Ausstattung, Datenschutz, IT-Trends, Onlinemarketing, Smartphone und WhatsApp - Kolumne von Michael Elbs
Für alle, die effizient mit Kunden, Lieferanten und Kollegen kommunizieren möchten, ist ein professioneller Umgang mit WhatsApp Pflicht. Doch wie genau funktioniert er? Michael Elbs zeigt in seinen eintägigen Workshops, wie Unternehmer die Vorteile des Messengers für ihren Betrieb optimal nutzen. Lesen Sie in der 18. Ausgabe seiner Kolumne, was Sie als Teilnehmer konkret erwartet.
Als ich vor einiger Zeit mit einem Kunden über die Vorteile von WhatsApp diskutierte, schlug ich ihm spontan vor: "Lass uns doch einfach einen Workshop mit Deinen Mitarbeitern machen und ich zeige Euch, was Ihr mit dem Messenger anstellen könnt." Seine Antwort war fast zu erwarten: "Meine Jungs können WhatsApps schreiben und überhaupt sollen sie nicht am Handy rumspielen, sondern arbeiten." Völlig richtig. Aber genau dabei kann sie der Messenger ja unterstützen, indem er die betriebliche Kommunikation vereinfacht! Ich biete daher seit einiger Zeit gemeinsam mit handwerk magazin WhatsApp-Workshops an, mit denen Unternehmer ihre betrieblichen Abläufe weiter optimieren können.
WhatsApp Business vereinfacht die Kommunikation
Was viele nicht wissen: Die Einsatzmöglichkeiten von WhatsApp gehen weit über das private Chatten hinaus. Der aus meiner Sicht wichtigste Vorteil des Messenger-Dienstes liegt darin, dass er sämtliche Nachrichten aller anderen Kanäle, die Handwerksbetriebe üblicherweise nutzen, auf einer Plattform zusammenführt. Fax, Mail, Telefon, Anrufbeantworter und das Handy – all das muss der Unternehmer ja regelmäßig checken, um mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern zu kommunizieren. Das ist umständlich und nicht immer zeitnah möglich. Mit WhatsApp Business dagegen sieht er auf dem Handy oder Computer alles auf einer Endlostapete und kann sich bequem durch die Nachrichtenlage scrollen. Nicht alleine dadurch verschlankt der Messenger die Kommunikation. Auch durch Vorlagen und Services bei, die weit über das hinausgehen, was viele Unternehmer in dem meist verwendeten Mailprogramm, Outlook, nutzen. In unserem Workshop erlernen die Teilnehmer all diese Funktionalitäten innerhalb eines einzigen Tages – und ein paar kleine Tricks erfahren sie auch.
Der Workshop beginnt mit den technischen und rechtlichen Grundlagen
In allen Veranstaltungsorten startet der Workshop um 10.00 Uhr. Ich schleppe einiges an Ausrüstung an, die dann im Schulungsraum einsatzbereit ist. Nach einer Vorstellungsrunde beschäftigen wir uns zunächst mit der DSGVO. Logisch, denn alle Optimierungen in WhatsApp bringen nichts, wenn wir es wegen der Datenschutzgrundverordnung nicht betrieblich nutzen dürfen. Voraussetzung dafür ist, „WhatsApp Business“ zu installieren.
An dieser Stelle sollten sich die Teilnehmer entscheiden, ob sie die App unter der Festnetz- oder Handynummer installieren. Ich erkläre im Workshop die jeweiligen Vor- und Nachteile und helfe, die individuell beste Wahl zu treffen. Ausschlaggebend ist, dass Informationen im Chat nicht verloren gehen sollen. Wenn keine Entscheidung möglich ist oder sowieso der Kauf eines neuen Handys ansteht, habe ich verschiedene Geräte zum Ausleihen oder BOXYs zum Testen dabei.
Nach einem gemeinsamen Mittagessen beginnen wir gegen 13.30 Uhr, WhatsApp Business DSGVO-gerecht einzurichten. Bei der Beschreibung des Betriebs sind die SEO-Begriffe wichtig, damit er für Kunden online schnell auffindbar ist. Die Öffnungszeiten steuern automatisch die Abwesenheitsnachricht und die zweite Domain verlinkt auf die Datenschutzerklärung.
Im zweiten Teil steigen wir in die effiziente Organisation ein
Sobald der Haken an die DSGVO gesetzt ist, geht es um Effizienz. Anhand eines speziellen Label-Konzeptes für das Handwerk legen wir Label an, die die Kommunikation strukturieren: Chats für Notizen, ToDo’s und Vorlagen. Für Standardanfragen legen wir Schnellantworten an und testen sie. Ideen und Einsatzszenarien von Gruppen und der Broadcastliste werden vorgestellt und diskutiert.
Damit die Workshopbesucher fertige Elemente, Formulierungen und Vorlagenbilder übernehmen können, bilden wir sie in einer WhatsApp-Arbeitsgruppe ab. Die Kaffee- und Kuchenpause am Nachmittag unterbricht kurz. Manche werden jetzt allmählich zu „WhatsApp-Suchtis“, denn das Potenzial und die einfache Art zu kommunizieren werden deutlich. Mit einem Gruppen-Anruf werden alle wieder in den Seminarraum gerufen.
Zum Schluss die Profitipps und Marketingideen
Wer sich auskennt, kann die Vorteile von WhatsApp Business ausbauen. Automatisierte Antworten sparen 24/7 nahezu 100 Prozent der Zeit. Realistisch ist, dass sie etwa 50 Prozent der Kommunikation übernehmen. Was hieße das in Ihrem Fall? Wie viele Minuten und Stunden würden Sie dadurch jede Woche für produktivere Aufgaben einsetzen können und wie viel schneller wären viele Fragen an Ihr Unternehmen beantwortet? Im Workshop besuchen wir einen Testbot und sehen uns den Unterschied von einer kleinen smarten Bot-Lösung bis hin zur API Solution an.
Marketing in WhatsApp betrifft vor allem das Design der Textnachrichten. Es geht um Sticker und Formatierungen. Wir erstellen im Workshop gemeinsam Sticker, integrieren Logos und setzen damit positive Erinnerungsanker. Wenn wir Personen als eigenen Sticker einbauen und dadurch den Chat auffrischen, ist das immer ein Highlight im Workshop. Weitere Glanzpunkte: ein Spiel, das die Vorteile vor Augen führt, Bezahlen via WhatsApp, und Anwendungen, mit denen jeder Handwerker direkt in WhatsApp Geld verdienen kann. Ab jetzt neu: BOXY. Damit lässt sich das Firmen-WhatsApp am Schreibtisch mit Maus und Tastatur bedienen und delegieren. Zum Schluss stelle ich den Multimessenger vor. Damit geht WhatsApp gegenüber Outlook in Führung. Anfangs fehlt zwar noch der notwendige Traffic. Aber bereits nach wenigen Wochen erhalten einige Teilnehmer schon mehr WhatsApp als Emails. Da die wichtigen und notwendigen Infos mobil und smart gechattet werden, können sie ihr Email-Postfach vernachlässigen.
An wen sich der Workshop richtet
Der Workshop richtet sich an jeden, der seinen Betrieb effizienter führen oder die Kommunikation im Messenger einfach kennenlernen möchte. Alle, die digitale und mobile Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten von Anfang an professionell beherrschen wollen, sehen, wie sie mit dem Smartphone überall effektiv kommunizieren und arbeiten können. New Work im Handwerk.
Teilnehmer kommen aus allen Handwerksbranchen. Aber auch Datenschutzbeauftragte, Mitarbeiter der Handwerkskammern oder aus Konzernen melden sich an und Unternehmer senden ihre Assistenten oder Auszubildende. Der Workshop bringt alle Teilnehmer weiter, weil er die Technik verständlich erklärt und praxisnah gestaltet ist. Fast jeder wendet das Erlernte in den folgenden Tagen an und einige senden mir Feedback: “Ich hätte es nicht für möglich gehalten, wie viel Potenzial bei WhatsApp unter der Haube steckt“ oder „Es genügt nicht nur die App zu haben. Richtig gut wird es, wenn man mit dem Werkzeug WhatsApp auch umgehen kann.“ Ein anderer schrieb:
„Der Workshop hat mich inspiriert, Prozesse in WhatsApp anzustoßen. Seither dokumentieren meine Mitarbeiter die Bestellungen in WhatsApp. Solche Digitalisierungstipps bringen das Handwerk weiter. Ich habe dadurch mehr Übersicht über die laufenden Themen“
Zusatztermin am 4. Dezember 2019 in Gießen – jetzt anmelden!
Wie lässt sich WhatsApp am effektivsten im Betrieb nutzen? Wie funktioniert WhatsApp Business? Lohnt sich das für mein Unternehmen? Fragen, die unser handwerk magazin-Kolumnist, Unternehmensberater und Messenger-Experte Michael Elbs wie beschrieben ausführlich in unserer Veranstaltung „handwerk magazin seminar" beantwortet. Jetzt neu: Am 4. Dezember 2019 findet eine Zusatzveranstaltung in Gießen statt. Am besten gleich anmelden!