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Hard- und Software Gebrauchte IT: So können Betriebe Geld sparen

Hard- und Software müssen nicht teuer sein: Handwerkschefs können sie heute günstig auf dem Gebrauchtmarkt für IT kaufen. Mit dem richtigen Partner lohnt sich das über die Maßen.

Topic channels: TS Nachhaltigkeit, TS Start-up, TS Upcycling, TS Digitalisierung, TS Datenschutz und TS IT-Trends

Susanne Bañez-Weidenbach steckte 2018 nur auf den ersten Blick in einem Dilemma. Die Unternehmerin verfolgt seit der Gründung eine klare Digitalstrategie, achtet dabei jedoch sehr darauf, dass sie mit ihrem Handwerks-Start-up Kosten schont. Doch wie beide Ziele – moderne Technologie anschaffen und sparen – in Einklang bringen? Ganz einfach: „90 Prozent der Hardware für unsere gesamte IT-Infrastruktur habe ich gebraucht gekauft. Nur wenige Spezialgeräte, die wir als zertifizierter Betrieb benötigen, musste ich neu anschaffen und konnte insgesamt so rund e in Drittel des Neupreises sparen“, sagt die Chefin des Fünfmannbetriebs Ramme Drehteile, der unter anderem auf die Mikrozerspanung für Medizinprodukte spezialisiert ist.

Mit ihrem Vorgehen liegt Bañez-Weidenbach voll im Trend, denn der technologische Gebrauchtwarenmarkt boomt. Sowohl Soft- als auch Hardware besorgen sich immer mehr clevere Handwerker nicht fabrikneu, sondern aus seriösen Quellen und sparen dabei mächtig Geld. Und nicht nur das: „Wer hier richtig agiert, kommt günstiger weg, aber muss bei der Digitalisierung keine Zugeständnisse machen“, bestätigt Axel Oppermann, Analyst bei Avispador, das Vorgehen von Firmenchefin Bañez-Weidenbach aus dem baden-württembergischen Königsbach-Stein. Das heißt: Gebraucht geht nicht unbedingt einher mit veraltet. Darüber hinaus hat der Gesetzgeber das ehedem juristisch verminte Gebiet des Zweithand-Softwaremarkts in weiten Teilen bereinigt. Betriebe, die bestimmte Grundsätze beachten, halten sich rechtlich schadlos (s. Rechtstipps unten).

Vorsicht vor dubiosen Quellen

Ein Schaden entsteht Unternehmern immer nur dann, wenn sie das Sparen übertreiben und gebrauchte Produkte aus dubiosen Quellen beschaffen. Bestes Beispiel dafür ist die Insolvenz des Gebrauchthändlers Lizengo. Dieser brachte es mit Microsoft-Lizenzen zum Dumpingpreis sogar bis in die Regale der Edeka-Märkte. Die Staatsanwaltschaft Köln hat jedoch im August 2020 Durchsuchungen bei dem Onlinehändler getätigt. Dieser soll die Produktschlüssel von Microsoft verkauft haben, ohne ein tatsächliches Nutzungsrecht zu besitzen, wogegen dann der Software-Konzern rechtlich vorgegangen war.

Zwar ist es nach Meinung von Branchenexperten wie Axel Oppermann nicht sehr realistisch, dass der US-Konzern die Nutzung der Software untersagt und den Anwendern den Saft abdreht, aber auf der sicheren Seite sind Betriebe damit jedenfalls auch nicht. „ Onlineshops mit suspekten Firmenadressen in Asien oder Händler, die Ware für 80 Prozent unter dem Einstandspreis verkaufen, sind naturgemäß keine Lieferanten für die engere Wah l“, warnt der IT-Analyst.

Das bestätigt auch Unternehmerin Bañez-Weidenbach, die als zertifizierter Lohnfertiger per se großen Wert auf ein dezidiertes Lieferantenmanagement legt: „Lieferfähigkeit und Zuverlässigkeit stehen bei uns hoch im Kurs. Deshalb haben wir uns für die AfB GmbH als Partner entschieden“. Die Firma mit Hauptsitz im nordrhein-westfälischen Düren ist nach eigenen Angaben Europas größtes gemeinnütziges IT-Unternehmen, hat vor wenigen Tagen den deutschen Nachhaltigkeitspreis erhalten und sich auf die umweltschonende Wiedervermarktung von Technologie spezialisiert.

Fokus auf Nachhaltigkeit

Ebenso agiert die klimaneutral zertifizierte Schweinfurter bb-net, bei der der Handwerksbetrieb Noppinger aus dem fränkischen Röthlein eingekauft hat. „Heutzutage müssen Unternehmen zunehmend ihren Fokus auf Nachhaltigkeit ausrichten, auch Handwerksbetriebe. Uns überzeugte der Aspekt, dass wir durch Kauf von Refurbished-IT einen Teil dazu beitragen“, sagt Firmenchefin Annette Noppinger.

„Refurbished“, was sich mit aufbereitet übersetzen lässt, birgt aber neben dem ökologischen Aspekt einen für Betriebe weiteren wichtigen Gesichtspunkt in sich. „Es gibt tatsächlich große Qualitätsunterschiede zwischen gebraucht und aufbereitet. Daher ist die Auswahl des Aufbereiters auch sehr wichtig“, rät Noppinger anderen Handwerksbetrieben. Sie hat für ihren Betrieb nicht nur Büro-IT bei bb-net gekauft, sondern auch robuste Tablets und Notebooks für den Baustelleneinsatz. Noppingers finanzielle Bilanz: „Die Ersparnis gegenüber einer Neuanschaffung eines aktuellen Geräts der gleichen Serie lag bei 60 Prozent“ – und das trotz des Mehrpreises für die Wiederaufbereitung.

Fazit: Bei ihren künftigen IT-Investitionen können Handwerkschefs guten Gewissens auf gebrauchte günstigere Produkte zurückgreifen. Vorausgesetzt die Qualität des Lieferanten stimmt.

Rechtstipps: Was beim Kauf von Gebraucht-IT wichtig ist

Wer sich für den Erwerb von schon genutzter Hard- oder Software entscheidet, muss auf einige wichtige Kriterien achten, um sich abzusichern. Die wichtigsten Tipps hat Hans Markus Wulf, Rechtsanwalt bei Heuking Kühn Lüer Wojtek, zusammengestellt.

Software: Grundsätzlich ist der Handel mit und der Erwerb von Gebrauchtsoftware unter gewissen Voraussetzungen zulässig. So muss der Ersterwerber, der die Software weiterverkauft, unter anderem seine Kopie zum Zeitpunkt des Weiterverkaufs unbrauchbar machen. Wichtig: Käufer von gebrauchter Software sollten sich die Löschung aber durch den Veräußerer schriftlich bestätigen lassen und das unterschriebene Original oder zumindest eine Kopie des Lizenzvertrags, der zu den Vervielfältigungsstücken gehört, die übertragen werden sollen, übergeben lassen.

Ausnahmen: Zu klären ist, ob der Urheberrechtsinhaber (Softwareanbieter) dem Ersterwerber gegen Zahlung eines Entgelts ein zeitlich unbegrenztes Nutzungsrecht eingeräumt hat. Dies ist nicht der Fall, wenn dem Ersterwerber lediglich eine Mietlizenz eingeräumt wurde. Hierdurch versuchen Softwarehersteller, einen Weiterverkauf am Gebrauchtmarkt auszuschließen.

Zertifikate: Einige Händler nutzen Zertifikate, die den Kauf ohne Risiko bestätigen sollen. Zu beachten ist hier unter anderem die insolvenzsichere Hinterlegung der Nachweise und auch die Klärung, ob der Händler solvent ist und seine Garantie bei Bedarf auch erfüllen kann.

Hardware: Auch bei Ankauf gebrauchter Hardware besteht eine zweijährige Gewährleistungsfrist. Diese kann gegenüber Gewerbekunden jedoch vertraglich auf zwölf Monate reduziert werden. Gebrauchsspuren stellen bei gebrauchter Hardware keinen Mangel dar. Ist es wichtig, dass keine (sichtbaren) Gebrauchsspuren vorhanden sind, empfiehlt sich eine Beschaffenheitsvereinbarung.

Hardware und Datenschutz: Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist darauf zu achten, dass gebrauchte Hardware zuvor einer zertifizierten Datenlöschung unterzogen wurde. Ziel der Löschung ist es auch, sicherzustellen, dass sich auf den Geräten keine Schadsoftware befindet, durch die auf personenbezogene Daten oder firmeninterne Informationen zugegriffen werden kann.

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