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E-Fahrtenbuch: Was der Fiskus anerkennt

Jeder Handwerker, der ein Fahrtenbuch führt, weiss was es an Arbeit und Aufwand bedeutet. Mittlerweile gibt es jedoch auch zahlreiche elektronische Fahrtenbücher. Aber aufgepasst! Noch lange nicht alle dieser Handy- oder Computerfahrtenbücher sind anerkannt. Aktuell haben zwei Oberfinanzdirektionen dazu Stellung genommen.

Excel Datei reicht nicht

Schon in einem Urteil aus 2005 (Az: VI R 64/04) hat der Bundesfinanzhof klargestellt, dass eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei nicht den Anforderungen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs entspricht. Der Grund: In der Regel  sind nachträgliche Veränderungen an den Eingaben möglich. Dies gilt beispielsweise für ein Fahrtenbuch in Excel.

Voraussetzung elektronisches Fahrtenbuch

Die Oberfinanzdirektion Rheinland und Münster (Kurzinfo 02/2013) haben in einer Erklärung die Voraussetzung für elektronische Fahrtenbücher festgelegt. Danach gilt:

Aus dem elektronischen Fahrtenbuch müssen sich dieselben Erkenntnisse ergeben, wie aus einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch. Ein elektronisches Fahrtenbuch wird aber darüber hinaus nur anerkannt, wenn nachträgliche Veränderungen entweder technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert werden. Dabei ist es wichtig, dass geänderte Angaben sowohl im Ausdruck des Fahrtenbuches als auch auf dem Bildschirm ersichtlich sind. Ebenso muss die steuerliche Archivierung gewährleistet sein, was in der Praxis im Hinblick auf den schnellen technischen Fortschritt häufig nicht bedacht wird.

Kernpunkt des Erlasses ist jedoch, dass eventuelle Änderungen mit Datum und dem ursprünglichen Angaben im Rahmen einer Änderungshistorie ersichtlich sein müssen und insbesondere auch diese Änderungen im Nachhinein nicht veränderlich sein dürfen.

Tipp: In der Praxis ist zu befürchten, dass zahlreiche Fahrtenbuch-Programme (z.B. Apps fürs Handy) diesen Anforderungen nicht entsprechen. Lassen Sie sich deshalb vor dem Kauf vom Händler bestätigen, dass es den steuerlichen Anforderungen entspricht. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater oder das Finanzamt.

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