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Forderungsmanagement Forderungsmanagement: Die 9 besten Tipps

Ein gutes Forderungsmanagement sichert die Liquidität im Unternehmen - und sorgt für stabile Kundenbeziehungen. Hartmut Schlegel, Experte für kleine und mittlere Unternehmen bei der Postbank, gibt Tipps, wie Betriebe für einen steten Zahlungsfluss sorgen können.

Themenseiten: TS Außenstände, TS Factoring, TS Forderungsmanagement und TS Liquiditätsmanagement

Wer die Regeln für seine Geschäftstätigkeit offen kommuniziert, schafft eine verlässliche Basis für eine l angjährige Kundenbeziehung. Und das gilt auch für das Forderungsmanagement: Umso klarer die Vorgaben, desto disziplinierter sind die Kunden beim Bezahlen ihrer Rechnung. Wie Handwerksunternehmer ein gutes Forderungsmanagement organisieren und so für die Sicherung der Liquidität im Betrieb sorgen können.

Tipp 1: Rechnungswesen digitalisieren

Setzen Sie bei Ihrer Rechnungsstellung auf schlanke digitale Prozesse. Die Rahmenbedingungen stehen: Im November 2018 sind die Vorgaben der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung in Kraft getreten. Bis 202 0 soll das sogenannte E-Invoicing in Europa zum einheitlichen Standard werden. Für Unternehmen kann sich die Umstellung auf diese Form der Rechnungsstellung lohnen, denn das Rechnungswesen lässt sich digital deutlich effizienter organisieren.

Tipp 2: Forderungen verkaufen

Vor allem Unternehmen innerhalb von Lieferketten stehen bei der Liquiditätssicherung vor großen Herausforderungen: Auf der einen Seite fordern marktmächtige Großkunden oft langfristige Zahlungsziele, auf der anderen Seite wollen die Lieferanten schnell ihr Geld. Eine gute Lösungsmöglichkeit für dieses Dilemma kann der Verkauf von Forderungen sein, das sogenannte Factoring. Dabei kauft der Factor, in der Regel eine Factoringgesellschaft, fortlaufend die Forderungen Ihres Unternehmens. Im Gegenzug bekommen Sie die fälligen Beträge zumeist binnen 24 Stunden nach Rechnungsstellung vom Factor ausgezahlt. Ihre Forderungen verwandeln sich also quasi über Nacht in Liquidität. Für den Service zahlen Sie eine Gebühr und einen Zins für den Zeitraum bis zum Eingang der Zahlung Ihres Debitors beim Factor. Noch ein Vorteil: Der Factor überprüft die Bonität des Abnehmers und übernimmt die vollständige Absicherung für den Delkrederefall. Eine umfassende Liste von Factoring-Anbietern finden Sie beim Deutschen Factoring-Verband unter factoring.de.

Tipp 3: Auf professionelle Bonitätsprüfung setzen

Je mehr Informationen Sie über die Bonität eines Kunden haben, desto besser können Sie sein Zahlungsverhalten einschätzen. Insbesondere bei Neukunden und größeren Auftragsvolumina sollten Unternehmen für die Bonitätseinschätzung auf die Unterstützung durch Wirtschaftsauskunfteien wie die Schufa oder CRIF Bürgel setzen.

Tipp 4: Abschlagszahlungen vereinbaren

Wenn Sie Waren in Etappen liefern oder Dienstleistungen nach und nach ausführen, vereinbaren Sie am besten Abschlagszahlungen. Die erhöhen Ihre Liquidität.

Tipp 5: Vorschuss aushandeln

Für den Einkauf von Arbeitsmaterial können Sie vor der Aufnahme Ihrer Arbeiten einen Vorschuss aushandeln; ein Drittel der zu erwartenden Rechnungssumme ist hier durchaus üblich.

Tipp 6: Eigentumsvorbehalt geltend machen

Selbst bereits gelieferte Waren können immer noch Ihr Eigentum bleiben. Wenn Sie es mit Ihrem Kunden vereinbaren, gehen sie erst nach vollständiger Bezahlung ins Eigentum des Käufers über. Im B2B-Bereich wird das durch einen sogenannten Eigentumsvorbehalt mit Verarbeitungsklausel abgesichert. Ein Vorteil: Sollte Ihr Kunde Insolvenz anmelden, gehört diese Ware nicht zur Insolvenzmasse.

Tipp 7: Eindeutige Zahlungsbedingungen festlegen

Legen Sie immer konkrete Zahlungszeitpunkte fest, etwa „14 Tage nach Rechnungserhalt“. Unterstützen können Sie das, wenn Sie Ihren Kunden für schnelles Zahlen einen Nachlass (Skonto) gewähren. Zwischen 2 und 3 Prozent sind üblich.

Tipp 8: Zahlungseingänge regelmäßig kontrollieren

Kontrollieren Sie Ihre Zahlungseingänge regelmäßig. Reagieren Sie bei Zahlungsausfällen sofort und schreiben Sie eine Erinnerung. Notfalls mahnen Sie Ihren Kunden an. Beantragen Sie nach wiederholter erfolgloser Zahlungsaufforderung einen Mahnbescheid. Bei schwierigen Fällen können Sie ein Inkasso-Unternehmen beauftragen. Seriöse Dienstleister finden Sie beim Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen unter inkasso.de.

Tipp 9: Verjährungsfristen beachten

Prüfen Sie rechtzeitig vor dem Jahreswechsel, ob für von Ihnen gestellte Rechnungen die Verjährungsfrist von drei Jahren nach Rechnungsstellung akut wird. Zwar verlieren Sie nach der Frist nicht das Recht auf Ihr Geld, wohl aber die Möglichkeit, es einzuklagen. Ist eine Forderung uneinbringlich geworden, so können Sie die bereits an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer zurückfordern.

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