Findet der Betriebsprüfer Fehler im Kassenbuch, drohen Nachzahlungen bei der Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuer. Darauf ist zu achten.
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Kassenbuch richtig führen(PDF, 88,32 kB)
Das will der Fiskus
Aktualität. Das Kassenbuch ist täglich zu führen. Will der Unternehmer die Einträge nicht selbst vornehmen, beauftragt er einen Mitarbeiter.
Bargeldübersicht. Es muss sich stets der aktuelle Bargeldbestand ablesen lassen. Der Betrieb führt täglich einen Soll-Ist-Vergleich durch.
Erfassung. Der Betriebsprüfer will die Aufzeichnungen nachvollziehen können: Sie müssen klar, vollständig und zeitnah eingetragen sein. Das Kassenbuch darf nicht manipulierbar sein. Einträge dürfen zum Beispiel nicht überschrieben werden.
Genauigkeit. Jede Entnahme ist genauso festzuhalten wie eine Einlage - auch private. Der Firmenchef heftet alle Belege in zeitlicher Folge ab. Ebenso sind Geldtransfers zwischen dem Bankkonto und der Kasse zu vermerken. Das Kassenbuch ist chronologisch, untereinander, ohne Leerzeilen zu führen.
Archivierung. Bei Einsatz einer elektronischen Registrierkasse müssen alle Z- oder Tagesendsummenbons archiviert werden - mit Datum und Uhrzeit des Ausdrucks, Namen der Firma, der laufenden Nummer sowie Hinweisen zu Korrekturen wie etwa Stornos. Auch sind etwa Bedienungs- oder Programmieranleitungen aufzubewahren, sowie Journal- oder Auswertungs- und Programmierdaten.
Form. Der Betrieb darf das Kassenbuch manuell oder elektronisch führen. Für die Buchführung sind Chefs auf der sicheren Seite, wenn sie mit ihrem Steuerberater und dem Programmpaket „Unternehmen online“ der Datev arbeiten. Dieses nimmt auch Plausibilitätsprüfungen vor und zeigt Fehler auf.