Noch müssen Handwerksbetriebe ihre wichtigen Belege bis zu zehn Jahre lang aufbewahren. 2013 sollte die Frist verkürzt werden. Da sich Bundestag und Bundesrat nicht einigen konnten, ist offen, ob die Änderung kommt. Was Sie derzeit wann vernichten dürfen.
Futter für den Reißwolf
Den Jahreswechsel nutzen viele Handwerksbetriebe, um in der Ablage für Ordnung zu sorgen. So bleiben wichtige Belege griffbereit, und es entsteht Platz für neue Unterlagen. „Wer Dokumente allerdings zu früh ausmistet, dem drohen erhebliche Nachteile“, warnt Thomas Heidberg, Rechtsanwalt und Steuerberater in der Mönchengladbacher Kanzlei WWS. Zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung: Kann die Firma wichtige Dokumente, ob elektronisch oder auf dem Papier, nicht vorlegen, darf der Beamte Ausgaben ablehnen und Einnahmen schätzen. Das bedeutet weitaus höhere Steuern.
Falls demnächst seitens Bundestag und Bundesrat tatsächlich eine Einigung zustande kommt (aus Berlin ist jedoch zu hören, dass dies derzeit unwahrscheinlich ist), sollten Handwerksbetriebe besonders aufpassen. Der bislang vorliegende Gesetzentwurf sieht vor, die zehnjährige Aufbewahrungsfrist zunächst auf acht, ab 2015 auf sieben Jahre zu verkürzen. Da die Länder dies im Bundesrat abgelehnt haben, weil sie Steuermindereinnahmen bei Betriebsprüfungen befürchten, am 12. Dezember auch im Vermittlungsausschuss keine Einigung erzielt werden konnte, liegt es nun an der Bundesregierung, nochmals eine Kompromissfindung herbeizuführen.
Fristbeginn Ende des Jahres
Noch also sind die Betriebe verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen Zeitraum von sechs oder zehn Jahren aufzubewahren (siehe Tabelle). Die Frist beginnt in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Firma Geschäftsunterlagen erstellt oder empfangen hat. Die Bilanz fürs Jahr 2001 zum Beispiel, vom Steuerberater im Frühjahr 2002 aufgestellt, darf der Betrieb Anfang 2013 bedenkenlos entsorgen. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach dem Ende der Vertragsdauer.
Und in bestimmten Fällen müssen Unternehmer geschäftliche Unterlagen über die Aufbewahrungsfrist hinaus auf unbestimmte Zeit aufbewahren. „Dies gilt etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung, oder wenn das Finanzamt die Steuer zunächst nur vorläufig festgesetzt hat“, erklärt Experte Thomas Heidberg. Es ist zudem von Vorteil, Kontoauszüge länger zu archivieren. Denn sie dienen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen als sicherer Nachweis, etwa wenn GmbH-Gesellschafter die Einzahlung oder eine Erhöhung des Stammkapitals gegenüber dem Finanzamt belegen müssen.
Systematisch ablegen
Damit die Belege jederzeit auffindbar sind, empfiehlt sich eine systematische Ablage von Dokumenten. Im Handwerk genügen hierfür meist noch Aktenordner. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, kann der Chef sie getrost dem Reißwolf übergeben (Marktübersicht Aktenvernichter unter Online exklusiv).
Bei zunehmendem Anfall von Papier- und elektronischen Belegen, wie etwa Angeboten, Auftragsbestätigungen, E-Rechnungen oder E-Mails, ist es ratsam, diese elektronisch zu archivieren. Über den Steuerberater bietet die Datev hierfür ein System an, das den Betrieb nur wenige Euro monatlich kostet. Zudem erhält die Firma auf Wunsch je eine DVD, für das Rechnungswesen und für die Lohnabrechnung - mit exakt jenen Daten, die der Betriebsprüfer einsehen darf.