheitsfunktionen wie redundante Netzteile und eine zweite Festplatte zur Datensicherung sollten ebenfalls kein kostspieliges Extra sein. „Echte“ Server für kleine Büros können zudem dank leiser Lüfter auch unter dem Schreibtisch stehen. Sie brauchen keinen eigenen Serverraum, wie es für die lauten und sehr heißen Server für mittlere Betriebsgrößen zwangsläufig ein Muss ist.
N Passendes Multifunktionsgerät. Kaum ein durchschnittliches Handwerksunternehmen hat so viele Aufträge für die jeweilige Geräteklasse, dass es jeweils ein Fax, Drucker oder Scanner sein muss. Besser sind moderne Multifunktionssysteme. Wer regelmäßig ausschließlich Text (Rechnungen, Angebote) druckt, fährt dabei mit einem Schwarz-Weiß-Laser am besten. Kommt der Drucker sehr selten, etwa als Zweitgerät, zum Einsatz und will der Handwerker nur dann und wann ein Foto ausdrucken, ist ein Tintendrucker die preiswertere Alternative. Wichtige Prüfpunkte außerdem: Braucht das Unternehmen auch ein integriertes Dokumentenmanagement oder die Möglichkeit, die Hardware in ein WLAN einzubinden?
N PC oder Notebook. Mag der Server noch für die Mehrheit der Betriebe vonnöten sein, beim PC ist dies nicht mehr so. Allein, wenn es sich beispielsweise um Raumausstatter handelt, die eine leistungsstarke Grafikkarte und viel Festplattenplatz für etwa eine Designsoftware brauchen, ist der stationäre Rechner noch wichtig. Ansonsten sind robuste Notebooks mit einem soliden Rahmen die bessere, weil mobile Variante. Achten sollten Chefs auf einen Festplattenspeicher von Minimum 500 Gigabyte, zeitgemäße Schnittstellen (USB, HDMI) für den Anschluss von Druckern und Beamern, integriertes WLAN und eine Displaygröße von mindestens elf Zoll oder mehr.
Gute Kamera. Zum Beispiel verfügen die Lumia-Smartphones von Nokia beziehungsweise Microsoft über eine leistungsstarke Zeiss-Optik und insgesamt eine hochwertige Kamera-Technologie. Diese Knipser sind sogar Einsteiger-Digitalkameras überlegen. Das heißt: Wer nur für den Hausgebrauch Bilder des Baustellenfortschritts machen möchte, kann auf eine extra Kamera verzichten. Handwerker, die jedoch lange Brennweiten einsetzen oder ambitionierte Fotoamateure sind oder die ihre Bilder noch digital bearbeiten wollen, sollten sich mit dem Kauf einer modernen Kompakt- oder Spiegelreflexkamera anfreunden.
N Webcam zur Überwachung. Automatische Bilder vom Baufortschritt oder eine Rund-um-die-Uhr-Überwachung des abgelegenen Büros in einem Handwerkerhof, all das erledigen Kameras mit Internetanschluss, die ihre Bilder im Alarmfall automatisch ans Smartphone senden. In hochaufgelösten Bildern, dank Infrarot auch nachts, und in der entsprechenden Ausführung sogar vandalismusgeschützt. Die komplette Ausstattung gibt es für Einstiegspreise deutlich unter 500 Euro. Der Clou der Kameras: Durch den komfortablen Anschluss an das vorhandene PC-Netzwerk verringert sich der Installationsaufwand erheblich.
Software für alle Fälle
Bäckermeister Tim Kortüm beherrscht auch das „Techno-Handwerk“: Am Abend lädt er für die 1600 Facebook-Abonnenten der Dortmunder Bäckerei die Bilder seiner spektakulären Torten hoch – und hat auf diese Weise schon den ein oder anderen Fan für sich als Azubi gewinnen können. Die Stempeluhr des Betriebs wird demnächst durch eine Personalplanungssoftware ersetzt, und auch um Lieferscheine, Backzettel, das Mahnwesen sowie das Rechnungswesen kümmert sich beim Schürener Backparadies die Software. Was zur Grundausstattung für Nachfolger wichtig ist:
N Handwerkerprogramme. Hersteller wie Moser, Sage, Lexware, Topkontor oder pds haben Programme entwickelt, die Abläufe straffen und Handarbeit automatisieren. Hier kommt es darauf an, dass die notwendige Branchentiefe vorhanden ist. Gewerke wie Fensterbauer etwa haben deutlich andere Anforderungen als Installationsbetriebe. Dies lässt sich durch eine Demoversion klären, die jeder seriöse Hersteller zur Verfügung stellen kann. Neben dem Gewerk sollte die Software zumindest die Kernfunktionalitäten der Buchhaltung und einer Kundenverwaltung beherrschen. Zudem betriebswirtschaftliche Auswertungen und etwa die Möglichkeit, den Weihnachtskartenversand gezielt zu organisieren.
N Schutzprogramme. Darüber machen sich leider noch zu wenig Chefs Gedanken: Wann immer Dinge in die digitale Welt übergehen, so brauchen diese auch besonderen Schutz. So sollten Rechnungen, Kundendaten, Zeichnungen oder Angebote auf dem Rechner durch eine Sicherheitssoftware geschützt sein. Clevere Chefs investieren deshalb einmal in ein Paket aus Virenschutz, Firewall und Internetsicherheit, das nicht mehr als rund 30 Euro pro Gerät und Jahr kosten muss. Zweitens gehört dazu eine Software, mit der sich Passwörter, sensible Dokumente und PINs gebündelt verschlüsseln lassen. Lösungen, die sogar zwischen Computer und Smartphone synchronisieren, gibt es schon für gut 20 Euro.
N Dokumentenmanagement. Systeme für das Dokumentenmanagement (DMS) dienen dazu, Dokumente, bestenfalls jeder Art und jeden Formats, datenbankgestützt zu verwalten. Das soll ermöglichen, den Überblick zu behalten und sich nicht der Gefahr auszusetzen, wichtige Schriftstücke zu verlieren. In der Regel werden die Papiere für ein DMS eingescannt und anschließend in elektronischer Form verschlagwortet – im Grunde also die Weiterentwicklung des klassischen Archivs. Dabei kommt es darauf an, dass das DMS passende Schnittstellen zur Handwerkersoftware hat und sich mit der Lösung problemlos synchronisieren lässt.
N Konstruktionsprogramme. Maßgeschneiderte Türen fertigen, neue Wände einziehen oder die Wendeltreppe auf Kundenwunsch: Statt auf den Zeichenblock setzen Handwerksbetriebe auf Computer Aided Design (CAD). Maximal akkurat und mit echtem Mehrwert setzt sich diese Software mehr und mehr durch. Dadurch sinkt der Zeitaufwand für die Erstellung eines Angebotes und für Fertigungszeichnungen mitunter auf wenige Minuten. Auch für die 3D-Drucktechnik werden diese Programme gebraucht. Allerdings richten sich manche Programme eher an Ingenieure denn an Handwerker. Chefs sollten die Software deshalb vor dem Kauf intensiv testen.