Adressmanagement, Auftragsabwicklung, Büroorganisation, Coronavirus, Digitalisierung, Digitalisierung und Automation – Kolumne Denys Nagel, ERP – Enterprise Ressource Planning, IT-Trends, Onlinemarketing, Social Media, Weiterbildung und Zeiterfassung
Die Digitalisierung begleitet Holzconnection schon viele Jahre durch die Firmengeschichte und trägt die Firma bislang auch durch das Corona-Jahr 2020. Geschäftsführer Denys Nagel erklärt in der fünften Folge seiner Kolumne, welche Programme und Tools sein Unternehmen nutzt, um problemlos digital – zum Beispiel aus dem Homeoffice heraus – arbeiten zu können.
Als ich in der letzten Folge dieser Kolumne über unsere Situation bei Holzconnection während der Corona-Krise geschrieben habe, hätte ich nicht gedacht, dass das Thema einige Monate danach kein Stück an Brisanz und Aktualität verloren hat. Damals hatte ich, wie vermutlich viele andere auch, gehofft, dass spätestens mit Beginn des Herbstes wieder etwas mehr unser gewohnter Rhythmus schlägt. Leider war und ist dies ein Irrtum! Worin ich mich aber keinesfalls geirrt habe, sind die Fähigkeiten des digitalen Arbeitens. Die Digitalisierung trägt mein Unternehmen schon viele Jahre erfolgreich durch die Firmengeschichte und bisher auch durch dieses "sonderbare" Jahr 2020. Deswegen will ich in dieser Folge etwas intensiver darauf eingehen, welche Programme und Tools wir bei Holzconnection nutzen, um problemlos digital – zum Beispiel eben aus dem Homeoffice heraus – arbeiten zu können.
Cloud, digitale Arbeitszeiterfassung und Kommunikationstools
Zunächst einmal kann man sagen, dass sich bei einem sehr großen Teil an Unternehmen mittlerweile eine gängige Basis an Tools standardmäßig durchgesetzt hat – so natürlich auch bei uns! Da wäre ein Cloud-basiertes System wie beispielsweise Google Drive , um sämtliche internen Dokumente, Präsentationen, Kalkulationen, Bildmaterial und vieles mehr gebündelt an einem Ort digital aufzubewahren. Diese Daten sind dann für jeden im Unternehmen zugänglich und können bei Bedarf mit externen Personen via Link geteilt werden. Ebenfalls sehr beliebt als digitales Tool, ist immer mehr das Online-Tracking der persönlichen Arbeitszeit als moderne Alternative für das einstige Stempelkarten-Prozedere. Und als drittes Programm sei in einer Aufzählung an Basic-Tools noch das Kommunikationstool Zoom genannt. Klar, welches Meeting hat seit März diesen Jahres nicht hierüber stattgefunden?
Konnektivitätsprogramme wie Facebook-Workplace oder Slack
Wie bereits erwähnt, all dieser oder ähnlicher Tools bedienen auch wir uns schon seit längerer Zeit, keine Frage! Der Unterschied ist nur: hier hört es bei uns noch längst nicht auf. Wir haben bereits seit jeher so einige Offline-Prozesse ins Digitale übersetzt. Dank unserer guten Beziehung zu Facebook, auf die ich bereits in einer vorherigen Folge dieser Kolumne ausführlich eingegangen bin, sind wir schon seit vielen Jahren begeisterte Nutzer von Facebook-Workplace . Dies ist das Konnektivitätsprogramm des Social Media-Konzerns, das speziell für den Business-Bereich entwickelt wurde. Oder anders ausgedrückt, für uns ist es unser interner 24/7-Konferenzraum.
Hier kann jeder bei uns im Team rund um die Uhr posten, was ihm auf dem Herzen liegt, sich bei fachlichen Fragen ans Kollektiv wenden oder ich nutze es, wenn ich meinem Team eine wichtige Mitteilung verkünden möchte und sichergehen will, dass wirklich alle Mitarbeiter es mitbekommen – auch, wenn wir alle deutschlandweit verteilt sind. Und wie man es von Facebook oder Instagram kennt, kann auch hier unter einem Post fleißig geliked, kommentiert und diskutiert werden. Auch verschiedene Channels oder Chat-Funktionen zum gezielten Kommunizieren untereinander sind möglich. Bei uns ist dieses Tool entsprechend nahezu tagtäglich im Einsatz. Speziell in unserem Marketing-Team haben wir auch schon mit Slack gearbeitet, was sich für uns als ebenso praktikabel erwiesen hat.
Digitale Workshops mit Loom
Und natürlich mussten in diesem Jahr auch die allermeisten Unternehmen ihre internen Workshops und Seminare zur Weiterbildung der Mitarbeiter, absagen. Zu viele Personen auf engem Raum wäre keinesfalls Coronavirus-konform gewesen. Wir von Holzconnection arbeiten hierfür schon seit Längerem mit dem Tool Loom . Da wir ohnehin nur selten alle Teammitglieder an den sprichwörtlichen Tisch bekommen, haben wir bereits vor der Pandemie mit diesem Trainingstool gearbeitet – jetzt ist es eben eine willkommene Alternative zu Workshops mit physischer Präsenz: Wenn ich also meinen Mitarbeitern eine neue Strategie, ein neues Programm oder neues Produkt genauer vorstellen will, kann ich mit diesem Digitaldienst eine Präsentation aufnehmen, meinen Screen teilen und das Ganze am Ende allen zur Verfügung stellen. So kann das Video also bei Bedarf jederzeit nochmal angeschaut werden.
Selbst entwickeltes Produktionsplanungs- und Steuerungssystem
Doch wirklich fundamental für uns ist unser eigens entwickeltes und programmiertes PPS-System (kurz für: Produktionsplanungs- und Steuerungssystem), an dem wir schon seit mehr als acht Jahren tüfteln und programmieren. Entsprechend dient es uns heute als ein äußerst massives Tool, das uns in sämtlichen Belangen mehr als tatkräftig unterstützt. Denn es stellt für uns die Verknüpfung zwischen der Produktion, dem Backoffice und den Stores her. Alle Mitarbeiter mit Befugnis bekommen hier jederzeit die Informationen, die sie für den Verkaufs- und Produktionsprozess benötigen: Wie weit ist der Auftrag? Befindet sich das Möbel bereits in der Fertigung? Oder auch: Wann wird es an den Kunden versandt? In diesem Tool finden sich also alle digitalen Auftrags- und Produktionsunterlagen wie zum Beispiel CNC-Dateien und Schnittprogramme. Alle diese Prozesse laufen also vollkommen papierlos.
3D-Konfigurator für die Möbelplanung
Ganz neu bei uns im digitalen Portfolio ist unser 3D-Konfigurator, der die Möbelplanung für den Kunden jetzt noch einfacher macht. Aktuell befindet sich dieses Tool zwar noch in den Kinderschuhen und muss derzeit gemeinsam mit einem Mitarbeiter von uns bedient werden. Künftig soll der Kunde so aber die Möglichkeit haben, von der heimischen Couch aus sein nächstes Regal, Bett, Tisch, Schrank, Sideboard, Küche oder auch Badezimmermöbel selbst zu planen, konfigurieren und zu visualisieren.
3D-Aufmaß-Service für eine bessere Visualisierung
Ein Feature, was wir ebenfalls schon seit Längerem bei uns anbieten, ist unser 3D-Aufmaß-Service. Dieses Tool war bereits vor Corona schon im Einsatz und entspricht auch jetzt allen derzeitigen Sicherheitsstandards. Denn hier kommt ein Mitarbeiter zum Kunden und nimmt mittels Lasertechnik 3D-Scans von dem Raum, der neu eingerichtet werden soll. Auf Basis dessen bieten wir oder mit uns kooperierende Interior Designer dann eine Einrichtungsplanung an. Im Anschluss daran werden realistische Visualisierungen des Raums angefertigt. So fällt unserer Erfahrung nach dem Kunden die Kaufentscheidung am Ende oftmals sehr viel leichter und Fehlkäufe werden vermieden.
Und wenn man es genau nimmt, müsste man für den gesamten Prozess nicht einmal in einen unserer Stores gehen, sondern kann sein neues Zuhause bequem von der Couch aus planen, mitgestalten und über unsere Online-Bezahlfunktion sogar am Ende die Rechnung begleichen. Auch ich selbst bin vor einigen Wochen in meine neue Wohnung gezogen und habe dabei die Neugestaltung meines aktuellen Zuhauses Corona-konform, komplett über digitale Einrichtungstools abgewickelt und war einmal mehr fasziniert von den Möglichkeiten und dem Können meiner bzw. unserer aller Branche. Schauen Sie mal diesen TV-Beitrag an: E-Design at it’s best!
Zettel, Papier und Stifte gehören der Vergangenheit an
Das sind nur eine Handvoll an Tools, mit denen wir täglich arbeiten und die uns diese Arbeit enorm erleichtern – vor allem jetzt in diesen ganz besonderen Zeiten! Mein Team und ich sind begeistert von all den Vorzügen, die uns hier geboten werden: Sämtliche Daten sind jederzeit und von überall verfügbar, wenig ressourcenschonende Kopien werden eingespart und eine sogenannte "Zettelwirtschaft" kann gar nicht erst entstehen. Bei uns im Unternehmen muss man schon recht lange suchen bis man mal ein Blatt Papier und Stift findet – die Umwelt freut’s in jedem Fall. Also wieder einmal ein Hoch auf das digitale Arbeiten, das so einige Vorzüge mit sich bringt!