Erfolgsbeispiel Prozessdigitalisierung: Baustellenverwaltung im Dachdeckerhandwerk

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Digitalisierung, Erfolgsbeispiele und Zeiterfassung

Aufgaben konkret zuweisen, Arbeitsschritte schneller dokumentieren, Zeit sparen: All das ist möglich dank digitaler Tools, die Zimmermann Bedachungen als Teil einer digitalen "Prozess-Lösung" im eigenen Unternehmen erprobt. Ziel ist es, Prozessdigitalisierung auch in andere Dachdeckerbetriebe zu übertragen.

Von ZDH (Kompetenzzentrum Digitales Handwerk), Christoph Krause, Eileen Wesolowski

DIE AUSGANGSSITUATION

Im Dachdeckerhandwerk werden Kundenaufträge häufig nach vergleichbaren Schemata abgewickelt. Wiederholende Prozessschritte wie die Planung des Projekts, die Angebotserstellung, das Aufmaß, das Nachtragsmanagement, das Erstellen von Rechnungen oder die Baustellen- und Kundenkommunikation werden dabei oft noch unzureichend digital miteinander verknüpft. Es gibt noch zu wenige eingeführte übergreifende Systeme in der Praxis, die eine Abarbeitung dieser Schritte in gleichbleibender Qualität gewährleisten und überwachen.

Zudem erfolgt die Auftragsplanung und -durchführung oft ohne klare Rollenzuteilung: Der Mitarbeiter, der gerade zufällig in der Nähe ist, bekommt den Auftrag per Zuruf - egal, ob er gerade für einen Auftrag eingeteilt ist. Eine Dokumentation oder Prüfung wird beinahe unmöglich, die Übersicht geht oft verloren.

DAS ZIEL

Im Rahmen einer grundlegenden Optimierung sollen Unternehmensprozesse im Dachdeckerhandwerk digitalisiert und teils automatisiert werden. Die Datenverfügbarkeit und Kommunikation sollen digital optimiert, Bearbeitungszeiten und Arbeitsschritte mittels digitaler Technologien reduziert werden. Der Fokus liegt darauf, beständige Prozessabläufe mit klarer Rollenzuteilung zu etablieren, die trotzdem die Arbeitsrealität eines mittelständischen Unternehmens abbilden. Ziel ist es, sämtliche Prozesse des Unternehmens in eine „digitale Kette“ zu integrieren, um einen qualitativ hochwertigen und gleichbleibenden Prozess gewährleisten zu können. Eine wichtige Funktion dieser digitalen Kette ist eine mobile Baustellenkommunikation.

ÜBERGREIFENDES ZIEL

Die in diesem Projekt erarbeiteten Prozesse sollen als Grundlage für die Entwicklung neuer Tools für das gesamte Dachdeckerhandwerk dienen, um sich der fortschreitenden Digitalisierung anzupassen und von ihr zu profitieren. Erstmals eingeführt und erprobt werden einzelne dieser digitalen Werkzeuge beim Betrieb Zimmermann Bedachungen in Ockenheim.

Zusammengefasst:

• Datenverfügbarkeit und Kommunikation optimieren
• Bearbeitungszeiten und Arbeitsschritte mittels digitaler Technologie reduzieren
• Beständige Prozessabläufe mit klarer Rollenzuteilung abbilden
• Klares Aufgabenmanagement in Zusammenarbeit mit IT-Systemen und Softwares
• Projekte und Prozesse bleiben agil und flexibel

FUNKTIONSWEISE

Fotos, Checklisten, Formulare: Innerhalb einer funktionieren Baustellenkommunikation haben Mitarbeiter die Chance, Fotos von der Baustelle einzustellen und Kommentare zum aktuellen Projektstand zu verfassen. Darüber hinaus können sie Checklisten und Formulare anlegen, die etwa die Werkzeugprüfung, Lagerhaltung, Fahrzeugbestückung, Vorproduktion, Nachbestellung, Lagerordnung, Fahrzeugpflege etc. umfassen.

Aufgabenzuweisung: Wichtig ist, die direkte Zuweisung von Aufgaben an die Mitarbeiter mitzudenken. Zugriff darauf können die Mitarbeiter über eine App via Smartphone und Tablet erhalten. Ein Organigramm dient als Grundlage für die Rollenzuweisung sowie Daten, die aus einem Mitarbeiterportal ausgelesen werden (etwa Daten zu Urlaub, Krankheit etc.). Eine Chat-Nachricht oder ein Ton weist den Mitarbeiter darauf hin, dass es aktuelle Änderungen oder neue Aufgaben gibt.

Gegenstands- und Ortserfassung: Mit einfachen digitalen Lösungen lassen sich zudem Lagerhaltung und Fahrzeugbestückung optimieren. Per "NFC" ("Near Field Communikation") oder QR-Codes markierte Gegenstände lassen sich mit den mobilen Endgeräten der Mitarbeiter leicht erfassen und einem konkreten Ort zuordnen – ob Fahrzeug oder Lageregal. So weiß jeder im Unternehmen, wo sich Gegenstände wie die Bohrmaschine oder die Dacheindeckung gerade befinden. Die eingesetzten digitalen Helfer müssen mit den bereits vorhanden IT-Systemen und Softwaresystemen frei kommunizieren können. Dies wird nur möglich, wenn vor der Einführung der gesamte Prozess inhaltlich und technisch dokumentiert wurde.

DER BETRIEB

Name	Zimmermann Bedachungen GmbH
Geschäftsführer, Geschäftsführer in Ausbildung	Michael Zimmermann, Kevin Zimmermann
Adresse	Binger Weg 13, 55437 Ockenheim
E-Mail	info@mz-dach.de
Telefon	06725/95767
Website	https://zimmermann-dach.de

DIE UMSETZUNG

KONZEPT

Aufnahme von Prozessen zur Einführung eines digitalen Workflows, um das Projektmanagements sowie die Kundenbeziehungsprozesse zu unterstützen.

WELCHE FUNKTIONEN UND FEATURES SOLL ES GEBEN?

• Prozessabläufe werden mit klarer Rollenzuteilung angezeigt, die jederzeit angepasst und geändert werden können
• Die Tools sprechen die IT-Systeme, Apps, Tablets und Softwares an und lösen die gewünschten Services und Datenübertragungen aus
• Ausführung und Überwachung von Aufgaben
• Kommunikation mit dem Bauherren und Kunden

PROJEKTDAUER

Insgesamt neun Monate.

TECHNISCHE UMSETZUNG

Gemeinsam mit den Unternehmen wurden zunächst drei Prozessworkshops durchgeführt, um gemeinsam die relevanten Prozesse aus Projektplanung, -durchführung und -abnahme iterativ zu beschreiben und fachlich zu optimieren.

In den Workshops wurden unternehmensinterne Prozesse unter die Lupe genommen. Hierbei galt es, die herkömmlichen Abläufe gemeinsam mit den Mitarbeitern aufzunehmen. Zunächst werden die vorliegenden Vorgänge analog verbessert und im letzten Schritt digital durchgängig modelliert. Um die Prozesse abzubilden, empfahl sich die einfach zu verstehende graphische Sprache “BPMN 2.0” zu nutzen. Sie stellt sicher, das sich Fachkraft und IT-Spezialist auf Augenhöhe verstehen. In einem vom Kompetenzzentrum Digitales Handwerk (KDH) angebotenen "Hackathon Handwerk" konnten verschiedene Handwerke ihre Vorschläge zur Digitalisierung der Prozesse direkt im 1:1-Modell umsetzten.

DAS ERGEBNIS

Das Ergebnis aus dem Hackathon Handwerk ist unter anderem die Entwicklung und Umsetzung eines Softwarelösung, die gewerkeübergreifend im Handwerk den Material- und Werkzeugeinsatz verwalten kann. Mit diesem "Smart Asset Management Tool" (kurz SAMT) lassen sich alle im Unternehmen beweglichen Werkzeuge und Materialien einfach über die Smartphones der Mitarbeiter erfassen. Inzwischen nutzt das Dachdeckerunternehmen Zimmermann erste digitale Tools aus der vom Zentralgenossenschaft des Dachdeckerhandwerks (ZEDACH) entwickelten Prozess-Engine "Flexbox". Diese enthält neben dem Verwaltungsmodul etwa auch einen Sanierungsrechner beziehungsweise Dachkonfigurator, mit dem Kunden ihr Traumdach online konfigurieren und eine unverbindliche Preiseinschätzung erhalten. Darüber hinaus steht ein Baukasten zur Verfügung, mit denen ohne Vorkenntnisse eine DSGVO-konforme Website erstellt werden kann, die eine Reihe an vorgefertigten Texten und Bildern speziell für das Dachdeckerhandwerk bietet. Wie solch eine Webseite mit integriertem Sanierungsrechner aussehen kann, verdeutlicht die Homepage von Zimmermann Bedachungen.

WAS SIND DIE NÄCHSTEN SCHRITTE?

Die im Projekt erarbeiteten Prozesse und entwickelten Werkzeuge dienen als Grundlage für weitere digitale Lösungen im Dachdeckerhandwerk, die ausgebaut werden sollen. Das Unternehmen Zimmermann Bedachungen wird mit Hilfe des Schaufensters Digitales Bauen des als Demonstrationsbetrieb weiter begleitet. Ziel ist es, anhand der hier gemachten Erfahrungen einer großen Anzahl von Dachdeckerbetrieben in Deutschland Prozesswissen und digitale Lösungen zur Verfügung zu stellen.

FAKTEN ZUM BETRIEB

Branche	Dachdeckerhandwerk
Gründungsjahr	1991
Anzahl Mitarbeiter	20
Anzahl Auszubildene	5
Geschäftsfelder	Dachdeckerhandwerk
Bundesland	Rheinland-Pfalz
Kammer	Handwerkskammer Rheinhessen
Preise/Auszeichungen	Siegel„Meisterhaft 5 Sterne“ ; Mitglied der Kooperation„100 Top Dachdecker Deutschland“