Erfolgsbeispiel Digitales Dokumentenmanagement: DMS vereinfacht und modernisiert die Verwaltung

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Im Jahr 2014 stand die Zanzinger GmbH vor der Frage, wie sie die wachsende Papierflut in den Griff bekommt. Die Antwort fand der Handwerksbetrieb aus Crailsheim in der Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse mittels Elektronischem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Ein bis heute lohnendes Unterfangen.

Von Sabina Merk

Die Ausgangssituation

Die Zanzinger GmbH verbindet eine mehr als 100-jährige Tradition mit innovativen Ideen im Handwerk. Der in fünfter Generation geführte Familienbetrieb hat sich von einer kleinen Schreinerei bis hin zu einem Komplettanbieter für Wintergärten, Überdachungen und Vordächer entwickelt. Des Weiteren umfasst das Angebot Haustüren und Fenster. Der Betrieb beschäftigt heute zehn Mitarbeiter. Parallel zur erfolgreichen Betriebsentwicklung nahm allerdings auch das Papieraufkommen erheblich zu. Zudem stiegen die Anforderungen an die Dokumentation computererstellter 3D-Zeichnungen und Pläne.

Das Ziel

Zanzinger wollte papierarm arbeiten und die Suche nach Unterlagen minimieren. Mehr Effizienz mit Hilfe digitaler Geschäftsprozesse hieß daher die Devise. Die Mitarbeiter sollten quasi per Knopfdruck einfachen Zugriff auf die Dokumente haben sowie Änderungen schnell vornehmen und nachvollziehen können. Die Digitalisierung sämtlicher per Hand aufgezeichneter Dokumente war nur eine der Anforderungen. Eine andere war die automatische Archivierung der E-Mails. Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS) empfahl sich, um die Vorstellungen des Geschäftsführers zu erfüllen:

• Rechtskonforme elektronische Archivierung der Dokumente und E-Mails
• Rasches Auffinden relevanter Unterlagen
• Nahtlose Anbindung an im Betrieb eingesetzte Drittsysteme (CRM + ERP)
• Schlankere Prozesse
• Mehr Transparenz und Effizienz im Betrieb

Der Betrieb

Name	Zanziger GmbH
Geschäftsführer	Schreinermeister Michael Zanzinger (Prüfung Handwerkskammer Nürnberg am 14. April 2000) undSchreinermeister Friedrich Zanzinger (Prüfung Handwerkskammer Heilbronn am 14. Oktober 1969)
Adresse	Triensbacher Hauptstraße 21 74564 Crailsheim
E-Mail	info@zanzinger-gmbh.de
Telefon	+ 49 7954 341
Website	www.wintergartentechnik.de

Die Umsetzung

Projektdauer:

Von der Auswahl bis zum Produktivbetrieb des DMS: ca. 2 Wochen (exklusive weiterer Updates)

Technische Umsetzung:

Fündig wurde Zanzinger mit dem DMS "ELOoffice" von ELO Digital Office. Empfohlen hatte die Software id-netsolutions , der auch mit der Erstellung der Schnittstellen zu den Drittsystemen betraut war. Die Installation des DMS wurde von Michael Zanzinger selbst vorgenommen und war inklusive der systemübergreifenden Verzahnung nach zwei Wochen abgeschlossen. Seither kommuniziert das DMS über entsprechende Schnittstellen mit dem System für Customer-Relationship-Management (CRM) "Cobra" sowie dem System für Enterprise-Resource-Planning (ERP) Lexware – und agiert als Komplettlösung für digitales Dokumentenmanagement.

Nutzen in der Praxis:

Inzwischen verwaltet Zanzinger nahezu alle Dokumente und E-Mails mit Hilfe des DMS. Über die CRM-Anbindung werden Lieferantenbelege blitzschnell einer bestimmten ID-Nummer zugeordnet. Zur besseren Wiederauffindbarkeit versieht das DMS diese mit Indexwerten und legt sie ab. Papierdokumente werden mit Hilfe des Zusatzmoduls "ELO Scan&Archive" direkt beim Posteingang eingescannt und dann automatisch archiviert. Auch die ausgehenden Belege werden automatisch verwaltet. Anhand der Funktion "ELO Print&Archive" lassen sich diese aus verschiedenen Anwendungen heraus drucken, mit einem Klick ablegen und für den Versand bereitstellen.

Investitionen:

Kosten für Anschaffung ohne jährliche Updates:

2013:
2 Lizenzen "ELOoffice 9.0"	520 Euro
Schnittstelle zu "Cobra" von id-netsolutions	178 Euro
Update "Cobra" von "Adress plus" auf "Cobra CRM Plus"	558 Euro
2 QNap NAS-Server (Datensicherung + Storage)	2.500 Euro
2018:
Weitere Lizenz "Cobra"	509 Euro
Weitere Lizenz "ELOoffice"	260 Euro
Erweiterung "docufied"-structures	589 Euro
2019:
Qnap NAS-Station	3.000 Euro
Gesamt	8.114 Euro

Das Ergebnis

Dank des DMS sind nun alle wichtigen Daten jederzeit am PC abrufbar. Und das im Jahr 2018 ergänzte Zusatzmodul "docufied"-structures von id-netsolutions optimiert die strukturierte Ablage noch weiter: Über eine Datenbankabfrage stellt das Modul zunächst die Verbindung zwischen Kontaktdaten aus dem CRM-System und Auftrags- bzw. Vorgangsdaten aus dem ERP-System Lexware her. Diese Informationen werden zur besseren Auffindbarkeit in die Verschlagwortung eines Dokuments im DMS übernommen. Im Anschluss daran ordnet es das Dokument an der exakt dafür vorgesehenen Stelle im DMS-Archiv ein. Ist die vorgegebene Struktur noch nicht vorhanden, wird sie automatisch erzeugt. So wird z. B. die eingehende Auftragsbestätigung eines Lieferanten zunächst mit der Kunden-ID aus dem CRM-System versehen, bevor der Beleg automatisch im DMS-Archiv im Kundenordner unter Kundendaten > Jahr > Kunden-ID abgelegt wird. Über so genannte Referenzen kann ein im DMS-Archiv abgelegtes Dokument zudem als Kopie an verschiedenen Stellen angezeigt werden. Diese Referenzen benötigen keinen zusätzlichen Speicherplatz und werden mit "docufied"-structures ebenfalls automatisch erstellt. Am Beispiel der Auftragsbestätigung des Lieferanten heißt dies: Der Beleg liegt im Kundenordner und eine Referenz desselben findet sich zugleich im Auftragsordner.

Mit seinem Gesamtkonzept des papierarmen Büros hat sich Michael Zanzinger 2018 für den Thalhofer Innovationspreis beworben, der unter dem Motto „Digitalisierung im Schreinerhandwerk“ ausgelobt wurde. Hier ist der Betrieb in der Tat Vorreiter und konnte die Jury daher mit seiner durchdachten Digitalisierungsstrategie überzeugen. Belohnt wurde Zanzinger mit dem ersten Preis in der Kategorie der Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern.

Amortisierung:

Die Investitionen in das Gesamtpaket hatten sich innerhalb von 20 Monaten bezahlt gemacht. Das Einsparpotenzial in Bezug auf das DMS basiert auf kürzeren Suchzeiten und damit mehr Effizienz/Produktivität. Ein schöner Nebeneffekt ist, dass die Arbeit so natürlich auch mehr Spaß macht.

Ausblick:

Die Auszeichnung mit dem Thalhofer Innovationspreis ist für Michael Zanzinger vor allem ein Ansporn, den Weg in die Digitalisierung konsequent weiterzugehen. Vorantreiben möchte er zum Beispiel die Virtualisierung von 3D-Modellen sowie den 3D-Druck, damit sich die Kunden künftig einen noch besseren Eindruck von den geplanten Anbauten verschaffen können.

Fakten zum Betrieb

Branche	Schreinerhandwerk
Gründungsjahr	vor 1900
Anzahl Mitarbeiter	5 Facharbeiter, 2 Geschäftsführer und 2 Aushilfen
Anzahl Auszubildende	3
Geschäftsfelder	Wintergärten, Terrassendächer, Türen, Fenster und künftig 3D-Druck
Umsatz	850.000 - 1.000.000 Euro
Bundesland	Baden-Württemberg
Kammer	Handwerkskammer Heilbronn
Preise / Auszeichnungen	Thalhofer Innovationspreis 2018 für „Digitalisierung im Schreinerhandwerk“
Fahrzeuge	2 Firmen-Pkw, 2 Kastenwagen und ein Lkw (7,5t)