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E-Invoicing: So sparen Sie erheblich Papier und Porto

Erst jede zehnte Rechnung erreicht derzeit elektronisch ihren Empfänger. Das soll sich ändern: Der elektronische Versand bietet enorme Sparpotenziale. Was Handwerkschefs dazu wissen müssen.

Themenseiten: TS Digitale Belege archivieren und TS Zugferd

Malermeister Hubert Frankl in Raisting hält es wie die meisten Handwerksunternehmer: Wenn Kunden es wollen, verschickt er seine Rechnungen elektronisch. „Statt sie auszudrucken und zur Post zu bringen, speichern wir die Datei in der Buchhaltung einfach als PDF ab und versenden sie per Mail“, erklärt der Handwerkschef. So ganz wohl ist ihm dabei nicht: „Zum einen, weil ich nicht sicher bin, ob sie vom Empfänger immer sorgfältig geprüft wird. Zum anderen aber auch, weil sie von Hackern abgegriffen werden könnte“, so Frankl. Er würde sie gerne verschlüsselt übermitteln, „aber meine Kunden könnten vermutlich den Anhang nicht öffnen“, meint der Malermeister. Zudem kann er die Daten nicht vollautomatisch archivieren, sondern muss jede einzeln per Hand im System abspeichern.

Kein Wunder, dass erst wenige Firmen darauf setzen. Nach Angaben des Statistischen Bundesamts versenden Unternehmen jährlich rund 32 Milliarden Rechnungen. Bei 71 Prozent der Mittelständler läuft der Versand nach einer Umfrage des Softwarehauses Sage per Post. Geschätzt, kommt erst jede zehnte Rechnung elektronisch beim Empfänger an, so der Verband elektronische Rechnung in München. Es lässt sich damit aber viel Geld sparen. Das Bundesfinanzministerium veranschlagt ein Plus von 9,27 Euro pro Rechnung. Deshalb laufen verschiedene Initiativen, um den elektronischen Rechnungsversand, zu forcieren. Fragen und Antworten zum aktuellen Stand.

Wie sieht die Praxis in den Betrieben derzeit aus?

Bisher nutzen die meisten Firmen, die Rechnungen elektronisch versenden, wie Malermeister Frankl einfache PDF-Dateien. Das Finanzamt akzeptiert solche Formate als Beleg ohne Wenn und Aber. Der Vorsteuerabzug ist beim Empfänger grundsätzlich gewährleistet, falls die steuerrechtlichen Vorgaben eingehalten und die Rechnungen unverändert digital zehn Jahre lang archiviert werden. Das Problem allerdings: Einfache PDF-Dateien können eben nicht komplett maschinell und automatisch verarbeitet werden. Deshalb gehen den Unternehmen enorme Einsparpotenziale verloren. Nach der Sage-Umfrage stellen mittelständische Firmen jeden Monat 100 bis 2000 Rechnungen aus. Bei elektronischen Rechnungen sparen sie nicht nur Porto. Es verringern sich die Aufwendungen für die Rechnungsverarbeitung sowie die Prüfungs- und Archivierungskosten. Nicht zuletzt verkürzen sich durch die schnellere Bearbeitung beim Empfänger die Zahlungsziele.

Wie können Handwerksunternehmer das ­bisherige Verfahren für sich verbessern?

Derzeit etabliert sich in Deutschland das nationale Dateiformat ZUGFeRD. Das Kürzel steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Beteiligt an der Entwicklung sind verschiedene Verbände, Bundesministerien und Unternehmen. Via ZUGFeRD kann die elektronische Rechnung als PDF-Datei mit integrierter XML-Datei übermittelt und empfangen werden. Der Clou für Handwerksunternehmer: Dieses Format ermöglicht eine automatische Weiterverarbeitung beim Empfänger. Den Standard können kleine und mittlere Unternehmen jetzt schon verwenden, um sich einen Vorteil im Wettbewerb zu verschaffen. Wenn zwei Firmen den elektronischen Rechnungsaustausch nutzen, lassen sich die Daten via ZUGFeRD automatisch per EDV übernehmen, prüfen und nach dem Gegencheck der Bestellvorgaben zur Überweisung freigeben. In Kooperation mit einem E-Invoicing-Dienstleister lassen sich die ZUGFeRD-Rechnungen vom Unternehmen einfach und reibungslos versenden.

Was passiert innerhalb der Europäischen Union?

Auch die EU-Kommission ist aktiv. Die europäische Standardorganisation entwickelt innerhalb der nächsten zwei Jahre ein technologieneutrales, inhaltliches E-Invoicing-Format. Die einzelnen EU-Länder haben danach noch mal weitere 18 Monate Zeit, um die Richtlinie und den Standard umzusetzen. Die Richtlinie bezieht sich zwar lediglich auf öffentliche Aufträge. Ihr kommt allerdings auch im B-to-B-Segment große Bedeutung zu. „Der geplante E-Invoicing-Standard wird sich auch für den sicheren und ressourcenschonenden Rechnungsaustausch zwischen allen Unternehmen anbieten“, sagt Stefan Groß, Steuerberater und Vorsitzender des Verbands elektronischer Rechnungen.

Welche Relevanz hat der EU-Standard für Handwerksbetriebe?

„Zum einen können Unternehmen im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung der Ausschreibungsverfahren wesentlich leichter an öffentlichen Ausschreibungen innerhalb der EU teilnehmen und elektronische Rechnungen stellen“, erklärt Groß. Zum anderen aber könnten gerade auch Zulieferer etwa internationaler Konzerne unter Druck geraten. Hersteller könnten künftig von ihren Auftragnehmern etwa verlangen, eben dieses Format bei der Rechnungsstellung zu nutzen. „Die staatliche Auftragsvergabe mit ihrer erheblichen wirtschaftlichen Bedeutung kann durchaus die ‚Blaupause‘ für die weitere Etablierung der elektronischen Rechnungsstellung in der Wirtschaft liefern“, kommentiert Experte Groß.

Einen exakten Zeitplan für die Einführung des E-Invoicing-Standards auf privatwirtschaftlicher Ebene gibt es zwar noch nicht. Doch E-Invoicing dürfte auch hier früher oder später für die meisten Firmenchefs relevant werden. Clevere Unternehmer bereiten sich darauf vor.

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