Büroorganisation, Datenschutz, Erbrecht und IT-Sicherheit
Hand aufs Herz: Wer hat seine digitale Hinterlassenschaft bereits geregelt? Ob und wie virtuelle Konten, Profile und Dokumente post mortem bestehen bleiben und wer nach dem eigenen Ableben darauf Zugriff haben soll, ist keine einfache Frage. Beantworten aber sollte sie jeder – auch und erst recht Handwerksbetriebe.
Der Tod ist tabu. Für viele zumindest. Die wenigsten wollen sich mit Fragen beschäftigen, die ihr Lebensende betreffen. Seinen Nachlass regeln zum Beispiel. Noch stiefmütterlicher wird das digitale Erbe behandelt, das ein jeder von uns – und mit jeder Generation in immer größerem Maße – der Nachwelt hinterlassen wird. Oft ist diese Passivität ein Ergebnis von Unbehagen oder Unkenntnis. „Unsere Erfahrung ist, dass nach wie vor sehr häufig ungenügend in Bezug auf den eigenen digitalen Nachlass vorgesorgt wird, sodass sich die Hinterbliebenen oft vermeidbaren Schwierigkeiten gegenüberstehen“, bestätigt Markus Hollfelder, Rechtsanwalt in der Kanzlei Behrmann Roensch in Bamberg.
Das Fraunhofer-Institut für Sichere Informationstechnologie (SIT) hat deshalb gemeinsam mit dem Institut für Informations-, Gesundheits- und Medizinrecht an der Universität Bremen und der Universität Regensburg im vergangenen Jahr eine Studie zum „Digitalen Nachlass“ erstellt. Darin machen sie deutlich: Das Erbrecht des Bürgerlichen Gesetzbuchs findet auch für den digitalen Nachlass uneingeschränkt Anwendung. Das heißt, der Erbe rückt auch beim digitalen Nachlass vollständig in die Stellung des Erblassers ein.
Digitale Erbstücke: Von Datenprofilen bis zum virtuellen Geld
Aber was gehört eigentlich zum digitalen Nachlass? „Mehr als man denkt“, sagt Ulrich Waldmann, Informatiker am Fraunhofer SIT und Mitautor der Studie. „Zum digitalen Erbe zählen alle Rechtsverhältnisse, Rechte und Pflichten, die on- und offline mit der Nutzung von IT-Systemen verbunden sind, sowie die damit verbundenen elektronischen Daten.“ Auch für Kosten für laufende Verträge müssen die Erben folglich aufkommen. Waldmann konkretisiert und zählt mögliche digitale Erbstücke auf: „Auf lokalen Datenträgern, im Internet und in Cloud-basierten Diensten gespeicherte Daten , Nutzerkonten , Zugangsdaten sowie Plattformen in sozialen Medien mit allen personenbezogenen Profildaten und Kommunikationsspuren.“
Digital vererbt werden also alle ideellen und finanziellen Werte, darunter auch Blogs, Rechte an Webseiten und Domainnamen, der eigene Online-Handel, You-Tube-Accounts mit Werbeeinnahmen, elektronische Bücher, heruntergeladene Musikdateien, Bonuspunkte und Rabatte, wie zum Beispiel Flugmeilen, virtuelles Geld und Geldbörsen mit Guthaben wie Bitcoins oder Guthaben bei PayPal.
Waldmann und die anderen Studienautoren empfehlen, zu Lebzeiten eine Übersicht aller Accounts und Daten anzulegen sowie eine Vertrauensperson wie eine Privatperson oder einen Notar festzulegen, die den digitalen Nachlass verwalten soll. Dann sollte man eine Liste mit Zugangsdaten anlegen, auf einem lokalen Datenspeicher wie einem USB-Stick abspeichern – gegebenenfalls auch mit einer Passwort-Manager-Software wie KeePass verwalten – sowie die Liste mit einem Masterpasswort verschlüsseln, das man nur dort verwendet. „Idealerweise hält man zudem in einer notariell beglaubigten Vorsorgeurkunde als Anlage des Testaments fest, wo die Zugangsdaten sind und wie die Vertrauensperson handeln soll, wenn man selbst nicht mehr dazu in der Lage ist“, ergänzt Waldmann. Auch das Masterpasswort könne man diesem Dokument ausgedruckt anhängen – oder es bereits der Vertrauensperson geben. Die Vorsorgeurkunde kann laut Waldmann im Testamentseröffnungsverfahren berücksichtigt werden. Dadurch erfahren die Erben, dass Zugangsdaten hinterlegt sind und wo diese zu finden sind.
Die wichtigsten digitalen Hausaufgaben
Unternehmerin Julia Kasper hat im Jahr 2014 mit Holzgespür einen mittlerweile gut florierenden digitalen Vertriebskanal für den Familienbetrieb Tischlerei Kasper mit zehn Mitarbeitern in Rhens am Rhein etabliert. Doch persönlich hat die 34-Jährige noch nicht für die postmortale Offline-Zeit vorgesorgt. Mit dem Tod kommen die Kaspers über die von der Mutter geleitete Bestattungsfirma, die Teil des 2003 gegründeten Familienbetriebs ist, trotzdem regelmäßig in Berührung. „Auch bei den von uns betreuten Bestattungsfällen ist der digitale Nachlass aber noch kaum ein Thema“, stellt Kasper fest.
Digital hat Kasper trotzdem schon wichtige Hausaufgaben erledigt. Schritt eins : eine stets aktuell gehaltene Tabelle für den Überblick. „Wir haben alle Schnittstellen transparent gemacht: Wo sind welche Daten gespeichert und wann müssen sie gelöscht werden?“, berichtet Kasper. Ihrer Meinung nach ist die digitale Intransparenz die größte Herausforderung für Handwerksbetriebe. „Oft kommen viele digitale Helfer zum Einsatz, etwa zur Auftrags- und Stundenerfassung“, konkretisiert sie. „Aber das sind meist Insellösungen, sodass man schnell den Überblick verliert.“
Für die Passwortverwaltung arbeitet die Tischlerei Kasper mit verschiedenen Passwort-Managern, die bestimmten Mitarbeitern bestimmte Zugriffe erlauben und über die etwa Accounts von ausgeschiedenen Mitarbeitern leicht zu löschen sind. Mittlerweile sind dort über 120 Logins gespeichert. Für Holzgespür sind die Kaspers mit Firmenprofilen auch in sozialen Medien unterwegs . Dank des Passwort-Managers sind sie da laut Julia Kasper für den Ernstfall gerüstet: „Falls jemand komplett ausfällt, wäre es kein Problem, auf Instagram oder Facebook zuzugreifen.“
Umsatzeinbußen als Folge
Vor allem aber hat die Tischlerei einen Ordner, in dem Vollmachten für die Familienmitglieder hinterlegt sind. Und der verstaubt nicht im Regal, wie Kasper erzählt: „ Einmal im Jahr tagt der Familienrat, wobei wir entscheidende Dinge klären und auf den Prüfstand stellen.“ Darunter kommt auch jedes Mal die Frage auf: Was geschieht, wenn den Eltern etwas passiert? „Auch wenn diese Regelungen juristisch anfechtbar sein sollten, entscheidend ist für uns erst mal ein Konsens in der Familie“, sagt die Unternehmerin.
Christoph Krause, Leiter des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk (KDH) im Bereich Prozessdigitalisierung, sieht noch andere gute Gründe, sich mit Vorsorgeregelungen fürs Digitale auseinanderzusetzen. „Als Unternehmen ist man immer der Gefahr ausgesetzt, durch Krankheit und Tod von Schlüsselpersonen große Umsatzeinbußen zu erleiden“, sagt er. „Mit einer digitalen Datenverwaltung lässt sich das verhindern.“ Krause meint damit nicht nur ein sicheres Passwort, sondern vielmehr eine gesamte digitale Prozesskette und ihre Darstellung, sodass im Notfall ein Vertreter alle Prozesse wie gewohnt aufnehmen und den Betrieb aufrechterhalten kann.
Krause empfiehlt die grafische Spezifikationssprache BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) als aktuellen Standard zur Geschäftsprozessmodellierung. Über die internationale Standardsprache lassen sich Prozesse grafisch abbilden und für die gesamte Organisation transparent darstellen. Ähnlich wie es die Tischlerei Kasper macht, rät Krause dazu, sich einen digitalen Überblick zu verschaffen: Dafür eignen sich beispielsweise auch die Notfallordner, die diverse Handwerkskammern anbieten, dann Prozesse und Zuständigkeiten klären, festhalten und jährlich das Thema im Team besprechen.
Digitalisierung als Zukunftssicherung
Auch in seiner eigenen familiengeführten Karamellbonbon-Manufaktur mit sechs Mitarbeitern hat der Digitalexperte alle Prozesse digitalisiert . „Wir haben jeden Arbeitsschritt in einer einfachen Bildsprache visualisiert und mit Handlungsanweisungen und Zugangsdaten hinterlegt“, erklärt Krause. Den Anteil der Handwerksunternehmen, die sich dagegen mit dem Denken in digitalen Prozessketten noch schwertun, schätzt er auf über 50 Prozent. „Dabei muss jeder Handwerksbetrieb in den nächsten fünf Jahren eine saubere Prozessdigitalisierung erstellen, andernfalls wird er nicht mehr Schritt halten können.“ Digitalisierung ist auch eine Zukunftssicherung – auch beim Thema digitaler Nachlass, wie er ergänzt: „Digitales Überleben bietet auch Chancen. So kann man beeinflussen, wie das Unternehmertum nach dem eigenen Ableben weitergeführt werden soll.“
Die wichtigsten Aufgaben für Erben und Erblasser
Selbst wenn die Hinterbliebenen eine gut aufgeräumte und strukturierte digitale Erbschaft vorfinden, gibt es noch einiges für sie zu tun. Dazu zählt es auch, bestehende E-Mail-Konten weiterhin zu überprüfen.
- Für Erblasser:
Um die Liste aller Accounts und Profile aktuell zu halten, sollte man seinen digitalen Nachlass regelmäßig aufräumen, das heißt auch: Accounts, die man künftig nicht mehr nutzen möchte, schließen und die beim Dienstanbieter hinterlegten Daten löschen lassen. - Für Erben :
Sofern rechtlich zulässig, wird den Erben empfohlen, alle ihnen bekannten E-Mail-Postfächer des Erblassers für einen Zeitraum von circa drei bis fünf Jahren weiter abzurufen, um über bevorstehende Deaktivierungen von ihnen bis dahin nicht bekannten Nutzeraccounts des Erblassers erfahren zu können.
Tipps der Verbraucherzentrale
Zu Lebzeiten gibt es einiges zu tun – auch im Hinblick auf den bevorstehenden Tod. Die Verbraucherzentrale hat dafür einen Leitfaden erstellt, um bei plötzlichem Ableben oder schwerer Krankheit den digitalen Nachlass an die Hinterbliebenen zu übergeben.
Alle paar Minuten stirbt in Deutschland ein Facebook-Nutzer, ohne entschieden zu haben, was mit geposteten Inhalten, Likes und Fotos passieren soll. Nicht nur deshalb hat die Verbraucherzentrale unter machts-gut.de wichtige Informationen rund um den digitalen Nachlass zusammengefasst. Neben allgemeinen Tipps gibt es eine Mustervollmacht und eine Musterliste für digitale Konten sowie eine Checkliste der Online-Anbieter zum digitalen Nachlass als Download. Außerdem zeigen kurze Videos, wie man bei Facebook und Google einen Nachlasskontakt einrichtet.- Eine Übersicht aller Accounts mit Benutzernamen und Kennwörtern anfertigen, als digitale Version mit Passwort-Manager (zum Beispiel „KeePass“) – und in einem Tresor oder Bankschließfach deponieren; immer aktuell halten.
- Listen auf USB-Sticks nicht mit Passwort versehen, sondern in einem Tresor oder einem Bankschließfach ablegen; dennoch verschlüsselte USB-Sticks mit Zugangsdaten anlegen.
- Vertrauensperson als Bevollmächtigten und digitalen Nachlassverwalter bestimmen und Vollmacht erstellen; ergänzen, dass diese Person auch noch zu den eigenen Lebzeiten handeln soll, wenn man sich zum Beispiel wegen Koma nicht um seine Daten kümmern kann.
- In der Liste detailliert regeln , wie in welchem Fall mit den Accounts und dem digitalen Nachlass umgegangen werden soll (löschen o.Ä.) und was mit Endgeräten wie Computer oder Smartphone und den dort gespeicherten Daten geschehen soll.
- Die Vollmacht (wichtig: „Über den Tod hinaus“) mit Datum versehen und unterschreiben.
- Vollmacht und Information , wo sich Account-Liste befindet, an die Vertrauensperson übergeben und Angehörige über Regelung des digitalen Nachlasses informieren.
- Sicherheit von Firmen, die eine kommerzielle Verwaltung des digitalen Nachlasses anbieten, ist schwer beurteilbar. Immer nach Leistungsumfang und Kosten fragen! Keine Passwörter und Hardware anvertrauen.