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Messesaison 2020/2021 Erfolgsfaktor: Alle Messe-Termine digital vorbereiten

Das Kundennetzwerk erweitern und neue Produkte vorstellen: Messen gelten in jeder Branche als der Dreh- und Angelpunkt schlechthin. Wie Aussteller und Besucher sich für analoge und virtuelle Events perfekt digital vorbereiten. Mit Kostenvergleich analoge und virtuelle Eventteilnahme.

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Schon Wochen vor der eigentlichen Messe begann Sebastian Höhn mit den Vorbereitungen. Um seine Teilnahme an der Internationalen Handwerksmesse (IHM) in München publik zu machen, setzte der Steinmetz auf soziale Medien: Auf Facebook zeigte er seinen Abonnenten nicht nur seine neuen T-Shirts samt Firmenlogo, die er extra für die Messeteilnahme anfertigen ließ. Höhn teilte auch Messeinfos und Ausstellerinterviews mit seinen Facebook-Fans. „Möglichst viele Menschen sollten erfahren, dass bald die IHM stattfindet und ich als Aussteller daran teilnehme“, erinnert sich Höhn, der den Steinmetzbetrieb Rock-Design im bayrischen Coburg führt.

Höhn hat erkannt: Auf eine Messe muss man sich auch digital vorbereiten. Handwerker, die an einer Messe teilnehmen, sollten nicht nur mehrere Kartons mit Visitenkarten und Flyern im Gepäck haben, sondern auch ein digitales Paket schnüren: In sozialen Netzwerken können sie ihre Messeteilnahme bewerben und Kunden per Newsletter darauf hinweisen. Einmal vor Ort, können Aussteller auf Facebook und Co. Fotos von ihrem Stand, ihrer Ware oder interessanten Gesprächspartnern posten. Für Höhn hat sich die Strategie gelohnt: „Teils standen bis zu 20 Besucher gleichzeitig vor meinem Stand, um sich über mein Handwerk und meine Produkte zu informieren“, erzählt der Steinmetz.

Erfolgsfaktor Nummer 1: die perfekte Terminplanung

Eine weitere Stütze sind spezielle Apps. Viele Messebetreiber bieten heutzutage kleine Programme fürs Smartphone an, die eine Orientierungshilfe für Besucher bieten. In der App gibt es Hallenpläne, Termine zu Vorträgen und Infos zu den Ausstellern. Handwerker sollten darum ihr Profil in der App mit Infos zu ihrem Unternehmen, ihren Produkten und Services bestücken – auch die Standnummer ist wichtig, damit Besucher einen auf der Messe leicht finden können. Dank der Infos in der App können Besucher und Aussteller bereits vor Messestart miteinander in Kontakt treten – und einen persönlichen Gesprächstermin auf der Messe vereinbaren.

Denn Aussteller kommen auf einer Messe nur selten zur Ruhe. Eine gute Terminplanung ist darum entscheidend. Wer Gesprächsmöglichkeiten verpasst, lässt sich womöglich wertvolle Kontakte und Erfahrungen entgehen. „Die persönliche und direkte Kommunikation mit Kunden, Lieferanten oder auch Mitbewerbern ist wichtig, um von Branchentrends, Kundenwünschen oder neuen Herausforderungen Kenntnis zu erhalten“, sagt Ute Werner vom Lehrstuhl für Marketing und Messewesen der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur in Leipzig.

Auch Höhn hat auf der IHM 2019 wichtige Kontakte geknüpft – und das nicht unbedingt während der Öffnungszeiten der Messe. „ Nach Ladenschluss geht auf dem Messegelände das Netzwerken erst so richtig los“, berichtet Höhn. Er lernte Handwerker aus seiner Branche kennen, aber auch einen Metallbauer – mit beiden tauscht er sich bis heute regelmäßig aus.

Wichtig: Kontakte erfassen, am besten smart per App

Damit die Kontakte so lange wie bei Höhn halten, sollten Besucher und Aussteller die Daten des Gegenübers nicht verlieren. Insbesondere Visitenkarten gehen schnell im Messetrubel unter. Smartphone und Tablet können in dieser Situation helfen. Spezielle Apps wie „snapaddy“ oder „pitchview“ können aus dem Foto einer Visitenkarte alle Kontaktinfos automatisch auslesen, speichern und kategorisieren. So geht kein Kontakt verloren.

Noch leichter soll der Austausch auf virtuellen Messen sein. Dafür müssen Aussteller und Besucher nicht einmal ihre Wohnung verlassen. Stattdessen lenken sie einen Avatar durch eine virtuelle Messehalle. An einzelnen Ständen können die Teilnehmer Info-Flyer downloaden, mit Ansprechpartnern chatten oder ein Videotelefonat führen. Dieser noch neue Trend überzeugt Messeexpertin Werner allerdings nicht: „Virtuelle Erfahrungen können persönliche Begegnungen nicht ersetzen.“ Das sei gerade bei materiellen und stark erklärungsbedürftigen Produkten und Dienstleistungen der Fall. Eine Ausnahme können Karriere- und Azubimessen bilden: Bei diesen Messen geht es darum, verschiedene Berufe vorzustellen und einen Erstkontakt zu Ausbildungsbetrieben herzustellen. Für Handwerker, die Nachwuchs suchen, kann sich die Teilnahme an einer solchen Messe auch im virtuellen Raum lohnen: Denn die Kosten dafür fallen im Vergleich zu einer traditionellen Messe deutlich niedriger aus.

Checkliste: Mit digitalen Tools zum Messe-Erfolg

Da die Messeveranstalter immer nur für ihr Event, nicht aber für einzelne Aussteller werben, müssen Sie als Aussteller oder Besucher das Marketing selbst in die Hand nehmen. Die folgende Checkliste fasst die wichtigsten Aktivitäten zusammen.

  • Besucher akquirieren: Über soziale Medien können Sie Interessierte über Ihre Teilnahme an der Messe informieren und persönliche Einladungen oder Eintrittsgutscheine an Kunden verschicken. Wichtig: Wer als Aussteller vor allem Neukunden gewinnen will, sollte nicht zu viele Einladungen verteilen, da sonst wenig Zeit für Gespräche mit neuen Kontakten bleibt.
  • Profil anlegen : Hat die Messe, auf der Sie ausstellen, eine eigene App für die Besucher entwickelt? Dann sorgen Sie dafür, dass Sie darin mit einem aussagekräftigen Profil vertreten sind! Dazu gehören Firmen- und Produktinfos sowie natürlich Ihre Standnummer.
  • Kontakte knüpfen : Welche anderen Aussteller oder Podiumssprecher sind für Sie von Interesse? Nehmen Sie mit ihnen Kontakt auf, damit Sie sich während der Messe zu einem persönlichen Austausch treffen können, und vereinbaren Sie gleich einen fixen Termin.
  • Während der Messe: Besuchen Sie Fachforen und diskutieren Sie mit – so lassen sich auch dort interessante Kontakte finden. Manch ein Gesprächspartner wird Ihnen sicherlich seine Visitenkarte übergeben. Damit die Kontaktdaten nicht verloren gehen, sollten Sie die Daten direkt digital speichern – zum Beispiel mithilfe von Apps wie „pitchview“ oder „snapaddy“.
  • Nach der Messe: Vergessen Sie Ihre neuen Kontakte nicht! Melden Sie sich zum Beispiel mit einer Mail bei Ihren Gesprächspartnern zurück. Darin können Sie an ein konkretes Thema aus Ihrem Gespräch anknüpfen – und womöglich einen neuen Kunden gewinnen.

Was kostet mehr – digital oder analog?

Die Teilnahme an einer virtuelle Messe ist im Vergleich zu einem kleinen Stand auf einer traditionellen Fachmesse oder Verbraucherausstellung deutlich günstiger. Allerdings fehlt virtuell der persönliche Kontakt, der im wahren Leben ja oft erst dazu führt, dass der Interessent zum Kunden wird. Eine grobe Kostenschätzung beider Varianten.

traditionelle Messe virtuelle Messe
Gebühren für den Standplatz ab 150 Euro pro Quadratmeter ab 2.000 bis 3.000 Euro pro Tag;
Preise können je nach Veranstalter und gewünschtem Leistungsumfang variieren
Messestand und Möbel je nach Größe und Funktion: mindestens rund 1.000 Euro Auswahl aus verschiedenen Designs; meist in den Gebühren inklusive
Druckkosten für
Werbematerial
rund 1.000 Euro keine
Personalkosten eigene Mitarbeiter einsetzen oder über einen Personaldienstleister engagieren: 150 bis 200 Euro pro Person und pro Tag ein bis zwei Mitarbeiter müssen im Büro sein und sich um die Betreuung des Online-Stands kümmern
Reise- und Hotelkosten fallen an, wenn eigene Mitarbeiter am Stand arbeiten: pro Person kann eine Hotelübernachtung um die 150 Euro kosten keine

Gesamtkosten

+/– 7.000 Euro

+/– 3.000 Euro

Die Ziele der Aussteller bei der Messebeteiligung

Kontakte zu Stammkunden pflegen, neue Kunden gewinnen und die Bekanntheit des Unternehmens steigern – für neun von zehn Ausstellern sind das laut AUMA-Analyse die wichtigsten Ziele bei der Beteiligung an einer Messe.

Stammkundenpflege 90 %
Neukundengewinnung 89 %
Bekanntheit steigern 89 %
Imageverbesserung Unternehmen/Marken 83 %
Präsentation neuer Produkte/Leistungen 82 %
neue Kooperationspartner 68 %
Verkaufs- und Vertragsabschlüsse 67 %
Erschließung neuer Märkte 63 %
Aufbau neuer Vertriebswege 49 %

Quelle: repräsentative Umfrage TNS Emnid im Auftrag des AUMA, Nov. 2018

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