Das Problem bei Dienstwagen ist bekannt: Wer die Ein-Prozent-Regelung bei der Versteuerung von Privatfahrten umgehen will, muss ein Fahrtenbuch führen. Das ist arbeits- und zeitaufwändig. Zudem beinhaltet es zahlreiche Unsicherheitsfaktoren. Elektronische, GPS-gesteuerte Fahrtenbücher können eine Erleichterung sein, doch auch hier prüft der Fiskus genau.
Elektronische, GPS-gesteuerte Fahrtenbücher sind grundsätzlich zulässig. Sie zeichnen automatisch das Datum, den Kilometerstand und die Fahrstrecke sowie das Fahrziel auf. Komplett auf Knopfdruck und damit vollautomatisch funktionieren sie jedoch nicht. Der Fahrer muss den Grund der Reise sowie den aufgesuchten Geschäftspartner manuell nachtragen. Dies erfolgt in der Regel in einem Webportal und muss unbedingt innerhalb von sieben Tagen nach der Fahrt erfolgen. Geschieht dies nicht, zeigt sich der Fiskus kritisch. Im Extremfall erkennen die Fiskaldiener das Fahrtenbuch nicht an. Ob tatsächlich alle Voraussetzungen zur Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuches gegeben sind, kann nur im Einzelfall entschieden werden. Das hat die Oberfinanzdirektion Rheinland in einer Verwaltungsanweisung (Aktuelle Kurzinfo LST-Außendienst 2/2013) klargestellt.
Keine Zertifizierung durch den Fiskus
Handwerksunternehmer müssen sich daher überlegen, ob für sie mit einem elektronischen Fahrtenbuch tatsächlich Erleichterungen verbunden sind. Eine Vollautomatik gibt es eben nicht. Zudem sind Firmenchefs bei den technischen Voraussetzungen regelmäßig auf die Angaben des Herstellers angewiesen. Wichtig: Die Finanzverwaltung führt keine Zertifizierung oder Zulassungsverfahren für entsprechende Programme durch. Der Einsatz entsprechender Produkte sollte daher ausführlich geprüft und gut bedacht sein.