Damit die Buchhaltung stimmt Rechnung: Fehler richtig korrigieren

Pflichtangaben berücksichtigt, Leistungsumfang ­beschrieben, Umsatzsteuer einzeln ausgewiesen: Beim Schreiben von Rechnungen haben Sie Routine. Doch die Gerichte entscheiden immer wieder Zweifelsfälle, wenn es um die Rechnungskorrektur geht. Wie Sie rechtlich auf der sicheren Seite stehen.

Die Verantwortung gibt Schreinermeister Thomas Radermacher in Meckenheim bei Bonn nicht aus der Hand: „Rechnungen zu schreiben, bleibt für mich immer Sache des Chefs“, erklärt der Unternehmer und Kreishandwerksmeister für Bonn und die Region Rhein-Sieg. Zwar kommt er unter der Woche nicht dazu, seine Forderungen zu stellen. „In der Regel kann ich mir nur am Samstag oder notfalls sonntags dafür die Zeit nehmen“, so der Firmenchef. Erst wenn Kunden nicht rechtzeitig überweisen, schreibt später zum Beispiel seine Sekretärin eine Mahnung. Das kommt aber nicht oft vor.

Häufiger müssen Rechnungen noch mal geändert werden. Zum Beispiel, wenn die Arbeitsstunden nicht explizit ausgewiesen sind und Kunden die Lohnkosten als Handwerkerleistungen steuerlich absetzen wollen. Bei Pauschalpreisaufträgen weist er diese nicht immer automatisch aus. „Kunden finden die Regeln hierzu häufig kompliziert und ärgern sich über die Bürokratie“, weiß Radermacher. Sie stören sich daran, dass sie die Zahlung per Kontoauszug gegenüber dem Fiskus nachweisen müssen. „Wir ändern die Rechnung auch öfter, wenn wir Firmen als Kunden haben, die nach Paragraf 15 b Umsatzsteuergesetz die Leistungen ohne Mehrwertsteuer ausgewiesen haben müssen“, erläutert Radermacher. Mitunter kommt es auch schon einmal vor, dass sich bei Aufträgen, die über Architekten eingehen, oder bei öffentlichen Auftraggebern Differenzen bei deren Rechnungsprüfung ergeben und sie Abzüge haben wollen. „Dann stellen wir neu aus“, so Radermacher.

Änderung der Rechnung

Wie bei Unternehmer Thomas Radermacher stehen viele Handwerksunternehmer gelegentlich vor dem Problem, dass sie Rechnungen noch einmal ändern müssen. Das geht nicht, ohne die Regeln des Finanzamts zu beachten. Schließlich zeigt sich der Fiskus beim Umgang mit der Umsatzsteuer notorisch streng. Radermacher erinnert sich an eine kuriose Geschichte, die ihn viel Zeit kostete: „Wir haben vor ein paar Jahren für eine niederländische Firma Holzplatten-Bauteile für eine Fassade am RTL-Gebäude in Köln-Deutz hergestellt. Der Auftragswert lag bei etwa 100.000 Euro. Die Platten wurden von uns über die Grenze geliefert“, erzählt Radermacher. Dort baute die niederländische Firma die Platten in ihre Metall-Fassadenelemente ein und brachte diese anschließend dann nach Köln zur Baustelle. „Wir haben die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt, da dies bei EU-Geschäften so vorgeschrieben ist“, kommentiert Radermacher. Das Finanzamt vermutete Umsatzsteuerbetrug, da in der Rechnung als Objektbezeichnung „RTL-Köln“ stand. Man ging davon aus, dass die Platten nicht in die Niederlande, sondern nach Köln geliefert wurden, wodurch Umsatzsteuer fällig gewesen wäre.

„Wir haben dann zusammen mit unserem Steuerberater und dem Auftraggeber sowie dessen Generalunternehmer nachgewiesen, dass alles korrekt abgewickelt wurde. Das war viel Arbeit, verlief sehr zäh, da insbesondere der Generalunternehmer nicht kooperativ war“, meint ­Radermacher. Trotzdem bestand der ­Finanzbeamte auf einem „Abschlussbesprechungstermin“ im Büro. Außer dem Steuerberater waren auch autorisierte Vertreter der holländischen Firma, des Generalunternehmers und des Bauherren anwesend. „Zusammen haben wir nochmal mündlich erklärt, was wir vorher bereits lückenlos schriftlich belegt hatten. Gott sei Dank haben die anderen Beteiligten – wahrscheinlich aus Mitleid – auf Kostenerstattung für ihren Zeitaufwand verzichtet und nur die Köpfe geschüttelt“, sagt Radermacher.

Genauigkeit hat Priorität

Das zeigt: Unklarheiten können im Nachhinein Stress verursachen und – teuer werden. Entsprechend sollten Handwerksunternehmer vorbereitet sein. Dies beinhaltet auch, bei Bedarf regelkonform zu korrigieren. Das ist nicht einfach, auch weil die Gerichte immer wieder zu Fragen rund um die korrekte Rechnung zu entscheiden haben. Beim Bundesfinanzhof lag etwa bis vor wenigen Wochen ein Revisionsverfahren auf dem Tisch. Strittig war, ob bei einer Rechnungsberichtigung das ursprüngliche Ausstellungsdatum stehen bleiben kann. Eine Firma hatte mehrfach Änderungen vorgenommen, die Rechnung jedoch immer mit dem ursprünglichen Datum versendet. Das Verfahren wurde inzwischen zurückgenommen, deshalb wird es hier keine Entscheidung geben. Die Vorinstanz, das Finanzgericht Düsseldorf (1 K 3724/15U), weist darauf hin, dass das Ausstellungsdatum grundsätzlich das Rechnungsdatum ist. Ein willkürliches Datum ist zu vermeiden. Handwerkschefs sollten im Zweifel auf das Datum einer Korrektur auf der Rechnung hinweisen. Das ist aber nur eines von mehreren Beispielen dafür, welche Schwierigkeiten in der täglichen Routine auftreten können:

1. Wie ist zu verfahren, wenn die Nummer doppelt vergeben wurde?

Handwerksunternehmer wissen, dass die Rechnungsnummern fortlaufend sein sollten und jede Nummer nur einmal vergeben werden darf. Diese Nummer kann beliebig viele Buchstaben und Ziffern enthalten. Die Einmaligkeit dient dazu, dass die Rechnungen bei der nächsten Betriebsprüfung klar zugeordnet werden können. Es darf zwar nicht passieren, aber mitunter werden Nummern eben doch doppelt vergeben, etwa, wenn die Firmen nicht mit einem professionellen Office-Programm arbeiten. In diesem Fall ist die zweite Rechnung zu stornieren und eine korrigierte Rechnung auszustellen. Der Empfänger erhält eine Storno- sowie eine korrigierte neue Rechnung. Das sollte zeitnah passieren. Falls der Kunde schon bezahlt hat, wird das kein großes Problem sein, die Beträge bleiben ja gleich.

2. Wie kann eine korrigierte Rechnung aussehen?

Alternativ zum Storno kann eine Rechnung durch einen Ergänzungsbeleg korrigiert werden. Die Kanzlei Ecovis hat dazu ein Muster erstellt. Wichtig ist, dass die Ergänzung alle Pflichtangaben enthält und sich eindeutig auf die bisherige Rechnung bezieht. Es wird auf die ursprüngliche Rechnung hingewiesen, ohne eine neue Nummer zu vergeben. Das ist wichtig. Schließlich könnte der Empfänger sonst doppelt Vorsteuern ziehen. Der Aussteller steht dann vor dem Problem, die Umsatzsteuer entsprechend doppelt zu schulden.

„Die Berichtigung darf nur der Rechnungsaussteller selbst vornehmen, im Gegenzug bei einer Gutschrift auch nur der Aussteller der Gutschrift“, erläutert Ines Wollweber, Steuerberaterin der Kanzlei Ecovis in Rostock. Die Expertin weist auf ein Urteil des Bundesfinanzhofs hin (BFH, Az. VR 26/15). Danach haben Unternehmer rückwirkend Anspruch auf den Vorsteuerbetrag und nicht erst, wenn der Ergänzungsbeleg da ist. „Entscheidend ist, dass eine Erstrechnung vorliegt“, so Wollweber. Wann dies der Fall ist, hat der BFH definiert. Fünf Merkmale müssen erfüllt sein. Die ursprüngliche Rechnung enthält Angaben zum Leistenden und zum Leistungsempfänger sowie eine Leistungsbeschreibung. Außerdem müssen ein Nettoentgelt sowie ein Umsatzsteuerausweis ausgewiesen sein.

Rechnung berichtigen: So sind Sie als Handwerkerchef auf der sicheren Seite

Rechnen Sie in der Rechnung über Umsätze ab, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, so ist der Nettobetrag nach den entsprechenden Steuersätzen (7 % oder 19 %) aufzuschlüsseln. Der jeweilige Steuerbetrag wird gesondert ausgewiesen. Für die Berichtigung einer Rechnung vergeben Sie keine neue Rechnungsnummer, stattdessen weisen Sie das Schriftstück als Ergänzungsbeleg aus.

3. Die Mehrwertsteuer wurde falsch ausgewiesen – was jetzt?

Hat der Rechnungsteller die Umsatzsteuer falsch ausgewiesen, kann die Rechnung storniert werden. Aber nur, wenn die Umsatzsteuer noch nicht an das Finanzamt abgeführt und der Kunde auch nichts erstattet bekommen hat. Der Handwerkschef stellt anschließend wieder eine neue Rechnung aus. Falls die „falsche“ Steuer schon an das Finanzamt entrichtet wurde, sollte die Behörde informiert und dies bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung korrigiert werden. Alternativ kann der Unternehmer die ursprüngliche Rechnung auch wieder mit dem Ergänzungsbeleg korrigieren.

4. Der Kunde kürzt die Rechnung. Wie agiert der Handwerkschef jetzt?

Umgekehrt kürzen Kunden mitunter den Rechnungsbetrag, wenn sie mit der Arbeit nicht zufrieden sind. Der Handwerker ist vom Kunden aufgefordert nachzubessern, daher wird die Umsatzsteuer nicht gemindert und die Rechnung nicht erneuert. Falls aber der Kunde nicht zahlen kann – also insolvent ist – oder womöglich verstorben, darf die Forderung gewinnmindernd ausgebucht werden. Die ans Finanzamt möglicherweise schon abgeführte Umsatzsteuer darf der Unternehmer in diesem Fall zurückfordern.

5. Wie mit Eingangsrechnungen umgehen, die Sie reklamieren müssen?

Wenn eine Rechnung Fehler aufweist, darf der Auftraggeber keinen Vorsteuerabzug geltend machen. „Deshalb sollten Betriebe falsche Eingangsrechnungen schnell reklamieren“, sagt Uta-Martina Jüssen, Vizepräsidentin des Bundesverbandes der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC). Der Aussteller ist dann gefordert, die Berichtigung vorzunehmen. Das Problem: Mitunter fallen die Fehler erst Jahre später auf, wenn der Betriebsprüfer im Haus war. Im schlimmsten Fall ist der Aussteller nicht mehr aktiv im Markt, oder es gibt zwischenzeitlich neue Ansprechpartner. Dann können Korrekturen tatsächlich schwierig werden. „Wir raten daher dazu, kritisch und sorgfältig schnell jede Eingangsrechnung zu prüfen“, sagt Jüssen. Wenn Handwerker in solchen Fällen rasch reagieren, sind sie auf der sicheren Seite.