Fahrtenbuch: Tonbandaufnahmen akzeptiert der Fiskus nicht

Der Fiskus stellt hohe Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Oberstes Gebot: Die Aufzeichnungen müssen so geführt werden, dass Manipulationen ausgeschlossen sind – wie ein Urteil des Finanzgerichts Köln zeigt.

Viele Handwerksunternehmer versteuern die private Nutzung eines Firmenfahrzeugs per Fahrtenbuch. Das kommt oft günstiger als die so genannte Ein-Prozent-Methode. Und zwar dann, wenn der Wagen fast nur betrieblich zum Einsatz kommt. Bei der Pauschalmethode setzt der Fiskus ein Prozent vom Listenpreis als Bemessungsgrundlage für die privaten Fahrten an, beim Fahrtenbuch nur die tatsächlich privat gefahrenen Kilometer. Entsprechend akribisch prüft das Finanzamt die Angaben. Sofern Handwerksunternehmer den Anforderungen nicht gerecht werden, lässt der Fiskus das Fahrtenbuch nicht gelten und die private Pkw-Nutzung wird anhand der teuren Ein-Prozent-Methode ermittelt.

Urteil

In einem Urteil vor dem Finanzgericht Köln (Az.: 10 K 33/15) hatte ein Steuerpflichtiger zu Beginn jeder Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den Kilometerstand diktiert. Ebenso vermerkte er zum Beispiel Staus, Straßensperrungen oder Umleitungen sowie den jeweiligen Kilometerstand am Ende seiner Strecke auf seinen Bändern. Während der Eingaben lief das Radio. Damit wollte er gegenüber dem Fiskus die Authentizität seiner Angaben nochmals untermauern. Später erfasste eine Mitarbeiterin zwei Mal in der Woche die Tonbandaufnahmen in einer Excel-Tabelle. Die Blätter bewahrte der Kläger auf, am Jahresende wurden sie gebunden. Auch die Bänder archivierte der Steuerzahler, sie wurden nicht überspielt.

Fazit der Richter:

Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt nur dann den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, wenn nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert und offengelegt werden. Das war bei den Excel-Tabellen nicht gegeben. Demnach führte der diktierfreudige Kläger kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Für die Richter konnten sowohl bei den Aufnahmen während der Fahrt als auch beim anschließenden Übertrag Veränderungen vorgenommen werden. Außerdem könnte das Finanzamt nicht mit einem vertretbaren Aufwand prüfen, ob die Angaben richtig sind. Ein Abgleich der Ansagen auf den Bändern mit der Geräuschkulisse im Radio sei extrem schwierig.