Steuerfreie Extras im Handwerk Mit Gutscheinen Mitarbeiter motivieren und binden

Viele Handwerksunternehmen bieten ihren Mitarbeitern steuerfreie Leistungen, um sie zu belohnen, zu binden und zu motivieren. Das Handling ist allerdings mit Aufwand verbunden. So erleichtern Sie sich die Arbeit.

Handwerksunternehmer Karl-Heinz Küpper belohnt jeden Monat seine drei Mitarbeiter. „Sie sind sehr fleißig. Dafür schätze ich sie, und das möchte ich ihnen zeigen“, sagt der Maler. Seit Oktober vergangenen Jahres bekommen sein Geselle, sein Azubi und die Mitarbeiterin im Büro steuer- und sozialabgabenfreie Extras im Wert von 44 Euro im Monat. Damit die Mitarbeiter möglichst viel davon haben und „damit wir gleichzeitig im Unternehmen mit der Lohnbuchhaltung und der Verwaltung nicht unnötig viel zu tun haben, läuft die Abwicklung komplett über einen Dienstleister“, sagt Küpper. Alle drei erhalten von der Firma Edenred eine Gutscheinkarte, mit der sie in ganz Deutschland tanken, shoppen, essen oder einkaufen gehen können. Auf der Karte werden jeden Monat die 44 Euro automatisch vom Dienstleister aufgebucht. Der Mitarbeiter kann den Betrag ausgeben. Oder er spart an – bis er sich etwa bei einem großen Online-Shop später einen teureren Wunsch erfüllt. „Das kann jeder machen, wie er will“, sagt Küpper.

Die Abwicklung über den Dienstleister bringt Vorteile für beide Seiten: Der Firmenchef bietet den Mitarbeitern einen steuer- und sozialabgabenfreien Vorteil, ohne sich um das Handling kümmern zu müssen. Das übernimmt komplett Edenred. Der Mitarbeiter kann die Karte vielfältig einsetzen. Insofern also ergibt sich ein Plus für alle Beteiligten. Die Kosten belaufen sich neben den Aufwendungen für die Sachleistungen von bis zu 44 Euro jeden Monat auf rund 30 Euro pro Mitarbeiter im Jahr für die Abwicklung.

Unternehmen zeigen großes Interesse an steuerfreien Extras

Steuerfreie Extras sind extrem gefragt. Schätzungsweise jedes zweite Unternehmen in Deutschland hat sie im Angebot, um Mitarbeiter zu binden und zu motivieren. „Wir haben immer mehr mittelständische Mandanten, die ihre Mitarbeiter mit sogenannten Sachleistungen unterstützen wollen. Da zeichnet sich aus unserer Sicht ein Trend ab“, sagt Dirk Hubl, Steuerberater mit Kanzlei in Alfter, unmittelbar an der Stadtgrenze von Bonn. Hubl hat sich auf die Beratung mittelständischer Unternehmer, vor allem auch von Handwerksbetrieben spezialisiert. „Wir diskutieren die Vorteile der steuerfreien Sachleistungen regelmäßig mit unseren Mandanten. Es kann für Betriebe mit nur einem Mitarbeiter genauso viel Sinn machen, mit einem Dienstleister zu kooperieren, wie für Firmen mit 100 Beschäftigten“, sagt Hubl. Denn das Finanzamt stellt recht hohe Anforderungen an die Lohnbuchhaltung. Das bedeutet: Jeder Unternehmer muss aufpassen, dass die Grenzwerte für einzelne Mitarbeiter nicht überschritten werden. „Sonst wird die gesamte Leistung eben doch abgabenpflichtig. Genau dies aber will man ja vermeiden“, sagt Hubl. Das Risiko sollte mit einem Dienstleister im Rücken passé sein.

Zahlreiche Gutschein-Dienstleister am Markt

Aktuell sind Dutzende Unternehmen am Markt aktiv, die steuerfreie Extras professionell anbieten. Die bekanntesten Varianten sind dabei sicherlich Essensgutscheine, Tankgutscheine und Einkaufsgutscheine – auch wenn in der Realität das Smartphone über allem thront: Laut einer aktuellen Studie der Willis Towers Watson Unternehmensberatung ist die Übernahme der Handykosten mit 75 Prozent das beliebteste steuerfreie Extra, dicht gefolgt von Arbeitgeberdarlehen (74 Prozent). Essensgutscheine (vor allem Mittagessen) folgen mit 43 Prozent mit deutlichem Abstand erst auf Rang drei.

Anbieter Edenred kann 20.000 Akzeptanzstellen vorweisen

Ein Beispiel dafür aus der Praxis ist das Gutscheinportal Edenred. Mit der „Ticket Plus® Classic“-Gutscheinkarte des Anbieters können Arbeitnehmer beispielsweise in ganz Deutschland bei über 20.000 Akzeptanzstellen tanken, einkaufen oder essen gehen. „ Sein aktuelles Guthaben kann jeder online, telefonisch oder über eine kostenlose Smartphone-App abfragen “, sagt Viktoriya Simkina, die bei Edenred die Plattform für Kleinunternehmer Edenred One betreut. Mit dabei sind etwa die Tankstellenfilialen „Westfalen“, „Allguth“, „Hem“, „Shell“ oder „Total“, aber auch die Geschäfte der Supermärkte „denn‘s Biomarkt“, „famila“, „Globus“ oder „real“, „REWE“ und „Rossmann“. Der Mitarbeiter kann bei „Douglas“, „Ikea“, „Saturn“, „Thalia“ bis zu „Zalando“ oder „Tchibo“ einkaufen und in Restaurants wie „Vapiano“, „L’Osteria“ oder „Maredo“ speisen. „ Die Guthabenkarten sind individuell einsetzbar und deshalb für jeden Mitarbeiter interessant“, sagt Simkina.

Gutscheinkarte als Bonus für den Bereitschaftsdienst

Das bestätigt auch das Team der Firma Elektro Stefan Gläser in Cölbe , einer Gemeinde mit rund 7.000 Einwohnern im mittelhessischen Kreis Marburg-Biedenkopf: „Die Meinungen unserer Mitarbeiter sind alle durchweg gleich. Sie finden die Karte klasse. Denn sie können in ihren Lieblingsgeschäften damit einkaufen“, sagt Handwerkschef Stefan Gläser. Die Gutscheinkarte nutzt er als Bonus für den Bereitschaftsdienst, den die Mitarbeiter jeden Monat übernehmen. „Am Wochenende und an Feiertagen auf Abruf bereitzustehen erfordert eine große Leistungsbereitschaft. Deshalb kam uns die Idee mit der Gutscheinkarte sehr gelegen. So haben die Mitarbeiter zusätzlich zum normalen Lohn einen Vorteil. Wir profitieren von sehr motivierten Fachkräften“, sagt Gläser. Alternativ oder zusätzlich können Arbeitnehmer einfache Essensgutscheine für ihr Mittagessen in Papierform bekommen, die sie in Supermärkten, Bäckereien und Imbissen einlösen können. Insgesamt gibt es 30.000 Akzeptanzstellen.

Steuerfreier Essenszuschuss per App

Das bietet in digitaler Form auch die Spendit AG. Hier erhalten Mitarbeiter einen steuerfeien Essenszuschuss via App. Diese Kooperation konzentriert sich auf die „Lunchit“-App. Handwerksunternehmer können ihren Mitarbeitern das Mittagessen bis zu 6,33 Euro steuer- und sozialversicherungsvergünstigt bezuschussen. Das funktioniert hier so: Der Mitarbeiter lädt sich die App auf sein Smartphone, isst im Lokal, scannt seinen Beleg ein und bekommt den Zuschuss mit dem nächsten Gehalt erstattet. Der Unternehmer bekommt die Abrechnungsdaten für die Lohnabrechnung und kann diese in jedes Lohnbuchhaltungssystem importieren.

Hier kommt die Datev ins Spiel, da viele Handwerksunternehmer das Lohnbüro an ihren Steuerberater ausgegliedert haben. Wenn Firmenchefs über einen Steuerberater, der Datev-Mitglied ist, mit Edenred oder mit Lunchit einen Vertrag abschließen, erhalten sie vergünstigte Konditionen.

Belege über Sachleistungen in der Lohnakte archivieren

Alternativ zu Karten und Apps der professionellen Dienstleister können Unternehmer – beispielsweise bei der Tankstelle vor Ort – selbst Gutscheine kaufen und sie ihrem Mitarbeiter jeden Monat übergeben. Oder der Arbeitnehmer legt eine Quittung seiner letzten Tankrechnung vor. Er bekommt den Betrag dann bei der nächsten Gehaltsabrechnung erstattet. Wichtig ist es, alle Belege rund um die Sachleistungen in der Lohnakte zu archivieren. Die Betriebsprüfer zeigen sich erfahrungsgemäß hier kritisch. Fehlt ein Nachweis, kann der Finanzbeamte die Abrechnung anzweifeln und Steuern wie auch Sozialabgaben nachfordern. Diese Aufwendungen wird der Unternehmer im Zweifel sogar komplett selbst tragen müssen. „Im Nachhinein von den Mitarbeitern die Abgaben vom nächsten Gehalt abzuziehen wäre natürlich sehr demotivierend“, warnt Hubl.

Wer möglichst viel bieten will, kann zusätzlich beispielsweise mit den sogenannten Aufmerksamkeiten punkten. Auch hierzu haben die Dienstleister Angebote parat. Aus einem besonderen persönlichen Anlass kann ein Arbeitnehmer mit einem Geschenk im Wert von 60 Euro brutto steuer- und sozialversicherungsfrei beglückt werden. Geburtstag, Mitarbeiterjubiläum, Namenstag, Geburt eines Kindes, Hochzeit oder Taufe: Das alles sind für den Fiskus gute Gründe für ein Präsent.

Die Mitarbeiter des Malerbetriebes Karl-Heinz Küpper bekommen zum Geburtstag eine Gutschrift von 60 Euro auf ihre Karte gebucht. „Jeder kann sich sein Geschenk selbst aussuchen. So passt das für alle am besten“, sagt Küpper.

Gutscheinabwicklung – Darauf achtet der Fiskus

Bei steuerfreien Extras heißt es aufpassen! Die Fiskaldiener checken bei jeder Lohnsteuerprüfung die Sachleistungen ganz intensiv. Entdecken sie Unregelmäßigkeiten, müssen die Mitarbeiter-Bonbons versteuert werden. Diese Regeln sind zu beachten:

1. Kein Bares: Der Mitarbeiter darf die 44 Euro im Monat nicht cash in die Hand bekommen. Das wäre auf jeden Fall komplett steuer- und sozialversicherungspflichtig.
2. Keine Gehaltsumwandlung: Die Leistung muss zusätzlich zum Lohn fließen. Wenn ein Teil des Lohns einfach umgewandelt wird – also um den Betrag reduziert wird –, gilt das Gleiche. Aber: Der Arbeitsvertrag kann geändert werden. Der Mitarbeiter verzichtet auf bis zu 44 Euro Lohn und vereinbart dann zusätzlich zum Gehalt eben die Sachleistung.
3. Keine Jahresleistung: Der Mitarbeiter ist zwar nicht gezwungen, die Gutscheine gleich einzusetzen, und darf somit die Beträge ansparen. Der Chef darf aber nicht einfach einmal im Jahr die Summe von zwölfmal 44 Euro, also 528 Euro, einmalig gutschreiben.
4. Keine Alternative: Werden Gutscheine ausgeteilt, muss eine Auszahlung des Betrags in bar ausgeschlossen sein. Der Mitarbeiter darf also kein Wahlrecht haben.
5. Feste Grenzen: Die Maximalbeträge sind immer zu beachten, um Nachzahlungen zu vermeiden. So kann der Handwerksunternehmer seinem Mitarbeiter ein Ticket für den Mittagstisch mit 6,33 Euro bezuschussen. Zu versteuern sind dann 3,23 Euro pauschal mit 25 Prozent plus Soli und Kirchensteuer, wenn der Angestellte nichts selbst dazuzahlt.