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Prävention Geldwäsche: So beugen Sie dem Ernstfall vor

Chefs sollten ihre Kunden kennen und präventiv gegen Geldwäsche vorgehen, um ein böses Erwachen zu ­vermeiden. Denn die Banken melden jede Auffälligkeit. Wie Sie sich richtig verhalten.

Topic channels: TS Betriebsprüfung und TS Geldwäschegesetz

Juwelier Uwe Frieß wird von seiner Bank gelegentlich mit besonderen Hinweisen angeschrieben, wenn er im Ausland Gold, Platin oder Diamanten kauft. „Dann steht in dem Schreiben, dass die Regeln zur Geldwäscheprävention einzuhalten sind“, so der Geschäftsführer der Edelmetallschmiede Frieß in Schleswig. Das nimmt er gelassen. Er kennt seine Auftragnehmer und seine Ansprechpartner. „Genauso wie bei uns läuft auch bei ihnen alles reell“, sagt Frieß. Gelegentlich kopiert er die Personalausweise seiner Kunden, dokumentiert, was sie zu welchem Preis bei ihm gekauft oder verkauft haben. „So müssen wir per Gesetz verfahren, wenn höhere Bargeldbeträge bei uns über den Ladentisch gehen“, betont Frieß. Das kommt vor, wenn er zum Beispiel Altgold kauft. „Manchmal erwarten die Kunden eine Barauszahlung, auch wenn dies nicht die Regel ist“, so Frieß. Der Unternehmer vermeidet das möglichst, „weil wir dann erhöhten Sorgfaltspflichten unterliegen und Aufwand mit Dokumentation und Bürokratie haben.“ Seine Mitarbeiter sind aber entsprechend geschult, wissen, wie sie hier verfahren müssen.

„Das Thema hat momentan erhöhte Brisanz“, sagt Christine Varga-Zschau, promovierte Rechtsanwältin im Bereich Wirtschafts- und Steuerstrafrecht und Compliance sowie Geldwäschebeauftragte der Kanzlei Rödl & Partner in Nürnberg. Die EU hat Druck auf die Regierung ausgeübt, präventiv gegen Schwarzgeld und Geldwäsche vorzugehen. Bis zum kommenden Jahr müssen weitere Maßnahmen eingeführt sein. Bundesfinanzminister Olaf Scholz hatte einen entsprechenden Gesetzentwurf zur sogenannten „Fünften EU-Geldwäscherichtlinie“ vorgelegt. Das betrifft auch Handwerksunternehmer, etwa Juweliere oder Autohäuser, die ohnehin zu erhöhter Vorsicht gezwungen sind.

Auch Banken, die jeden Verdacht einer möglichen Geldwäsche melden müssen, sind sensibilisiert. Deshalb überprüfen sie ihre Vertragspartner: die mittelständischen Unternehmer. Sie nutzen Scoring-Modelle, um für Firmenkunden ein Risikoprofil abzubilden. Diese werden permanent aktualisiert. Jeglicher Verdacht auf Geldwäsche ist anzuzeigen. Die Financial Intelligence Unit (FIU), die zuständige Behörde, verzeichnet einen kontinuierlichen Anstieg der Meldungen. „Das Aufkommen hat sich in den Jahren von 2008 bis 2017 mehr als verachtfacht“, heißt es im aktuellen Jahresbericht. Vor einigen Jahren brauchten die Geldinstitute erst bei konkreten Hinweisen zu reagieren. Inzwischen genügen kleine Auffälligkeiten. „Die betroffenen Unternehmer erfahren von einer Meldung nichts“, erklärt Varga-Zschau. Sie erhalten erst Kenntnis, wenn die Behörden Ermittlungen aufnehmen. Firmenchefs sollten deshalb selbst präventiv agieren, um keine Zweifel aufkommen zu lassen.

Aufklärung ist Pflicht

Das betrifft die Kommunikation mit der Hausbank. „Wir müssen nachfragen, wenn Kunden beispielsweise eine hohe Summe Bargeld mitbringen und auf ein Konto einzahlen. Unternehmer reagieren mitunter verständnislos, weil sie meinen, das ginge die Bank nichts an“, sagt Andreas Middelberg, stellvertretendes Vorstandsmitglied der Kreissparkasse Ravensburg. Ein Fehler: In einer solchen Situation bringen Firmenchefs besser gleich Belege mit. Middelberg erinnert sich an eine vorbildliche Unternehmerin, die ihr Auto bar verkauft hatte und den Vertrag der Bank vorlegte.

Prinzipiell keine hohen Bargeldbeträge anzunehmen und nur Kartenzahlungen oder Überweisungen zu akzeptieren kann ebenfalls eine vorbeugende Maßnahme für Betriebe sein. Ansonsten müssen Unternehmer bei Verdacht auf Geldwäsche ein Geschäft ablehnen und eine Meldung an die Behörden machen. Unternehmer sollten auch erhöhte Zahlungseingänge gegenüber ihrem Geldinstitut darlegen. Wenn beispielsweise in einem Monat ein ungewöhnlicher Großauftrag abzurechnen ist, darf das gegenüber der Bank erläutert werden. Das betrifft insbesondere Exporteure, wenn aus einem Land außerhalb der EU überwiesen wird und womöglich zuvor noch nie Auslandsumsätze realisiert wurden.

Kenne Deine Kunden

Jeder Firmenchef sollte seine Auftraggeber kennen – entsprechend dem „Know your customer“-Prinzip (KYC). Das bedeutet, der Sitz der Firma, die Kontaktdaten, die Rechtsform und nicht zuletzt die Position des Vertragspartners im Unternehmen sind bekannt. Firmenchefs müssen nähere Informationen einholen, etwa einen Auszug aus dem Handelsregister. Sie klären den Zweck und die Art der Geschäftsbeziehung ab, wer der wirtschaftlich Berechtigte hinter dem Geschäft ist und ob eine sogenannte politisch exponierte Person involviert ist. „Stellt der Unternehmer ein erhöhtes Geldwäscherisiko fest, beispielsweise weil der Geschäftspartner seinen Sitz in einem Drittstaat hat, dem von der EU ein erhöhtes Geldwäscherisiko zugewiesen wird, oder weil er eine politisch exponierte Person ist, ergeben sich zusätzlich erhöhte Sorgfaltspflichten“, sagt Johannes von Eggelkraut-Gottanka, promovierter Partner der Kanzlei Ranke von Eggelkraut-Gottanka Rechtsanwälte in München. Der Unternehmer muss dann zum Beispiel Informationen über die Herkunft der Gelder einholen, die verwendet werden sollen.

Das Risiko ermitteln

Varga-Zschau empfiehlt jedem Handwerkschef, ein Risikomanagementsystem einzuführen – selbst, wenn nicht alle verpflichtet sind . Dafür erläutert der Unternehmer seine Geschäftsbeziehung zum Lieferanten oder Kunden. Er identifiziert, welche Stellung seine Ansprechpartner im jeweiligen Unternehmen haben, beschreibt dessen Organisationsstruktur und welche wirtschaftlichen Berechtigungen für die Zusammenarbeit vorliegen. Unterstützen können hier Auskunfteien, etwa „Creditreform“ oder „Bisnode“. Wichtig ist, diese Information vor dem Vertragsabschluss einzuholen. Der Chef sollte auch erörtern, wie häufig er mit seinen Geschäftspartnern in Kontakt steht, zu welchen Anlässen und wie die Korrespondenz abläuft. Dokumente zu dessen Identifizierung, etwa Ausweise, sollten gescannt werden. Wichtig ist, die Aufzeichnungen aktuell zu halten. Ergeben sich Änderungen, etwa bei den Zuständigkeiten, vermerkt der Chef dies schriftlich. „Auch Mitarbeiter sind entsprechend zu schulen“, so Expertin Varga-Zschau.

Geldwäscherichtlinie: Das gilt für Güterhändler

Kfz-Betriebe, Juweliere, Bootsbauer oder Antiquitätenhändler: Wer mit Luxusgütern handelt, ist in besonderem Maße zur Geldwäscheprävention verpflichtet – auch, wenn nur einmal ein Barumsatz von über 10.000 Euro im Jahr erfolgt. Folgendes schreibt die Geldwäscherichtlinie vor:

  1. Prävention: Das Unternehmen muss betriebliche Maßnahmen ergreifen, etwa verantwortliche Mitarbeiter schulen (beispielsweise Verkäufer, Kassenpersonal oder Mitarbeiter der Buchhaltung) und eine Risikoanalyse anfertigen. Zu bewerten sind die Kunden, die Art der angebotenen Produkte, die Bargeldakzeptanz über der Identifizierungsschwelle bis hin zur Organisationsstruktur.
  2. Dokumentation: Soweit Bargeld in Höhe von 10.000 Euro oder mehr angenommen wird, sind der Vertragspartner sowie die für ihn auftretende Person zu identifizieren. Der Reisepass oder der Personalausweis im Original sind vom Kunden vorzulegen und vom Unternehmer zu kopieren – mit Rückseite. Der Führerschein reicht nicht aus. Der Ausweis muss gültig sein. Wichtig ist, die Person und das Bild im Ausweis miteinander zu vergleichen. Der Rat der Europäischen Union hat ein Online-Register über europäische Identitätsdokumente und deren Echtheitsmerkmale veröffentlicht. Dort kann man nachvollziehen, wie ein Dokument im Original aussieht und welche Sicherheitsmerkmale es haben muss: prado.consilium.europa.eu
  3. Verdachtsmeldung: Diese ist zwingend bei der FIU auf der eigenen Website „GoAML“ (goaml.fiu.bund.de) abzugeben. Das sollte passieren, wenn:
    die Art des Geschäfts nicht zum Kunden und dessen vermuteten wirtschaftlichen Verhältnissen passt, der Kunde ohne nachvollziehbaren Grund weitestgehend den persönlichen Kontakt mit dem Unternehmen vermeidet, der Kunde anonym bleiben will oder versucht, seine wahre Identität zu verschleiern, er keinen Ausweis oder Pass vorlegt und dies nicht nachvollziehbar erklärt, der Auftraggeber ungenaue oder offensichtlich falsche Angaben mach.,Kritisch ist es ebenso, wenn der Schwellenwert bei Einzeltransaktionen offensichtlich unterschritten wird, um eine Identifizierung zu vermeiden – so etwas nennt sich „Smurfing“. Eine Dokumentation sollte auch erfolgen, wenn Kunden zum Beispiel mehrmals für mehrere Tausend Euro beim Schreiner ein Möbelstück fertigen lassen. Auch verdächtig: Zahlungsverpflichtungen, die von Dritten erfüllt werden (Stichwort Strohmanngeschäfte).

Checkliste: Elf Punkte, wie Sie Geldwäsche erkennen

Es erfordert einen sensiblen Umgang mit Informationen, um Geldwäsche vorzubeugen. Handwerkschefs, die sich davor schützen wollen, sollten diese Punkte beachten:

  • Kennen Sie die Eigentumsverhältnisse und die Organisationsstrukturen Ihrer Geschäftspartner?
  • Kennen Sie die Tochtergesellschaften Ihrer Geschäftspartner?
  • Fragen Sie nach den Gründen, falls sich das Zahlungsverhalten bei langjährigen Kunden ändert?
  • Fragen Sie nach, wenn Lieferungen plötzlich an eine neue Adresse – womöglich in einem anderen Land – erfolgen sollen?
  • Haben Sie die Risikosituation in Ihrem eigenen Unternehmen schriftlich analysiert?
  • Haben Sie Ihre Mitarbeiter angewiesen, wie sie sich gegenüber Geschäftspartnern präventiv verhalten sollen?
  • Werden die Mitarbeiter informiert, falls sich hier Neuerungen und Änderungen etwa durch eine Erweiterung der Leistungspalette des Unternehmens ergeben?
  • Haben Sie einen Geldwäschebeauftragten ernannt, der als Ansprechpartner zur Verfügung steht?
  • Melden Sie Verdachtsmomente an die Financial Intelligence Unit?
  • Informieren Sie Ihre Bank frühzeitig, wenn Sie höhere Bargeldbeträge einzahlen?
  • Informieren Sie Ihre Bank, wenn Sie mit Neukunden im Ausland größere Aufträge abwickeln wollen?

Schulung: So machen Chefs ihre Mitarbeiter wachsam

Das Thema Geldwäsche ist nicht nur wichtig für Betriebsinhaber, auch Mitarbeiter sollten wissen, wie mit Auffälligkeiten umzugehen ist. Über zwei Wege können Handwerksunternehmer dafür sorgen, dass Arbeitnehmer ausreichend geschult sind:

Schriftstücke

Mitarbeiter sollten mithilfe schriftlicher Verhaltensmaßnahmen geschult werden. Hier sind mögliche Verdachtsmomente zu erläutern, beispielsweise wenn die Ansprechpartner von Kunden oder Lieferanten häufig ohne Angaben von Gründen wechseln. Unternehmer können sich an einen wenden, der mit ihnen individuell die jeweilige Risikosituation analysiert und entsprechende Maßnahmen formuliert. Bei Fragen lassen sich auch die Innungen oder die zuständige Aufsichtsbehörde hinzuziehen – in den meisten Bundesländern sind das die Bezirksregierungen. Diese geben auch entsprechende Merkblätter heraus.

Geldwäschebeauftragte

Geschult werden können Mitarbeiter auch vom Geldwäschebeauftragten des Unternehmens. Er wird vom Chef auserwählt und individuell auf die Risikosituation des Betriebes vorbereitet. Die Schulungen sollten wiederholt werden, sobald sich Änderungen in der Prävention ergeben. Gleiches gilt, wenn neue Mitarbeiter ins Unternehmen kommen. Potenzielle Gedwäschebeauftragte können sich in entsprechenden Seminaren (zum Beispiel vom TÜV) ausbilden lassen.

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