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Geschäftsreisen: Mobil mit dem Fiskus

Im Laufe eines Jahres fallen in Handwerksbetrieben ­unzählige Fahrten an. Fehler bei der Abrechnung führen zu hohen Steuernachzahlungen. Denn der Fiskus erweist sich als extrem penibel.

Themenseite: Reisekosten

Die umfassende Reisekostenreform von Anfang vergangenen Jahres sollte eigentlich den großen Durchbruch bringen. Die Finanzverwaltung wollte den Bürokratieabbau vorantreiben. Geglückt scheint das nicht. Denn die Regeln sind extrem diffizil. Das Problem für jeden Handwerksunternehmer: Betriebsprüfer nehmen nach wie vor gerade die Abrechnungen für Geschäftsreisen akribisch unter die Lupe. Werden etwa falsche Werte für Verpflegung steuerlich geltend gemacht, drohen gleich horrende Nachzahlungen und zeitintensive Korrekturen. Vor allem bewegten sich Firmenchefs in den vergangenen Monaten bei verschiedenen Detailfragen im Ungewissen. „Einzelheiten waren bis vor Kurzem noch nicht abschließend geklärt. Das führte bei vielen Unternehmern zur Verunsicherung“, erklärt Gregor B. Sprißler, Steuerberater in Recklinghausen. Zum Beispiel wussten Firmenchefs mehrere Monate nicht, wie sie etwa mit Mahlzeiten umgehen – speziell wenn sie im Flieger oder auf dem Schiff während der Außendiensttermine angeboten werden. „Das Bundesfinanzministerium hat inzwischen Stellung genommen“, so Sprißler. Sind etwa Sandwiches im Ticketpreis enthalten, so reduzieren sich die Verpflegungspauschalen. Der Fall zeigt: Fiskus und Finanzrichter haben im Zweifel immer das letzte Wort.

Problem Entfernungspauschale

Zu einer großen Herausforderung kann es für Handwerksunternehmer überdies werden, in ihrer privaten Steuererklärung bei den Fahrten von zu Hause zum Betrieb das Beste für sich herauszuholen. So wird der Firmenchef die Strecke oft gemeinsam im Auto mit der bei ihm angestellten Ehepartnerin zurücklegen. Gut zu wissen, dass jeder für sich Steuervorteile für die Wegstrecke realisieren kann (siehe „Keinen Cent dem Fiskus schenken“). Anlass genug für clevere Handwerkschefs, sich in puncto Steuertipps rund um die sogenannte Entfernungspauschale – die Abrechnung der Fahrten zum Betrieb von daheim – sowie über die Folgen der Reisekostenreform auf den aktuellen Stand zu bringen.

Was jetzt für die Fahrten zwischen Wohnung und Firma für Unternehmer gilt: Mit der Reform wurde der Begriff der ersten Betriebs- oder Tätigkeitsstätte eingeführt (Schreiben des Bundesfinanzministeriums IV A 2 – O – 2000 / 14 / 1001, IV C 6 – S-2145 / 10 /10005). Diese ist für den Unternehmer so definiert: Der Firmenchef steuert den Standort auf Dauer jeden ­Arbeitstag an oder zumindest für zwei volle Arbeitstage in der Woche. Er verbringt dort mindestens ein Drittel seiner regelmäßigen Arbeitszeit. Bei vielen Handwerksunternehmern dürfte die Sache klar sein. Etwa bei jenen, die nur einen betrieblichen Standort haben und jeden Morgen dorthinfahren. Die Fahrten erkennt das Finanzamt mit der Entfernungspauschale von 30 Cent pro Kilometer für die einfache Wegstrecke an. Kommt dafür ein Geschäftswagen zum Einsatz, was bei den meisten Handwerkschefs der Fall sein dürfte, wird ein geldwerter Vorteil von 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer steuerpflichtig.

Vorsicht bei Filialunternehmen

„Schwieriger kann es dagegen bei Filialunternehmen werden“, sagt Sprißler. Beispiele: Angenommen der Handwerksunternehmer fährt zwei Betriebsstätten zu gleichen Teilen an. Er wohnt in A. Die Filiale B liegt fünf Kilometer näher an seinem Zuhause als die Filiale C. Das Finanzamt bestimmt dann die Filiale B zur ersten Tätigkeitsstätte. Das bedeutet: Der Firmenchef kann für diese Wege nur die Entfernungspauschale – also die einfache Strecke – geltend machen. Für alle anderen Fahrten kann er jeden Kilometer mit dem Fiskus abrechnen.

Nächster Fall: Der Firmenchef wohnt in A. Er betreibt eine Betriebsstätte – sein Stammhaus – in B und eine Geschäftsfiliale in C. An jedem Arbeitstag fährt er zuerst in die Werkstatt im Ort B, die Filiale in C steuert er einmal in der Woche an. Dann setzt er die Fahrten zur Betriebsstätte B mit der Entfernungspauschale an. Die Stecken in die Filiale C kann er voll und ganz geltend machen.

Buch führen

Tipp: Clevere Handwerkschefs halten in ihrem Kalender akribisch fest, an welchen Tagen sie von ihrer Wohnung direkt in die erste Tä­tigkeitsstätte gefahren sind. „Wer etwa erst zum Kunden steuert, kann jeden Kilometer ­steuerlich geltend machen und braucht bei Fahrten mit dem Dienstwagen für diesen Tag auch keinen geldwerten Vorteil zu versteuern“, weiß Sprißler.

Dritter Fall: Ein Handwerksunternehmer ist permanent nur auf Baustellen tätig. Im Arbeitszimmer zu Hause erledigt er seine Büroarbeiten. Betrieblich genutzte Räume im Haus des Unternehmers sind wegen der Nähe zum privaten Lebensbereich keine Betriebsstätte – so das Bundesfinanzministerium und auch der Bundesfinanzhof in einem neuen Urteil (X R 13/13). Sämtliche Fahrten sind dann voll absetzbar.

Großes Glück hatte eine selbständige Steuerzahlerin ohne eindeutige Betriebsstätte. Das Finanzamt wollte ihr bei den Fahrten zu ihren Kunden nur die einfache Wegstrecke anrechnen. Es handelte sich für die Fiskaldiener nicht um Wege zu ihren Auftraggebern und damit um Geschäftsreisen, sondern um Strecken zu ihren Betriebsstätten. Die Selbständige zog vor den Bundesfinanzhof. Die obersten Richter gaben ihr Recht (Bundesfinanzhof, Az III R 19/13). Das Beispiel zeigt: Unternehmer können also Erfolg haben, wenn sie sich vom Fiskus nicht alles gefallen lassen. Die Beamten dürfen die neuen Regeln nicht zu streng auslegen, um Steuervorteile zu streichen.

Die Änderungen durch die Reisekostenreform gehen aber noch weiter. Komplizierte Regeln haben Firmenchefs auch zu beachten, wenn sie für die Firma unterwegs sind und übernachten. Grundsätzlich dürfen nicht die tatsächlichen Aufwendungen für Verpflegung geltend gemacht werden, sondern nur festgelegte Beträge. Die tatsächlichen Aufwendungen für die Übernachtung akzeptiert das Finanzamt, wenn Unternehmer dafür einen Beleg haben. Wird in der Rechnung ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausgewiesen, sind die Mahlzeiten herauszurechnen.

Das geht pauschal, für Frühstück 20 Prozent und für Mittag- oder Abendessen jeweils 40 Prozent. „Die Pauschale kann auch um 9,60 Euro zu kürzen sein, falls während einer Außendiensttätigkeit belegte Brötchen, Kuchen oder Obst angeboten werden“, sagt Ines Wollweber, Steuerberaterin bei Ecovis in Niesky. Bei eintägigen Reisen setzen Firmenchefs 12 Euro an, bei mindestens 24 Stunden gibt es 24 Euro pro Tag. Positiv: Der Unternehmer muss seit der Reform dabei nicht mehr auf die Minute nachhalten, wann die Reise losging. „Insofern hat die Reform schon zum Bürokratieabbau geführt“, erklärt Wollweber.

Entfernungspauschale: Keinen Cent dem Fiskus schenken

Für den Weg zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gibt es nur die Entfernungspauschale von 30 Cent für die kürzeste Strecke. Wie Unternehmer hier optimal abrechnen.

Verkehrsmittel. Ob Auto, E-Bike oder Bus und Bahn: Für den Fiskus ist es egal, wie der Steuerzahler den Weg zurücklegt. Die Entfernungspauschale gewährt das Finanzamt immer. Tipp: Wenn der Unternehmer gemeinsam mit dem Ehepartner im Auto zum Betrieb fährt, darf das Paar die Entfernungspauschale doppelt ansetzen. Es sind nur volle Kilometer absetzbar.

Kürzeste Strecke. Es zählt die kürzeste Strecke – die längere dann, wenn sie ganz offensichtlich schneller ist. Die Zeitersparnis sollte wenigstens zehn Prozent betragen. Die längere Strecke muss offensichtlich verkehrsgünstiger sein. Aber: Das Sächsische Finanzgericht akzeptierte die längere Strecke bei einem Steuerzahler nicht, der bei einer Fahrtzeit von mehr als 1,5 Stunden laut Google-Maps auf eine Zeitersparnis von fünf Minuten kam (Az.: 8 K 718/11).

Arbeitstage. Fährt der Unternehmer die Strecke mehrmals täglich, kann er sie dennoch nur einmal pro Arbeitstag geltend machen. Urlaubs- und Krankheitstage werden abgezogen. Grobe Faustregel: Bei 5-Arbeitstagen in der Woche akzeptiert der Fiskus 220 bis 230 Fahrten, bei 6-Arbeitstagen 260 bis 280 Fahrten im Jahr. Die Werte sind hoch bemessen. Im Zweifel bleiben Firmenchefs ohne Nachweis besser unter diesen Größen.

Firmenwagen. Die meisten Unternehmer nutzen ein Geschäftsauto. Pauschal versteuern sie die private Nutzung mit 1 Prozent vom Listenpreis plus Zuschlag für die Fahrten zur Arbeit. Dieser beläuft sich auf 0,03 Prozent vom Listenpreis pro Entfernungskilometer. Es zählt hier die kürzeste Strecke. In der Einkommensteuererklärung kann als Ausgleich dann die Entfernungspauschale geltend gemacht werden.

Doppelte Haushaltsführung

Wenn Unternehmer oder deren Mitarbeiter aus betrieblichen Gründen zwei Haushalte führen, akzeptiert das Finanzamt seit 2014 bis zu 1000 Euro Kosten im Monat für Miete. Was bei der Doppelten Haushaltsführung zählt:

Das Kriterium. Pendler müssen belegen, wo ihr Lebensmittelpunkt liegt. Dabei kommt es auf die gesamten Lebensumstände an. Der erste Wohnsitz ist in der Regel dort, wo die persönlichen Bindungen am engsten sind.

Singles. Nach den Lohnsteuerrichtlinien liegt der Lebensmittelpunkt von Alleinstehenden dort, wo sie mindestens zweimal im Monat außerhalb ihres Beschäftigungsortes hinfahren. Bei Verheirateten reicht es aus, wenn sie sich alle zwei Monate zu Hause sehen lassen. Als Nachweise für den ersten Wohnsitz können Barabhebungen, Arztbesuche oder Einladungen zu Feiern am Heimatort sowie Mitgliedschaften in Vereinen dienen.

Unterkunft. Sind die Grundvoraussetzungen erfüllt, können Steuerzahler Aufwendungen bis zu 1 000 Euro pro Monat – oder 12 000 Euro im Jahr – für die Unterkunft geltend machen. Nicht ausgeschöpfte Beträge lassen sich auf Folgemonate übertragen. Dazu zählen neben der Miete auch die Betriebs-, die Renovierungs-, die Reinigungskosten oder die Rundfunkgebühren.

Weitere Kosten: Steuerzahler können in den ersten drei Monaten Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen. Das Finanzamt beteiligt sich an Familienheimfahrten mit 30 Cent pro Entfernungskilometer und akzeptiert Umzugs-, Einrichtungs- oder Anschaffungskosten für berufliches IT-Equipment.

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